Microsoft 365 (6e édition) Travaillez en ligne avec OneDrive, SharePoint, Teams, Planner, Outlook et Yammer

Présentation

Microsoft 365 (anciennement appelé Office 365) est la solution en ligne de Microsoft® qui regroupe plusieurs services permettant de travailler en ligne et à plusieurs dans un environnement sécurisé.

Ce livre couvre l'ensemble des abonnements proposés par Microsoft®, il s'adresse donc aussi bien aux particuliers qu'à toute personne disposant de Microsoft 365 dans un cadre professionnel. Il débute par une découverte de l'environnement Microsoft 365 et de la page de profil Delve puis détaille les différents espaces de travail permettant le travail en mobilité et le travail collaboratif : l'espace de stockage en ligne OneDrive, les sites d'équipe et bibliothèques de documents SharePoint (version online), le travail en équipe avec Teams et la gestion des tâches et des projets avec Planner.

La partie suivante vous présente en détail l'application Outlook pour le Web : la messagerie Courrier, le gestionnaire de Contacts, le Calendrier.

Une partie est consacrée au réseau social d’entreprise Yammer qui facilite les échanges au sein de communautés.

Pour terminer, les applications suivantes sont présentées : le gestionnaire de listes appelé Lists, le gestionnaire de tâches To Do et le gestionnaire de workflow (flux de travail) Power Automate.

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Table des matières

Découverte de l’environnement

Présentation générale
Choisir l’offre Microsoft 365 appropriée
Les applications et services en ligne
Se connecter à son espace Microsoft 365
Description de la page d’accueil
Ouvrir/fermer une application

Personnalisation de Microsoft

Accéder aux paramètres
Partager son abonnement (Particulier)
Personnaliser son espace Microsoft 365 (Entreprise)
Ajouter/modifier la photo de son profil
Modifier son mot de passe

Page de profil (Delve)

Présentation
Découvrir l’interface Delve
Accéder et découvrir sa page de profil
Compléter ou modifier les informations de son profil
Gérer la liste des fichiers de sa page de profil
Gérer les favoris
Rechercher des fichiers ou des personnes

L’environnement OneDrive

Introduction
Accéder à OneDrive
Description de l’espace OneDrive

Gestion des fichiers sur OneDrive

Créer un dossier ou un fichier
Sélectionner des fichiers/dossiers
Renommer/supprimer un fichier/dossier
Trier et réorganiser la liste des fichiers
Déplacer/copier des fichiers ou un dossier
Utiliser le Coffre-fort personnel OneDrive
Utiliser l’historique de versions
Enregistrer un fichier dans OneDrive à partir d'une application Office
Ouvrir un fichier depuis une application Office du poste de travail
Synchroniser des fichiers
Accéder aux fichiers de son ordinateur à partir de OneDrive Personnel
Sauvegarder automatiquement des dossiers et fichiers sur OneDrive
Restaurer son espace OneDrive

Partage des fichiers sur OneDrive

Présentation
Partager un fichier ou un dossier (OneDrive Entreprise)
Créer un lien d’accès (OneDrive Entreprise)
Ajouter un lien d'accès dans un dossier (OneDrive Entreprise)
Gérer le partage et les liens d’accès (OneDrive Entreprise)
Partager un fichier/dossier ou créer un lien d’accès (OneDrive Personnel)

Sites SharePoint (version online)

Introduction
La structure d’un site
Les types de sites SharePoint
Les éléments de base d’un site SharePoint
Accéder aux sites SharePoint
Description de la page d’accueil d’un site
Naviguer entre les pages d’un site
Personnaliser le volet Lancement rapide
Partager un site SharePoint
Suivre un site

Bibliothèques de documents/d’images

Vue d’ensemble
Afficher la liste et le contenu des bibliothèques existantes
Description de la page d'une bibliothèque
Ajouter des fichiers ou un dossier
Ajouter un modèle
Créer un dossier
Créer un nouveau fichier
Personnaliser la liste Nouveau d’une bibliothèque
Enregistrer un fichier dans une bibliothèque à partir d’une application Office
Ouvrir et modifier un fichier d’une bibliothèque depuis une application Office
Afficher/modifier un fichier
Renommer un fichier ou un dossier
Trier/filtrer la liste des fichiers
Déplacer/copier des fichiers ou un dossier
Supprimer des fichiers
Rechercher des fichiers
Partager un fichier ou un dossier
Ajouter dans une bibliothèque un lien vers un fichier partagé
Extraire une page ou un fichier
Gérer les différentes versions d'un fichier
Être alerté des modifications réalisées sur un fichier
Utiliser une bibliothèque d’images

Environnement Teams

Présentation générale
Structure d’une équipe
Accéder et découvrir l’application Teams
Modifier le thème de l’application
Modifier l’image de son profil
Modifier son statut de disponibilité
Ajouter un message de statut
Suivre le statut de disponibilité d'une personne
Utiliser la zone de recherche de commandes
Paramétrer les notifications
Consulter son flux ou son activité

Équipes et membres

Introduction
Créer une équipe
Accéder à la liste des équipes
Afficher le tableau de bord de toutes les équipes
Afficher/masquer une équipe
Modifier le nom, la description ou la confidentialité d’une équipe
Modifier l’image d’une équipe
Modifier les paramètres d’une équipe
Créer des balises
Supprimer une équipe
Gérer les membres d’une équipe
Rejoindre une équipe
Quitter une équipe

Canaux et onglets

Créer un canal
Créer des onglets
Afficher la liste des canaux
Renommer un canal ou modifier sa description
Afficher/masquer un canal
Épingler un canal
Activer les notifications d’un canal
Copier le lien d’accès à un canal
Copier l’adresse e-mail d’un canal
Activer et gérer la modération d'un canal
Utiliser les canaux privés

Fichiers Teams

Description
Afficher la liste des fichiers d’un canal
Afficher la liste de tous les fichiers stockés dans Teams
Importer des fichiers dans un canal
Déplacer ou copier des fichiers dans un autre canal ou sur OneDrive
Modifier un fichier
Épingler des fichiers
Transformer un fichier en onglet

Conversations d'équipe ou privées

Introduction
Publier un message public
Publier un message privé
Ajouter un sujet
Mentionner un membre, une équipe, un canal ou les membres d’une balise
Appliquer des mises en valeur
Définir la priorité d’un message
Joindre un fichier à un message
Ajouter un emoji, un GIF animé ou un autocollant
Envoyer un compliment
Publier une annonce
Autoriser uniquement les modérateurs à répondre à ses messages
Publier un message dans plusieurs canaux
Consulter et répondre à un message
Modifier ou supprimer un message publié
Enregistrer un message publié
Réagir à un message
Afficher/ajouter et gérer la liste des contacts
Lancer un appel audio ou vidéo
Répondre à un appel audio ou vidéo

Réunions d’équipe ou privées

Introduction
Planifier une réunion
Accéder aux détails d’une réunion planifiée
Préparer une réunion planifiée
Répondre à une demande de réunion planifiée
Rejoindre une réunion planifiée
Démarrer une réunion d’équipe
Démarrer une réunion privée
Utiliser les outils disponibles lors d’une réunion
Partager du contenu pendant une réunion
Utiliser les salles pour petit groupe

Environnement Planner

Introduction
Accéder à l’application Planner
Description de la fenêtre Planner
Afficher tous les plans

Plans Planner

Introduction
Créer un nouveau plan
Créer un plan à partir d’un groupe Microsoft 365
Ouvrir un plan
Description de la fenêtre d’un plan
Modifier les paramètres d’un plan
Ajouter des membres à un plan
Épingler un plan
Filtrer la liste des tâches d’un plan
Regrouper les tâches d’un plan par critère
Copier un plan
Supprimer ou quitter un plan
Exporter un plan vers Excel
Ajouter un plan à son calendrier Outlook

Tâches Planner

Créer un compartiment
Ajouter des tâches
Créer rapidement plusieurs tâches
Afficher les détails d’une tâche
Affecter une tâche à un ou plusieurs membres
Ajouter une date de début et d’échéance
Modifier la priorité d’une tâche
Ajouter des commentaires
Ajouter un fichier ou un lien d’accès
Ajouter et gérer une liste de contrôle (jalons)
Ajouter des étiquettes à une tâche
Ajouter ou modifier l'aperçu d'une tâche
Déplacer ou copier une tâche
Supprimer une tâche

Suivi des tâches et collaboration

Modifier l’état d’avancement d’une tâche ou la marquer comme étant terminée
Utiliser le calendrier des tâches
Afficher le graphique de l’état d’avancement des tâches
Gérer les notifications relatives aux tâches
Obtenir le lien d’accès à un plan ou à une tâche
Publier le calendrier d’un plan
Accéder aux éléments du groupe Microsoft 365 associé au plan

Environnement Outlook pour le Web

Présentation générale
Accéder à la messagerie en ligne
Description de la fenêtre
Découvrir le volet de navigation
Découvrir le volet des messages
Découvrir le volet de lecture
Modifier le thème
Appliquer le mode Sombre

Envoi, réception et gestion des messages

Créer et envoyer un message
Gérer les destinataires d’un message
Enregistrer un message pour l’envoyer ultérieurement
Ajouter une pièce jointe à un message
Définir l’importance et la nature d’un message
Demander un accusé de réception/de lecture
Utiliser le mode d’affichage Conversations
Lire un message
Écouter un message avec le Lecteur immersif
Traduire un message
Répondre à un message
Répondre à un message à l’aide de la messagerie instantanée de Teams
Transférer un message reçu
Gérer les pièces jointes reçues
Créer et insérer une signature
Rechercher des messages
Trier/filtrer les messages
Créer un dossier
Sélectionner des messages
Déplacer des messages
Épingler les messages importants
Gérer les dossiers Favoris
Affecter un indicateur de suivi à un message
Supprimer des messages
Gérer et appliquer des catégories de couleurs aux messages
Gérer la messagerie en votre absence
Créer une règle de courrier
Supprimer ou archiver automatiquement les messages d’un expéditeur
Gérer le courrier indésirable

Contacts

Introduction
Accéder à l’application Contacts
Découvrir l’application Contacts
Ajouter un nouveau contact
Trier la liste des contacts
Afficher les informations d’un contact
Modifier un contact
Ajouter un contact aux Favoris
Supprimer un contact
Créer et gérer une liste de contacts
Rechercher des contacts

Calendrier Outlook pour le Web

Accéder au Calendrier
Découvrir l’application Calendrier
Naviguer et modifier l’affichage du calendrier
Créer un rendez-vous/un événement
Modifier un rendez-vous/un événement
Planifier une réunion
Planifier une réunion à partir d’un e-mail reçu
Gérer les invitations à une réunion
Répondre à l’invitation à une réunion
Créer un rendez-vous, un événement ou une réunion périodique
Compléter le calendrier des anniversaires
Imprimer le calendrier
Travailler avec plusieurs calendriers
Partager un calendrier
Ouvrir un calendrier partagé
Générer un lien d’accès vers un de ses calendriers
Utiliser un lien d’accès pour ajouter un calendrier

Groupes Microsoft

Utilité des groupes Microsoft 365
Accéder à la page d’un groupe Microsoft 365
Découvrir la page d’un groupe Microsoft 365
Créer un groupe Microsoft 365
Rejoindre un groupe existant
Afficher les informations d'un groupe
Modifier les informations d’un groupe
Gérer les membres d’un groupe
Envoyer un message à un groupe
Quitter un groupe
Supprimer un groupe

Créer et gérer des discussions Yammer

Introduction
Accéder à l’application Yammer
Rejoindre une communauté
Suivre des collègues
Paramétrer les notifications
Démarrer une discussion
Tirer parti des rubriques
Participer à une conversation
Publier un compliment
Poser une question
Réaliser un sondage

Créer et gérer une communauté

Créer une communauté
Paramétrer et personnaliser une communauté
Supprimer une communauté
Ajouter, modifier et supprimer des membres
Suivre l’activité d’une communauté

Lists

Vue d’ensemble
Accéder à Lists
Créer une liste
Ajouter et modifier des colonnes
Ajouter un nouvel élément
Modifier le contenu de la liste à l'aide de l'affichage en mode grille
Modifier l’affichage d’une liste
Créer un affichage
Trier et filtrer une liste

To Do

Accéder à l’application To Do
Découvrir l’application To Do
Ajouter les tâches des applications Courrier et Planner
Créer, modifier ou supprimer une tâche
Créer une tâche périodique
Créer une tâche à partir d'un e-mail
Déclarer une tâche comme étant terminée
Joindre un fichier à une tâche
Ajouter des étapes (jalons)
Marquer une tâche comme importante
Créer et gérer une liste de tâches
Créer une liste à partir d’une tâche
Déplacer/copier une tâche dans une liste de tâches
Regrouper des listes dans des groupes de listes
Partager une liste de tâches

Power Automate

Introduction
Découvrir Power Automate
Créer un flux à partir d’un modèle
Créer un flux à partir de zéro
Modifier un flux
Index

Auteurs

Gilles BALMISSEEn savoir plus

Gilles BALMISSE accompagne des entreprises innovantes dans la réalisation et le financement de leurs projets digitaux, et plus particulièrement dans les domaines de la gestion des connaissances, du travail collaboratif et de la veille. Pendant plus de 15 ans, il a participé à la mise en oeuvre de nombreux projets dans ces domaines, en s’appuyant notamment sur les technologies Microsoft.
Chargé d’enseignements en management des systèmes d’information, il est également l’auteur de nombreuses publications en particulier sur les outils Microsoft associés à la transformation numérique des entreprises tels que Microsoft 365, Teams, Yammer…

Myriam GRISEn savoir plus

Formatrice sur les logiciels bureautiques et métier depuis près de 20 ans, Myriam GRIS est auteur de nombreux livres aux Editions ENI sur les logiciels des suites bureautiques OpenOffice.org et Microsoft® Office. Son expérience professionnelle auprès d’un public d’entreprises et de particuliers apporte à tous ses ouvrages une approche pédagogique et didactique qui les rend facilement accessibles à tous.