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Extrait - Microsoft 365 (6e édition) Travaillez en ligne avec OneDrive, SharePoint, Teams, Planner, Outlook et Yammer
Extraits du livre
Microsoft 365 (6e édition) Travaillez en ligne avec OneDrive, SharePoint, Teams, Planner, Outlook et Yammer
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Gestion des fichiers sur OneDrive

Créer un dossier ou un fichier

 Pour créer un dossier, cliquez sur le bouton Nouveau dans la barre des commandes et choisissez l’option Dossier. Saisissez le nom du dossier puis cliquez sur le bouton Créer.

Pour ouvrir ensuite un dossier, cliquez sur son nom.

Lorsqu’un dossier est ouvert, le chemin d’accès du dossier est symbolisé sous forme de fil d’Ariane dans la partie supérieure de la fenêtre, vous pouvez alors cliquer sur un des dossiers parents pour afficher le contenu de ce dossier. Sur cet exemple, le dossier ENI est un sous-dossier du dossier Documents :

images/6-05RB01.png

 Pour créer un fichier, cliquez sur le bouton Nouveau et choisissez le nom de l’application que vous souhaitez utiliser pour créer le fichier.

Selon l’application choisie, l’application online correspondante s’ouvre dans un nouvel onglet du navigateur. Sur cet exemple, il s’agit de l’application online de PowerPoint :

images/6-05RB90.png

Dans ces applications, l’enregistrement des modifications est automatique.

 Pour fermer le fichier et revenir à votre espace OneDrive, fermez l’onglet de la fenêtre ou, dans la barre de titre de l’application, cliquez sur votre nom d’utilisateur (OneDrive Entreprise) ou sur l’intitulé OneDrive (OneDrive Personnel) ou bien cliquez sur le nom du dossier.

Sélectionner des fichiers/dossiers

 Pour sélectionner un fichier ou un dossier, pointez le fichier ou le dossier à sélectionner puis cliquez sur le symbole en forme de cercle qui apparaît dans la première colonne de la liste lorsque l’affichage est sous forme de liste ou dans le coin supérieur droit de la vignette lorsque l’affichage sous forme de vignettes est actif.

images/6-05RB03.png

 Pour sélectionner plusieurs éléments adjacents, vous pouvez également, par un cliqué-glissé, tracer un cadre de sélection englobant les éléments à sélectionner.

Lorsque plusieurs éléments sont sélectionnés, leur nombre est indiqué dans la barre des commandes sur la droite.

images/6-05RB04.png

 Pour sélectionner tous les fichiers et dossiers de la liste, activez, si nécessaire, l’affichage sous forme de liste en cliquant sur l’outil images/5IC-048.png à droite dans la barre des commandes et en choisissant l’option Liste ou Liste compacte.

Pointez à gauche de l’en-tête Nom et cliquez ensuite sur le symbole images/5IC-049.png :
images/6-05RB05.png

 Pour retirer de la sélection un des éléments sélectionnés, cliquez sur le symbole images/IC-017.png correspondant.

 Pour annuler la sélection des éléments, cliquez sur le nombre d’éléments sélectionnés...

Renommer/supprimer un fichier/dossier

Ces procédures s’appliquent également aux dossiers.

Renommer un fichier

 Pour renommer un fichier, faites un clic droit sur le nom du fichier, ou cliquez sur l’outil images/IC-006.png correspondant et choisissez l’option Renommer. Saisissez le nouveau nom et cliquez sur Enregistrer.

Pour renommer un fichier lorsque celui-ci est ouvert dans l’application online, cliquez sur le nom du fichier visible dans la barre de titre.

Sur cet exemple, il s’agit d’un nouveau fichier PowerPoint nommé par défaut Présentation1 :

images/6-05RB06.png

 Saisissez le nom à donner au fichier puis validez en appuyant sur la touche Entrée.

Supprimer un fichier

 Pour supprimer un seul fichier, choisissez l’option Supprimer du menu contextuel du fichier (clic droit) ou de la liste de l’outil images/IC-006.png. Cliquez ensuite sur le bouton Supprimer du message de confirmation qui s’affiche (uniquement dans l’espace OneDrive Entreprise).

 Pour supprimer plusieurs fichiers, sélectionnez les fichiers concernés puis cliquez sur Supprimer dans la barre des commandes ou dans le menu contextuel de la sélection. Cliquez ensuite sur le bouton Supprimer du message de confirmation qui s’affiche (uniquement dans l’espace OneDrive Entreprise).

Utiliser la Corbeille

La suppression des fichiers n’est pas définitive : les fichiers supprimés...

Trier et réorganiser la liste des fichiers

Trier la liste des fichiers

 Vérifiez qu’aucun élément n’est sélectionné.

Pour modifier l’ordre de tri des fichiers, affichez, si besoin, les fichiers sous forme de liste via l’outil images/5IC-048.png.

 Cliquez sur l’en-tête de la colonne selon laquelle le tri doit être effectué et choisissez l’ordre de tri à appliquer.

Vous pouvez ouvrir la liste Trier images/5IC-050.png dans la barre des commandes et sélectionnez l’option correspondant au tri souhaité : par nom, par date de modification, par taille de fichier et, uniquement sur OneDrive Entreprise, par type de fichiers et par nom d’auteur (option Modifié par).
images/6-05RB07.png

 Pour choisir de trier par Ordre croissant ou par Ordre décroissant, ouvrez à nouveau la liste Trier images/5IC-050.png et choisissez l’option correspondante.

Lorsque l’ordre de tri a été modifié, le symbole images/aIC-042.PNG (tri croissant) ou images/aIC-043.PNG (tri décroissant) est visible en regard de l’en-tête de colonne utilisé pour le tri.

Déplacer/copier des fichiers ou un dossier

Dans un autre dossier de l’espace OneDrive

 Pour déplacer ou copier des fichiers, sélectionnez les fichiers concernés.

Pour déplacer ou copier l’ensemble des fichiers d’un dossier, veillez à ce que le dossier ne soit pas ouvert et sélectionnez-le.

 Dans la barre des commandes ou dans le menu contextuel de la sélection (clic droit), cliquez, selon le cas, sur Copier dans ou Déplacer.

Selon l’option choisie, le volet Déplacer ou Copier s’affiche à droite de la fenêtre. Dans l’espace OneDrive Entreprise, c’est une nouvelle fenêtre qui s’ouvre et celle-ci propose également les bibliothèques (de groupes et/ou de sites SharePoint) auxquelles vous avez accès, récemment utilisées et/ou celles que vous avez choisies de suivre ; le lien Autres endroits... permet de rechercher une bibliothèque non proposée. 

images/6-05RB09.png

 Sélectionnez le dossier de destination ; pour afficher l’arborescence d’un dossier et afficher ses sous-dossiers, cliquez sur son nom.

Pour déplacer ou copier la sélection dans un nouveau dossier, cliquez sur Nouveau dossier images/6-05RB10.png (pour OneDrive Entreprise), saisissez son nom puis appuyez sur Entrée pour valider.

 Pour valider le déplacement, cliquez sur Déplacer...

Utiliser le Coffre-fort personnel OneDrive

Le Coffre-fort est un dossier protégé dans votre espace OneDrive Personnel dans lequel vous pouvez stocker vos fichiers et photos les plus importants ou les plus sensibles. L’accès à ce dossier requiert une méthode d’authentification forte ou une deuxième étape de vérification d’identité, comme la reconnaissance de votre empreinte digitale, votre code confidentiel ou un code envoyé par e-mail ou SMS. L’accès à ces fichiers verrouillés dans ce coffre est ainsi renforcé par cette couche de sécurité supplémentaire.

images/505-RBOFF365-11.png

Ce dossier spécifique est disponible dans les offres d’abonnement Microsoft 365 Famille et Personnel. Il n’est pas disponible dans OneDrive Entreprise ou avec les abonnements pour entreprise ou pour l’enseignement. Le Coffre-fort personnel est accessible depuis votre espace en ligne OneDrive, depuis votre ordinateur (Windows) et depuis l’application OneDrive mobile.

Le Coffre-fort personnel se verrouille automatiquement après une période d’inactivité (20 minutes sur le Web, 3 minutes sur une application mobile) ; vous devez ensuite le déverrouiller pour pouvoir de nouveau accéder à vos fichiers.

Configurer le Coffre-fort

La configuration du Coffre-fort doit être effectuée sur chacun des appareils sur lesquels vous souhaitez l’utiliser. Nous vous indiquons ci-après la procédure de configuration depuis votre espace OneDrive dans un navigateur internet.

 Dans votre espace OneDrive...

Utiliser l’historique de versions

L’historique de versions recence toutes les versions de fichiers (stockés dans OneDrive) enregistrées automatiquement par Microsoft (OneDrive Personnel) ou selon les paramètres de contrôle de versions définis généralement par l’administrateur (OneDrive Entreprise).

L’accès à l’historique de versions vous permet de consulter les différentes versions d’un fichier, de choisir de l’enregistrer ou de la supprimer ou bien de remplacer la version existante par une version antérieure.

Depuis l’espace OneDrive Entreprise

 Cliquez sur l’outil images/IC-022.png du fichier concerné ou affichez son menu contextuel et choisissez l’option Historique des versions

La liste des différentes versions du fichier s’affiche dans le volet Historique des versions :

images/6-05RB22.png

 Pour télécharger le fichier correspondant à une version, cliquez sur le numéro de la version ou choisissez l’option Télécharger dans la liste de l’outil images/5IC-039.png de la version ou dans le menu contextuel (clic droit).

 Dans la liste des versions, pour supprimer une version (hormis la dernière), cliquez sur l’outil images/5IC-039.png de la version et choisissez l’option Supprimer la version.

 Pour remplacer la version actuelle par une autre version de la liste, cliquez sur l’outil...

Enregistrer un fichier dans OneDrive à partir d’une application Office

Enregistrer dans l’espace OneDrive Personnel

 Dans l’application Office du poste de travail, ouvrez le fichier à enregistrer dans votre espace OneDrive.

Il s’agit bien de la version de bureau de l’application, pas celle de la version online.

 Cliquez sur l’onglet Fichier puis sur l’option Enregistrer sous.

Si vous êtes connecté à votre compte Microsoft, votre espace OneDrive - Personnel apparaît dans la liste du volet central ; les dossiers et fichiers de votre espace sont visibles dans le volet droit de la fenêtre :

images/505-RBOFF365-25.png

Si vous n’êtes pas connecté à votre compte Microsoft, cliquez, dans ce cas, sur l’emplacement OneDrive proposé et sur le bouton Se connecter du volet droit. Saisissez ensuite l’adresse de messagerie associée à votre compte Microsoft puis cliquez sur le bouton Suivant. Saisissez le Mot de passe dans la zone correspondante puis cliquez sur le bouton Se connecter.

Une fois la connexion établie, l’emplacement OneDrive - Personnel apparaît dans le volet central.

 Pour enregistrer le fichier, cliquez, si besoin, sur le dossier d’enregistrement du fichier pour l’ouvrir. 

 Modifiez éventuellement le nom du fichier dans la première zone de saisie du volet droit...

Ouvrir un fichier depuis une application Office du poste de travail

 Activez l’onglet Fichier puis l’option Ouvrir (ou Ctrl O).

 Dans le volet central, sélectionnez l’emplacement OneDrive - Personnel ou OneDrive suivi du nom de votre organisation.

 Dans le volet droit, cliquez éventuellement sur le dossier d’enregistrement du fichier puis sur le fichier à ouvrir.

Synchroniser des fichiers

La synchronisation permet de créer une réplique de l’ensemble des fichiers de votre espace OneDrive sur votre poste de travail et de pouvoir ensuite en disposer sans connexion Internet. Lorsque des modifications sont effectuées sur un des fichiers synchronisés, elles sont automatiquement répercutées sur le fichier d’origine de OneDrive lorsque la connexion Internet est active.

La synchronisation nécessite l’application Microsoft OneDrive. Cette application est automatiquement installée sur le poste de travail lors de l’installation des applications Office d’un abonnement Microsoft 365, elle peut également être téléchargée et installée depuis Microsoft Store.

La procédure d’activation est différente selon l’espace OneDrive Personnel ou l’espace OneDrive Entreprise à synchroniser.

Créer un dossier OneDrive Personnel synchronisé sur l’ordinateur

Si votre espace OneDrive est synchronisé sur votre ordinateur équipé de Windows (versions 10 ou 11), l’icône images/6-05RB25.png (blanc) est visible dans la zone de notifications (à droite de la barre des tâches) ou dans la liste de l’outil images/6-05RB26.png visible dans la zone de notification ; dans l’Explorateur de fichiers, l’emplacement OneDrive est visible dans le volet de navigation et donne accès aux fichiers de votre espace OneDrive :
images/6-05RB28.png

Suivez cette procédure si aucun espace OneDrive Personnel n’est synchronisé avec votre ordinateur.

 Dans Windows (10 ou 11), lancez l’application OneDrive en la choisissant dans le menu Démarrer ou en saisissant par exemple son nom dans la zone de recherche de la barre des tâches et en cliquant sur Ouvrir dans le volet droit des résultats de la recherche.

La fenêtre suivante s’ouvre :

images/505-RBOFF365-29.png

 Saisissez l’adresse de messagerie de votre compte Microsoft ou Microsoft 365 (Particulier) et cliquez sur Se connecter. Saisissez ensuite le mot de passe et cliquez sur Se connecter.

La fenêtre qui s’affiche vous indique où sera stocké le dossier OneDrive synchronisé. Le lien Modifier l’emplacement permet de choisir un autre dossier :

images/505-RBOFF365-30.png

 Cliquez sur Suivant.

Les fenêtres suivantes vous informent...

Accéder aux fichiers de son ordinateur à partir de OneDrive Personnel

Cette fonctionnalité vous permet d’accéder aux fichiers de votre PC depuis n’importe quel poste connecté à Internet à partir de votre espace de stockage en ligne OneDrive Personnel.

 Pour activer cette fonctionnalité, accédez aux paramètres de OneDrive en choisissant l’option Paramètres du menu contextuel de l’icône images/6-05RB30.png ou OneDrive Personnelimages/6-05RB25.png, située dans la zone de notification ou dans la liste de l’outil images/6-05RB26.png.

 Activez l’onglet Paramètres et l’option Me laisser utiliser OneDrive pour récupérer des fichiers sur ce PC et cliquez sur OK.

Vous pouvez répéter cette opération depuis chaque ordinateur pour lequel vous souhaitez accéder aux fichiers.

Dans votre espace OneDrive en ligne, le lien PC est désormais présent dans le volet de navigation.

 Cliquez sur le lien PC puis sur le nom de l’ordinateur pour afficher les fichiers et dossiers de l’ordinateur concerné.

Sauvegarder automatiquement des dossiers et fichiers sur OneDrive

Cette fonctionnalité permet d’enregistrer automatiquement tout le contenu des dossiers Documents, Images et/ou du Bureau de votre ordinateur dans votre espace de stockage OneDrive Personnel ou OneDrive Entreprise. Il vous est également possible d’enregistrer chaque nouvelle photo, vidéo ou capture d’écran dans votre espace OneDrive Personnel uniquement lorsqu’un appareil photo ou téléphone est connecté à votre ordinateur.

Configurer et activer la sauvegarde automatique

 Pour activer cette fonctionnalité et choisir les dossiers de sauvegarde automatique, utilisez une des méthodes suivantes :

  • Dans l’Explorateur de fichiers, choisissez l’option Gérer la sauvegarde de OneDrive du menu contextuel de l’emplacement OneDrive. images/rien.png
  • Choisissez l’option Paramètres du menu contextuel de l’icône OneDrive Entrepriseimages/6-05RB30.png ou OneDrive Personnel images/6-05RB25.png située dans la zone de notification ou dans la liste de l’outil images/6-05RB26.png puis activez l’onglet Sauvegarde.
images/6-05RB35.png

Les options Photos et vidéos et Captures d’écran ne sont disponibles que pour OneDrive Personnel.

 Pour Enregistrer automatiquement les photos et vidéos sur OneDrive réalisées avec votre smartphone, par exemple, activez l’option correspondante du cadre...

Restaurer son espace OneDrive

Cette fonctionnalité vous permet de restaurer l’intégralité de votre espace OneDrive tel qu’il était à une date donnée et ce, durant les 30 derniers jours.

 Dans un navigateur Internet, connectez-vous à votre espace OneDrive (Personnel ou Entreprise).

 Si vous êtes connecté à votre espace OneDrive Personnel : cliquez sur l’outil Paramètres images/5IC-045.png et sur Options. Dans le volet gauche de la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur la catégorie Restaurer votre espace OneDrive.

Si vous êtes connecté à votre espace OneDrive Entreprise : cliquez sur l’outil Paramètres images/5IC-045.png et sur le lien Restaurer votre espace OneDrive.

 Sur la page Restaurer votre OneDrive, choisissez une date dans la liste déroulante : Il y a une semaine, Il y a trois semaines ou Date et heure personnalisées.

 Éventuellement, sur le graphique qui s’affiche, faites glisser le curseur sur un jour donné pour afficher les activités correspondantes des fichiers sous le graphique. Vous pouvez par exemple identifier les activités inhabituelles comme l’intrusion d’un programme malveillant.

 Dans la liste des activités, cliquez sur la date la plus ancienne que vous voulez annuler pour sélectionner toutes les activités de ce jour...