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Extrait - Microsoft 365 (6e édition) Travaillez en ligne avec OneDrive, SharePoint, Teams, Planner, Outlook et Yammer
Extraits du livre
Microsoft 365 (6e édition) Travaillez en ligne avec OneDrive, SharePoint, Teams, Planner, Outlook et Yammer
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Fichiers Teams

Description

Les fichiers de l’application Teams sont partagés par défaut avec les membres d’une équipe et accessibles dans le canal où ils ont été ajoutés. Il vous sera possible de les partager avec d’autres personnes.

Les fichiers stockés dans un canal sont des fichiers que vous avez chargés depuis votre ordinateur, des fichiers enregistrés depuis une application Office directement dans le canal de l’équipe, des fichiers copiés depuis votre espace OneDrive ou depuis une bibliothèque SharePoint ainsi que ceux que vous avez reçus ou envoyés lors de vos conversations.

Lorsqu’un canal est créé, une bibliothèque de documents SharePoint portant le nom de l’équipe suivi du nom du canal est alors créée. Tous les fichiers ajoutés dans un canal sont stockés dans cette bibliothèque. Pour gérer les fichiers d’un canal, vous pouvez également le faire directement dans la bibliothèque du site SharePoint correspondant. 

La gestion des fichiers d’un canal est quasiment identique à la gestion des fichiers de votre espace de stockage OneDrive Entreprise ou celle d’une bibliothèque de documents SharePoint. Nous détaillerons dans ce chapitre les fonctionnalités spécifiques aux fichiers dans l’application Teams....

Afficher la liste des fichiers d’un canal

Les fichiers d’une équipe sont stockés dans les canaux ; la liste de ces fichiers sera différente selon le canal dans lequel ils ont été stockés ; néanmoins, quel que soit le canal, les fichiers sont partagés avec tous les membres d’une équipe hormis pour les canaux privés.

 Cliquez sur l’icône images/6-09RB08.png dans la barre latérale gauche.

 Dans le volet central, sélectionnez le canal dans lequel se trouvent les fichiers partagés que vous souhaitez consulter puis, dans le volet principal, cliquez sur l’onglet Fichiers. 

Dans la fenêtre des fichiers, le nom du canal (ici, FAQ) est repris.

images/6-12RB01.png
L’outil images/5IC-115.png permet d’agrandir la fenêtre des fichiers en masquant le volet central.

Dans la barre de commandes, vous pouvez utiliser les boutons suivants proposés lorsqu’aucun fichier ou dossier n’est sélectionné :

images/6-12RB02.png

Pour créer un nouveau Dossier, un Document Word, un Classeur Excel, une Présentation PowerPoint, un Bloc-notes OneNote, un sondage (Forms pour Excel) ou un Dessin Visio.

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Pour ajouter des fichiers ou des dossiers provenant de votre ordinateur.

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Pour synchroniser les fichiers de ce canal avec les fichiers stockés sur votre ordinateur.

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Pour générer et copier le lien d’accès à...

Afficher la liste de tous les fichiers stockés dans Teams

Cette procédure permet d’afficher tous les fichiers Teams de l’ensemble des équipes. Vous pouvez également afficher les fichiers de votre espace de stockage OneDrive Entreprise.

 Cliquez sur l’icône images/6-09RB11.png dans la barre latérale gauche ; si l’icône images/6-09RB11.png n’est pas proposée dans la barre latérale, cliquez sur images/5IC-098.png puis sur la vignette Fichiers

Dans le volet central, plusieurs vues sont proposées :

images/6-12RB11.png

La vue Récent affiche, dans le volet principal, la liste des derniers fichiers utilisés.

La vue Microsoft Teams affiche les fichiers que vous avez créés ou modifiés récemment dans vos canaux.

La vue Téléchargement affiche les fichiers que vous avez téléchargés.

La section Stockage cloud donne accès aux espaces de stockage en ligne connectés à Microsoft Teams (les services de stockage disponibles sont Box, Dropbox, Dropbox Entreprises, Google Drive et ShareFile). Sur cet exemple, la vue OneDrive est proposée, cette vue affiche les fichiers contenus dans votre espace OneDrive Entreprise.

Depuis les vues Récent et Microsoft Teams, vous pouvez seulement trier la liste des fichiers et ouvrir un fichier.

 Pour trier la liste des fichiers, cliquez sur l’en-tête de colonne correspondant au type de tri à...

Importer des fichiers dans un canal

Fichiers provenant de son poste de travail

 Dans la liste des fichiers du canal, vérifiez qu’aucun élément ne soit sélectionné puis, dans la barre de commandes, ouvrez la liste Charger et choisissez l’option Fichiers pour importer un ou plusieurs fichiers ou l’option Dossier pour importer l’ensemble des fichiers d’un dossier.

 Sélectionnez le ou les fichiers à importer ou le dossier puis cliquez sur le bouton Ouvrir (s’il s’agit de fichiers) ou Importer (s’il s’agit d’un dossier).

Les fichiers choisis sont alors copiés dans le canal de l’équipe. Si le canal est public, ils sont alors partagés avec tous les membres de l’équipe ; si le canal est privé, ils sont seulement partagés avec les membres autorisés à accéder à ce canal.

Fichiers provenant de son espace OneDrive

 Cliquez sur l’icône Fichiers dans la barre latérale gauche (ou dans la liste images/5IC-014.png puis, dans le volet central, sélectionnez l’espace de stockage OneDrive.

 Dans le volet principal, sélectionnez le ou les fichiers que vous souhaitez importer dans un canal.

 Dans la barre des commandes, cliquez sur Copier.

 Dans le volet gauche de la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur Parcourir les canaux...

Déplacer ou copier des fichiers dans un autre canal ou sur OneDrive

 Sélectionnez les fichiers à déplacer ou à copier.

 Dans la barre de commandes, cliquez sur Déplacer vers ou Copier dans.

images/6-12RB14.png

 Pour déplacer ou copier les fichiers dans un autre canal, sélectionnez l’équipe dans la rubrique Accès rapide puis le canal.

Pour les déplacer ou les copier dans votre espace OneDrive Entreprise, sélectionnez Mes fichiers dans le volet gauche et, si besoin, cliquez sur le nom du dossier de destination. 

Pour les déplacer ou les copier dans un espace de stockage cloud, sélectionnez-le dans la rubrique Stockage cloud.

 Selon le cas, cliquez sur Déplacer ici ou Copier ici.

Modifier un fichier

Cette procédure s’applique aux fichiers créés avec une application Office (Word, Excel, PowerPoint ou OneNote).

Vous pouvez modifier un fichier en l’ouvrant directement dans l’application Teams, dans l’application online correspondante ou bien dans l’application Office installé sur le poste de travail.

 Sélectionnez le fichier à modifier puis cliquez sur Ouvrir dans la barre de commandes.

images/6-12RB15.png

 Pour modifier le fichier dans l’application online correspondante, choisissez l’option Ouvrir dans le navigateur.

Pour le modifier dans l’application du poste, choisissez l’option Ouvrir dans l’application

Pour le modifier dans l’application Teams, choisissez l’option Modifier dans Teams.

Pour modifier un fichier dans Teams, vous pouvez également cliquer directement sur le nom du fichier.

Le fichier s’ouvre dans l’application choisie.

 Réalisez les modifications souhaitées et, si l’enregistrement n’est pas automatique, enregistrez-les puis fermez l’application ; si vous avez choisi de modifier le fichier dans Teams, cliquez sur l’icône Fermer pour revenir à la liste des fichiers.

Épingler des fichiers

Pour accéder plus rapidement aux fichiers que vous utilisez régulièrement, vous pouvez les épingler.

 Dans la liste des fichiers du canal, ouvrez la liste du fichier en cliquant sur l’outil images/5IC-018.png et choisissez l’option Épingler en tête de liste.

Les fichiers épinglés apparaissent sous forme de vignettes dans la partie supérieure du volet principal :

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Pour les canaux privés, seul le propriétaire du canal peut épingler des fichiers.

 Pour ne plus épingler un fichier, affichez son menu contextuel (clic droit), pointez l’option Modifier les éléments épinglés et choisissez l’option Détacher.

Transformer un fichier en onglet

Cette fonctionnalité ajoute un fichier en tant que nouvel onglet au canal afin que son contenu soit accessible via cet onglet.

 Dans la liste des fichiers du canal, sélectionnez le fichier concerné et, dans la barre de commandes, cliquez sur Transformer en onglet.

L’onglet est alors ajouté à la fenêtre du canal ; son nom reprend celui du fichier. Depuis cet onglet, les membres de l’équipe pourront non seulement visualiser et parcourir les pages du fichier mais également le modifier.