Vue d’ensemble

Microsoft Lists est une application qui permet de créer, gérer et partager des listes. Lists peut être très utile aux membres d’une équipe Teams pour organiser leur travail, réaliser un suivi d’activité, mettre en place des procédures, gérer des ressources, etc.

L’application Lists est disponible par défaut dans toutes les équipes nouvellement créées. Les membres d’une équipe peuvent créer de nouvelles listes ou utiliser des listes existantes à partir de la même équipe ou d’un autre site SharePoint auquel ils ont accès. L’ajout de listes se fait au travers de l’ajout d’onglets dans les canaux.

De nouvelles listes peuvent être créées de différentes manières : à partir de zéro, en reproduisant un modèle, en réutilisant la structure d’une liste existante ou en important des données à partir d’un classeur Excel.

Accéder à Lists

Depuis la page d’accueil Microsoft 365 ou dans la liste du Lanceur d’applications images/5ic-003.png , cliquez sur Plus d’applications puis cliquez sur l’application ou l’icône Lists images/6-26RB01.png .

La page d’accueil de l’application s’affiche avec les listes en Favoris, ainsi que les onglets Récents et Mes listes.

Par défaut, les listes récentes sont affichées.

Pour afficher les listes de l’utilisateur, cliquez sur Mes listes.

Créer une liste

Il existe plusieurs manières de créer une liste : à partir de zéro, à partir d’un modèle, à partir d’Excel ou à partir d’une liste existante.

Dans tous les cas, cliquez sur le bouton Nouvelle liste.

La fenêtre Créer une liste s’affiche :

Créer une liste à partir de zéro

Pour créer une liste à partir de zéro, cliquez sur le cadre Liste vierge.

Le formulaire de création d’une liste vierge s’affiche :

Tapez le nom de la liste dans la zone de saisie Nom et une éventuelle Description.

Sélectionnez une couleur en cliquant sur celle de votre choix ainsi qu’une icône.

Sélectionnez l’emplacement où enregistrer la liste en ouvrant la liste Enregistrer dans et en sélectionnant un emplacement (Mes listes, Sites récents).

Cliquez sur Créer.

Une liste vierge s’affiche :

Créer une liste à partir d’un modèle

Depuis la fenêtre Créer une liste, sélectionnez le modèle souhaité dans la section Modèles.

Par défaut l’onglet Depuis Microsoft est sélectionné. Il affiche les modèles proposés par défaut par Microsoft.

Cliquez sur l’onglet Depuis votre organisation...

Ajouter et modifier des colonnes

Une fois la liste créée, il est possible de créer et de modifier les éléments de cette liste en ajoutant des colonnes et du contenu dans les différentes colonnes définies.

Ajouter une colonne

Depuis la page d’accueil, ouvrez la liste désirée.

Pour ajouter une colonne, cliquez sur + Ajouter une colonne et sélectionnez un type de colonne parmi les options disponibles puis cliquez sur Suivant.

Dans le formulaire, renseignez les informations pour votre colonne.

L’exemple ci-dessous présente le formulaire de création d’une colonne de type Personne :

Cliquez sur Enregistrer.

Modifier une colonne

Ouvrez la liste et sélectionnez la colonne à modifier.

Dans le menu déroulant, sélectionnez Paramètres des colonnes puis Modifier.

Procédez aux modifications puis cliquez sur Enregistrer.

Supprimer une colonne

Ouvrez la liste et sélectionnez la colonne à modifier.

Dans le menu déroulant, sélectionnez Paramètres des colonnes puis Modifier.

Cliquez sur Supprimer puis à nouveau sur Supprimer.

Ajouter un nouvel élément

Il s’agit d’ajouter du contenu en complétant la liste.

Ouvrez la liste dans laquelle vous souhaitez ajouter un élément.

Cliquez sur le bouton Ajouter un nouvel élément.

Le formulaire d’ajout d’élément dans la liste s’affiche. Par exemple, ici, une liste reposant sur le modèle Suivi de problèmes :

Saisissez le contenu de chaque champ (colonne) pour ce nouvel élément.

Cliquez sur Enregistrer.

Votre nouvel élément est alors ajouté en bas de la liste.

Modifier le contenu de la liste en mode grille

Dans la barre de commandes, cliquez sur le bouton Modifier en mode grille.

Le mode d’affichage des éléments de la liste change :

Pour modifier une cellule, cliquez dessus puis modifiez son contenu.

Pour modifier rapidement plusieurs valeurs à la fois dans une colonne, sélectionnez la cellule qui possède la valeur à répéter, puis faites glisser le coin de la cellule pour étendre la sélection aux lignes adjacentes.

Pour ajouter un nouvel élément en copiant un élément existant, sélectionnez l’élément puis tapez Ctrl C.

Sélectionnez la cellule dans laquelle copier l’élément puis tapez Ctrl V.

Complétez si besoin les autres colonnes du nouvel élément.

Pour enregistrer vos modifications et quitter le mode grille, cliquez sur Quitter le mode grille.

Modifier l’affichage d’une liste

Il est possible de personnaliser l’affichage des données d’une liste pour en faciliter la lecture. Les affichages permettent de personnaliser la manière dont sont présentés les éléments d’un tableau. Par défaut, l’affichage Tous les éléments présente l’ensemble du contenu du tableau sous la forme d’une liste.

Sélectionnez la liste puis l’affichage à personnaliser.

Cliquez sur le nom de l’affichage pour faire apparaître le menu de personnalisation.

Sélectionnez l’option désirée.

Sélectionnez un type d’affichage Liste, Liste compacte ou Hauteur automatique.

L’affichage est automatiquement mis à jour et un astérisque s’affiche à côté du nom de l’affichage pour indiquer qu’il a été modifié.

Pour enregistrer l’affichage, cliquez à nouveau sur le nom de l’affichage puis sélectionnez Enregistrer la vue en tant que.

La fenêtre Enregistrer sous s’affiche :

Modifiez le nom de l’affichage.

Désactivez si besoin l’option Définir comme affichage public si vous ne souhaitez pas que ce nouvel affichage soit public.

Cliquez sur Enregistrer.

L’affichage est maintenant disponible sous la forme d’un...

Créer un affichage

Il est possible de créer directement un nouvel affichage.

Sélectionnez la liste.

Cliquez sur Ajouter un affichage.

Ajoutez un nom pour le nouvel affichage.

Sélectionnez un type d’affichage Liste, Calendrier, Galerie ou Tableau.

Par défaut, l’option Définir comme affichage public est activée. Cela signifie que tous les utilisateurs ayant accès à la liste peuvent voir cet affichage. Pour rendre l’affichage privé, décochez l’option.

Cliquez sur le bouton Créer.

L’affichage est automatiquement ajouté sous la forme d’un onglet, à côté de l’affichage par défaut Tous les éléments.

Afficher, masquer et déplacer des colonnes

Dans un affichage Liste ou Liste compacte (cf. sous-titre précédent), il est possible de masquer et de déplacer des colonnes.

Sélectionnez la colonne.

Dans le menu déroulant, sélectionnez Paramètres des colonnes.

Cliquez sur Masquer cette colonne pour masquer la colonne.

Cliquez sur Déplacer vers la droite ou Déplacer vers la gauche pour déplacer la colonne dans le sens voulu.

Pour déplacer une colonne, vous pouvez également glisser/déposer la colonne à l’endroit souhaité.

Pour afficher...

Trier et filtrer une liste

Pour trier une liste, cliquez sur l’en-tête de la colonne sur laquelle effectuer le tri puis choisissez un ordre de tri (De A à Z pour un tri croissant ou De Z à A pour un tri décroissant).

Pour regrouper les éléments d’une colonne, sélectionnez la colonne puis cliquez sur Regrouper par suivi du nom de la colonne.

Pour filtrer une liste, sélectionnez l’en-tête de colonne à filtrer puis cliquez sur Filtrer par.

Dans le volet qui vient de s’ouvrir, sélectionnez les éléments que vous voulez afficher puis cliquez sur Appliquer.

Pour effacer le filtre, sélectionnez l’en-tête de colonne, sélectionnez Filtrer par puis Effacer tout et cliquez sur Appliquer.