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Extrait - Microsoft 365 (6e édition) Travaillez en ligne avec OneDrive, SharePoint, Teams, Planner, Outlook et Yammer
Extraits du livre
Microsoft 365 (6e édition) Travaillez en ligne avec OneDrive, SharePoint, Teams, Planner, Outlook et Yammer
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Réunions d’équipe ou privées

Introduction

Une réunion en ligne Teams peut être organisée en amont (planifiée) ou lancée à l’initiative d’un participant. Le nombre maximum de participants est de 250.

Les membres d’une équipe peuvent planifier et rejoindre une réunion en ligne Microsoft Teams depuis n’importe quel matériel (ordinateur, tablette, smartphone). Les participants ne disposant pas d’un accès à Teams pourront néanmoins rejoindre une réunion en tant qu’invité via un lien que l’organisateur leur aura fourni (cf. Rejoindre une réunion planifiée) ; néanmoins certaines réunions n’autorisent pas les personnes à participer en tant qu’invités.

Les fonctionnalités des réunions Teams sont les suivantes :

  • Conversations audio (audioconférence).

  • Connexion vidéo (visioconférence).

  • Envoi de messages instantanés à l’ensemble des participants ou à un seul.

  • Lancement d’un diaporama PowerPoint (partage de présentation).

  • Partage de fichiers, d’applications, de bureau, de tableau blanc.

  • Enregistrement d’une réunion.

  • Gestion des participants et du contenu partagé.

  • Mise en attente des participants avant une réunion (salles d’attente).

  • Réalisation de sondage.

  • Création de salles pour...

Planifier une réunion

Le calendrier de l’application Teams utilisé pour planifier une réunion est connecté au calendrier de l’application Outlook : lorsque vous planifiez une réunion dans l’application Teams, elle est également visible dans le calendrier Outlook et inversement. 

 Pour planifier une réunion, utilisez une des méthodes suivantes :

  • Cliquez sur l’icône images/6-09RB09.png dans la barre latérale gauche puis sur le bouton Nouvelle réunion.
  • Depuis une conversation privée ou une conversation d’équipe, cliquez sur l’outil Planifier une réunion images/6-14RB01.png proposé sous la zone de saisie du message pour planifier une réunion avec les personnes participant à la conversation.
  • Depuis un canal d’équipe, cliquez sur l’outil images/6-14RB02.png à droite du bouton Démarrer une réunion, puis sélectionnez Planifier une réunion.
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Le formulaire Nouvelle réunion s’ouvre.

images/6-14RB04.png

 Renseignez l’intitulé de la réunion dans la zone Ajoutez un titre.

 Si vous souhaitez inviter des personnes spécifiques et non tous les membres de l’équipe (ou d’un canal privé), saisissez, dans la zone Ajoutez des participants dont la présence est obligatoire, le nom ou le prénom de la première personne à inviter...

Accéder aux détails d’une réunion planifiée

 Pour accéder aux détails d’une réunion planifiée, utilisez une des méthodes suivantes :

  • Cliquez sur l’icône Calendrier dans la barre latérale gauche puis sur l’intitulé de la réunion dans le calendrier.

  • S’il s’agit d’une réunion privée : cliquez sur l’icône Conversation dans la barre latérale gauche puis, dans le volet central, sur la conversation portant le nom de la réunion.

  • S’il s’agit d’une réunion d’équipe (ou de canal privé) : cliquez sur l’icône Équipes dans la barre latérale gauche puis, dans le volet central, sur le nom du canal dans lequel la réunion a été publiée.

La réunion est visible dans le volet principal.

 Cliquez sur la réunion pour afficher ses détails.

Le formulaire de la réunion s’ouvre ; il est doté de plusieurs onglets qui vont vous permettre de joindre et de préparer les éléments nécessaires à la réunion : Fichiers (uniquement pour une réunion privée), Notes de la réunion et Tableau blanc ; par défaut, l’onglet Détails est actif :

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Si vous êtes l’organisateur...

Préparer une réunion planifiée

Dès lors qu’une réunion a été planifiée, il est possible de préparer en amont les différents éléments qui seront utilisés pendant la réunion comme, par exemple, la présentation PowerPoint qui sera projetée, les fichiers qui seront partagés avec les participants, le bloc-notes et le tableau blanc qui seront utilisés pendant la réunion. Il est également possible d’échanger avec les participants avant la réunion.

Préparation des fichiers partagés d’une réunion privée

 Accédez aux détails de la réunion via l’icône images/6-09RB09.png ou images/6-09RB07.png de la barre latérale gauche.

 Dans le formulaire de la réunion ou dans le volet principal de la conversation, cliquez sur l’onglet Fichiers.

 Cliquez ensuite sur le lien Partager et sur l’emplacement des fichiers à télécharger : OneDrive ou Charger à partir de mon ordinateur.

 Sélectionnez le ou les fichiers puis cliquez sur Partager ou Ouvrir.

Les fichiers provenant de votre ordinateur sont alors copiés dans votre espace OneDrive Entreprise dans un dossier nommé Fichiers de conversation Microsoft Teams avant d’être partagés. Pour supprimer un de ces fichiers, vous devez le faire à...

Répondre à une demande de réunion planifiée

Depuis Microsoft Teams

 Accédez au formulaire de la réunion via l’icône images/6-09RB09.png dans la barre latérale gauche puis en cliquant sur l’intitulé de la réunion

 Dans l’info-bulle de présentation de la réunion, ouvrez la liste Répondre.

images/6-14RB11.png

 Pour Accepter la réunion, la Refuser ou l’accepter de façon Provisoire, cliquez sur l’outil correspondant.

Votre réponse est alors indiquée sous votre nom dans le volet Suivi du formulaire de la réunion. Cette information est visible par l’organisateur et tous les participants.

Depuis Outlook

 Ouvrez le message d’invitation à la réunion.

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 Si vous souhaitez accompagner votre réponse d’un message destiné à l’organisateur, laissez active l’option Envoyer un courrier à l’organisateur et saisissez le message dans la zone Ajouter un message à Nom de l’organisateur (facultatif).

 Pour accepter la réunion, cliquez sur le bouton Oui ; pour la refuser, cliquez sur le bouton Non ; pour l’accepter de façon provisoire, cliquez sur le bouton Peut-être.

Le message disparaît de votre messagerie et la réunion a été ajoutée à votre calendrier si vous l’avez acceptée...

Rejoindre une réunion planifiée

 S’il s’agit d’une réunion privée : cliquez sur l’onglet Conversation puis sur la conversation portant l’intitulé de la réunion dans le volet central.

Cliquez sur le bouton Rejoindre en haut du volet principal.

 S’il s’agit d’une réunion d’équipe, accédez au formulaire de la réunion (cf. Accéder aux détails d’une réunion planifiée) puis cliquez sur le bouton Rejoindre.

Vous pouvez également cliquer sur le lien Rejoindre la réunion Microsoft Teams de l’e-mail envoyé par l’organisateur ou depuis votre calendrier Outlook.

Démarrer une réunion d’équipe

Une réunion d’équipe se tient en ligne dans un canal, elle n’est pas planifiée : vous pouvez facilement passer d’une conversation à une réunion. Les réunions d’équipe sont des réunions ouvertes, de sorte que tous les membres de l’équipe peuvent s’y joindre.

Les réunions d’équipe incluent le partage audio, vidéo et de bureau.

 Affichez la liste des équipes (icône images/6-09RB08.png) et sélectionnez le canal dans lequel vous souhaitez démarrer la réunion.

 Dans le volet principal, cliquez sur le bouton images/icreunion.png.

Vous pouvez également pendant une conversation cliquer sur l’outil images/6-14RB13.png pour démarrer une réunion.

 Saisissez le sujet de la réunion puis cliquez sur le bouton Rejoindre maintenant.

Lorsque vous démarrez une réunion dans un canal particulier, tous les membres de l’équipe (ou les membres du canal privé) sont informés qu’une réunion est en cours et qu’ils peuvent rejoindre la réunion à partir de ce canal.

Le symbole images/6-14RB13.png est visible en regard du nom du canal dans le volet central et la réunion apparaît dans le fil de la conversation du volet principal.
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Pour participer à la réunion, les membres de l’équipe doivent...

Démarrer une réunion privée

 Cliquez sur l’icône images/6-09RB07.png dans la barre latérale gauche.

 Démarrez une Nouvelle conversation en cliquant sur l’icône images/6-13RB02.png.

 Dans la zone À, du volet principal, saisissez le nom des personnes à inviter.

 Cliquez ensuite dans la zone Saisissez un message en bas du volet central.

Vous pouvez utiliser ensuite l’outil images/6-14RB10.png pour ajouter d’autres participants.

 Cliquez sur l’outil Appel vidéo images/6-14RB13.png.

Lorsque vos correspondants ont accepté l’appel, la réunion peut commencer.

Utiliser les outils disponibles lors d’une réunion

Pendant la réunion, vous pouvez utiliser les outils suivants :

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pour afficher la liste des participants.

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pour afficher le volet de conversation.

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Autres actions - pour accéder à d’autres fonctionnalités.

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pour activer ou désactiver la caméra - donne également accès à différentes options pour sélectionner la webcam, flouter l’arrière-plan, définir des effets.

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pour activer ou désactiver le micro.

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pour partager un contenu (fichier, tableau blanc...).

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pour mettre fin à la réunion.

Lorsque le volet de conversation est ouvert, vous pouvez échanger des messages textuels entre participants, envoyer des fichiers, etc.

Le volet des participants affiche les personnes présentes à la réunion et, si vous êtes l’organisateur de la réunion, vous pouvez gérer les participants (les options Désactiver le micro du participant et Supprimer un participant sont proposées dans la liste de l’outil Autres options images/5IC-098.png) ; vous pouvez également désigner un participant comme étant présentateur et transformer un présentateur en participant.

Partager du contenu pendant une réunion

Pendant le déroulé d’une réunion, l’organisateur et les participants désignés en tant que présentateurs peuvent partager une présentation PowerPoint, leur écran (ou seulement une fenêtre) ou un tableau blanc. Chaque participant voit alors dans la fenêtre de la réunion, l’élément partagé.

 Pour partager du contenu, cliquez sur l’outil Partager images/6-13RB46.png.

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 Si vous souhaitez partager une vidéo ou un fichier audio, activez l’option Inclure le son de l’ordinateur pour que les participants puissent entendre le son de votre ordinateur. Les autres sons comme les notifications par exemple, seront également entendus. 

 Pour partager l’ensemble des programmes ouverts sur votre bureau ou seulement une fenêtre, cliquez sur la vignette Bureau/fenêtre.

La fenêtre Partager votre écran s’ouvre pour vous permettre de choisir ce que vous souhaitez partager.

Pour partager la totalité de votre écran, laissez actif l’onglet Tout l’écran et, si vous disposez de plusieurs écrans, cliquez sur la vignette de l’écran à partager ; pour partager uniquement une des fenêtres ouvertes sur votre poste de travail, activez l’onglet La fenêtre de l’application et cliquez...

Utiliser les salles pour petit groupe

Un organisateur de réunion peut mettre en place des salles pour petit groupe afin de permettre aux participants d’une réunion d’échanger et de collaborer sur des points particuliers en petit comité, lors d’ateliers par exemple.

La création de salles pour petit groupe n’est disponible que sur l’application de bureau.

Créer une salle pour petit groupe

Avant la réunion

 Accédez aux détails de la réunion (cf. Accéder aux détails d’une réunion planifiée) puis cliquez sur l’onglet Salles pour petit groupe.

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 Cliquez sur le bouton Créer des salles.

 Sélectionnez le nombre de salles à créer puis cliquez sur Ajouter des salles.

Les salles sont créées et il faut maintenant y affecter les participants (cf. Affecter des participants aux salles pour petit groupe).

Dans cet exemple, deux salles ont été créées :

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Pendant la réunion

 Pendant la réunion, cliquez sur l’outil images/IC-162.png.

La fenêtre Créer des salles pour petit groupe s’affiche :

images/09-RBTEAMS-56.png

 Sélectionnez le nombre de salles à créer puis une option d’affectation des participants.

 Cliquez sur Créer des salles.

Si vous avez sélectionné l’option d’affectation manuelle, reportez-vous à la sous-section suivante.

Affecter des participants aux salles pour petit groupe

Avant la réunion

 Accédez aux détails de la réunion (cf. Accéder aux détails d’une réunion planifiée) puis sélectionnez l’onglet Salles pour petit groupe.

 Cliquez sur Attribuer des participants.

La fenêtre Affecter...