Blog ENI : Toute la veille numérique !
-25€ dès 75€ sur les livres en ligne, vidéos... avec le code FUSEE25. J'en profite !
Accès illimité 24h/24 à tous nos livres & vidéos ! 
Découvrez la Bibliothèque Numérique ENI. Cliquez ici
  1. Livres et vidéos
  2. Microsoft 365 (6e édition)
  3. Conversations d'équipe ou privées
Extrait - Microsoft 365 (6e édition) Travaillez en ligne avec OneDrive, SharePoint, Teams, Planner, Outlook et Yammer
Extraits du livre
Microsoft 365 (6e édition) Travaillez en ligne avec OneDrive, SharePoint, Teams, Planner, Outlook et Yammer
1 avis
Revenir à la page d'achat du livre

Conversations d'équipe ou privées

Introduction

La messagerie instantanée intégrée à l’application Microsoft Teams vous permet d’envoyer des messages publics à l’ensemble des membres d’une équipe et également d’envoyer des messages privés à un ou plusieurs collègues spécifiques. Via cette messagerie, il vous est possible d’envoyer des fichiers et d’ajouter au texte des emojis, des GIF animés et des autocollants.

Les conversations et messages privés sont mémorisés et vous pouvez ainsi consulter l’historique pour, par exemple, reprendre une conversation.

Si le message concerne tous les membres de l’équipe, il sera saisi dans le canal Général. S’il concerne les membres d’un canal spécifique, il sera saisi dans ce canal mais tous les membres pourront le lire sauf si le canal est privé.

Si vous souhaitez envoyer un message à une ou plusieurs personnes spécifiques, utilisez la procédure d’envoi d’un message privé (cf. Publier un message privé).

Publier un message public

Les messages publics sont des messages accessibles à l’ensemble des membres d’une équipe dans un canal ou, si le canal est privé, aux membres autorisés à accéder au canal. Cette technique permet de créer une nouvelle conversation ; pour répondre à une conversation existante, consultez le titre Consulter et répondre à un message.

 Affichez la liste des équipes (icône images/6-09RB08.png).

 Dans le volet central, sélectionnez le canal de l’équipe dans lequel le message sera consultable.

 Dans le volet principal, cliquez sur l’onglet Publications.

 Dans la zone de saisie Démarrer une conversation, visible en bas du volet principal, saisissez le texte du message ; pour passer à la ligne, utilisez le raccourci ShiftEntrée.

Vous pouvez appliquer des mises en valeurs au texte du message, ajouter un sujet, des fichiers, des emojis, des GIF animés ou des autocollants ou mentionner une personne, une équipe ou un canal (cf. titres suivants).

 Pour envoyer votre message, appuyez sur la touche Entrée ou cliquez sur l’outil Envoyer images/IC-212.png.

Publier un message privé

Les messages privés sont des messages que vous envoyez à une ou plusieurs personnes spécifiques que vous choisissez. Il peut s’agit de personnes internes à votre organisation ou externes (selon les droits définis par l’administrateur).

 Cliquez sur images/6icconv.png dans la barre latérale gauche.

Le volet central affiche les utilisateurs récemment contactés, la zone Récentes de ce volet est active :

images/6-13RB01.png

 Si la personne est proposée dans la liste des conversations récentes (option Récentes du volet central ou dans la liste Contacts - pour accéder à la liste Contacts, cliquez sur Conversation dans le volet central puis sélectionnez Contacts), cliquez sur son nom pour démarrer une conversation avec cette personne.

Pour plus de détails sur l’ajout de contacts, vous pouvez vous reporter au titre Afficher/ajouter et gérer la liste des contacts.

 Si la personne (ou le groupe) n’est pas proposée dans ces listes, cliquez sur l’outil Nouvelle conversation images/6-13RB02.png, en haut du volet central.

Dans la zone À, du volet principal, saisissez le nom de la personne ou du groupe auquel vous souhaitez envoyer le message.

images/6-13RB03.png

Après saisie du nom de la personne à contacter, les derniers messages du contact peuvent s’afficher si vous avez communiqué avec cette personne dernièrement....

Ajouter un sujet

L’ajout d’un sujet à un message, disponible uniquement pour les conversations publiques, permet de le distinguer des autres et de le retrouver plus facilement.

 Dans la barre d’outils située sous la zone de saisie du message, cliquez sur l’outil Format images/6-13RB05.png.

 Saisissez le sujet du message dans la zone Ajouter un sujet.

images/6-13RB06.png

Mentionner un membre, une équipe, un canal ou les membres d’une balise

Dans un message privé ou public, il est possible de mentionner une personne, une équipe (pour mentionner tous les membres de l’équipe), un canal (utile pour les canaux privés, pour mentionner uniquement les membres ayant accès au canal) ou une balise (pour mentionner les membres de la balise). Les personnes mentionnées pourront prendre connaissance de votre message même si elles n’en sont pas destinataires. Les personnes mentionnées recevront alors une notification dans leur flux d’activités (icône Activité dans la barre latérale gauche) sur laquelle elles pourront cliquer pour accéder directement à l’emplacement de la conversation où elles ont été mentionnées. Un nombre apparaîtra également en regard du nom du canal.

La mention d’équipe ou de canal est effective uniquement si le propriétaire de l’équipe a activé les notifications @équipe et @canal (cf. Modifier les paramètres d’une équipe du chapitre Équipes et membres).

 Dans le texte d’un message, saisissez un arobase @.

Des suggestions de contacts sont proposées :

images/6-13RB07.png

 Si la personne à mentionner est présente dans la liste, cliquez sur son nom ; dans le cas contraire...

Appliquer des mises en valeur

 Affichez la barre d’outils de mise en forme en cliquant sur l’outil images/6-13RB05.png dans la barre d’outils visible sous la zone Démarrer une conversation d’une conversation d’équipe ou dans la zone Saisissez un message d’une conversation privée.

 Sélectionnez le texte du message à mettre en forme puis utilisez les outils de la barre d’outils pour appliquer les attributs souhaités :

images/518-RBOFF365-07.png

Définir la priorité d’un message

Dans les messages des conversations d’équipe ou privées, vous pouvez définir un message comme étant important ; dans les messages des conversations privées, vous pouvez indiquer qu’un message est urgent afin que le ou les destinataires du message reçoivent une notification toutes les 2 minutes pendant une durée de 20 minutes.

 Dans le message d’une conversation d’équipe, affichez la barre d’outils de mise en forme en cliquant sur l’outil images/6-13RB05.png dans la barre d’outils visible sous la zone Démarrer une conversation.

Ouvrez le menu Autres options images/5IC-098.png et choisissez l’option Marquer comme important

 Dans le message d’une conversation privée, cliquez sur l’outil Définir les options de remise images/6-13RB10.png dans la barre d’outils visible sous la zone Saisissez un message.

Choisissez l’option Important.

Un symbole représentant un point d’exclamation rouge images/5IC-110.png apparaît dans les messages marqués comme important ; l’intitulé IMPORTANT ! est également visible dans les messages :
images/6-13RB11.png
Dans la liste des conversations privées, un point d’exclamation rouge images/5IC-111.png est visible en regard de la conversation ; dans les conversations d’équipe, le point d’exclamation apparaît en regard...

Joindre un fichier à un message

Dans une conversation d’équipe, il vous est possible de joindre à un message un fichier provenant de votre poste de travail, de votre espace OneDrive Entreprise ou d’un canal d’une des équipes. Dans ce dernier cas, un lien d’accès au fichier partagé est envoyé et non la copie du fichier. Dans une conversation privée, vous pouvez seulement joindre un fichier provenant de votre espace de stockage OneDrive Entreprise ou de votre poste de travail.

Après envoi du message, les fichiers provenant de votre espace de stockage OneDrive Entreprise et de votre poste de travail seront copiés dans la bibliothèque SharePoint de l’équipe.

 Dans une conversation d’équipe : dans la barre d’outils visible sous la zone Démarrer une conversation, cliquez sur l’outil Joindre images/6-13RB14.png.

images/6-13RB15.png
Dans une conversation privée : dans la barre d’outils visible sous la sone Saisissez un message, cliquez sur l’outil Joindre images/6-13RB14.png.
images/6-13RB16.png

 Selon l’emplacement du fichier et le type de conversation, choisissez dans la liste une des options :

  • Récent : si le fichier a été utilisé récemment. Dans la liste des fichiers proposés, sélectionnez le fichier puis cliquez sur le bouton Charger une copie.images/rien.png
  • Parcourir les canaux...

Ajouter un emoji, un GIF animé ou un autocollant

 Dans la zone de texte du message, cliquez sur l’outil :

images/IC-217.png pour ajouter un emoji :
images/6-13RB18.png
images/IC-218.png pour ajouter un GIF animé (Giphy) :
images/6-13RB19.png
images/IC-219.png pour ajouter un autocollant :
images/6-13RB20.png

 Cliquez ensuite sur le symbole ou l’image à ajouter.

Envoyer un compliment

Cette nouvelle fonctionnalité permet de féliciter ou gratifier un membre de votre équipe. Les compliments peuvent être envoyés depuis un message d’une conversation d’équipe ou d’une conversation privée. La personne complimentée doit faire partie de votre équipe ou de vos contacts.

 Dans la zone de saisie de votre message d’une conversation d’équipe ou privée, cliquez sur l’outil Compliment images/5IC-131.png.

images/6-13RB21.png

 Cliquez sur le badge à associer au compliment que vous souhaitez envoyer.

 Dans la zone À, commencez par saisir le nom de la personne à laquelle vous destinez le compliment et sélectionnez son nom dans la liste lorsqu’il apparaît. Pour ajouter des personnes supplémentaires, répétez cette même procédure.

 Éventuellement, saisissez un complément de message dans la zone Note (facultatif).

 Cliquez sur le bouton Aperçu.

images/6-13RB22.png

 Cliquez ensuite sur le bouton Envoyer.

Dans la fenêtre des personnes complimentées, le texte et le badge associé au compliment apparaissent dans la zone du message ; le symbole images/5IC-130.png indique que ce compliment lui est personnellement adressé :
images/6-13RB23.png

Publier une annonce

Contrairement à une conversation classique via laquelle un échange est nécessaire, la publication d’une annonce a pour objectif de communiquer une information.

La publication d’une annonce est disponible uniquement lors de conversations publiques (dans un canal d’équipe). Afin d’attirer l’attention de vos interlocuteurs, des mises en forme spécifiques de texte et d’arrière-plan sont proposées pour ce type de message.

 Dans la zone de saisie de votre message d’une conversation d’équipe, cliquez sur l’outil Format images/6-13RB05.png visible sous la zone Démarrer une conversation.

 Ouvrez la liste Nouvelle conversation et choisissez l’option Annonce.

images/6-13RB24.png

 Saisissez l’intitulé de l’annonce dans la zone Tapez un titre. Renseignez un sous-titre dans la zone Ajouter un sous-titre et saisissez le texte de l’annonce dans la zone de saisie Tapez votre annonce.

images/6-13RB25.png

 Pour modifier la mise en forme du texte, utilisez les outils de la barre d’outils (cf. Appliquer des mises en valeur).

 Pour modifier la couleur d’arrière-plan, cliquez sur l’outil images/5IC-126.png visible dans la zone du titre de l’annonce. Choisissez un des modèles de couleurs proposés.

 Pour ajouter une image ou une photo comme arrière-plan, cliquez sur l’outil images/6-13RB26.png.

Dans la fenêtre...

Autoriser uniquement les modérateurs à répondre à ses messages

Par défaut, tous les membres de l’équipe (pour un canal public) ou seulement les membres autorisés à accéder au canal peuvent répondre aux messages que vous envoyez depuis les publications du canal. Avant d’envoyer le message, vous pouvez autoriser uniquement les modérateurs à répondre à vos messages. Pour activer la modération et choisir les membres modérateurs du canal, reportez-vous au titre Activer et gérer la modération d’un canal du chapitre Canaux et onglets.

 Dans la zone de saisie de votre message d’une conversation d’équipe, cliquez sur l’outil Format images/6-13RB05.png visible sous la zone Démarrer une conversation.

 Ouvrez la liste Tout le monde peut répondre et choisissez Vous et les modérateurs peuvent répondre.

images/6-13RB27.png

 Rédigez ensuite votre message et envoyez-le.

Publier un message dans plusieurs canaux

Par défaut, les messages publiés dans un canal sont visibles par tous les membres d’une même équipe si le canal est public ou uniquement par les membres autorisés à accéder au canal lorsque ce dernier est privé. Cette procédure vous permet de publier un message dans plusieurs canaux d’équipes différentes.

 Dans la zone de saisie de votre message d’une conversation d’équipe, cliquez sur l’outil Format images/6-13RB05.png visible sous la zone Démarrer une conversation.

 Cliquez sur le lien Publier dans plusieurs canaux et sur le bouton Sélectionner des canaux qui apparaît.

images/6-13RB28.png

 Dans la fenêtre Choisir les canaux qui s’affiche, sélectionnez les canaux dans lesquels vous souhaitez publier votre message.

Les canaux de toutes vos équipes sont proposés ; le canal depuis lequel vous rédigez le message est coché et il apparaît grisé car il n’est pas possible de le retirer de la publication :

images/6-13RB29.png

Le nombre de canaux sélectionnés est spécifié en bas de la fenêtre.

 Cliquez sur le bouton Mettre à jour.

La zone À : affiche les canaux dans lesquels votre message sera publié :

images/6-13RB30.png
Vous pouvez cliquer sur l’outil images/5IC-065.png d’un canal pour le retirer de la publication....

Consulter et répondre à un message

Consulter les messages privés et continuer une conversation

 Dans la barre latérale gauche, cliquez sur l’icône images/6-09RB07.png.

images/6-13RB90.png

L’icône Conversation affiche le nombre de messages non lus, ici 2 ; dans le volet central, les dernières conversations apparaissent dans la liste Récentes et les conversations dont les derniers messages n’ont pas été consultés sont en gras.

 Pour consulter le message d’une conversation, cliquez sur la conversation concernée dans le volet central.

 Pour continuer la conversation, cliquez dans la zone Saisissez un message du volet principal et saisissez le texte du message à envoyer.

Cliquez ensuite sur l’outil images/IC-212.png ou appuyez sur la touche Entrée pour l’envoyer.

Consulter les messages publics de l’équipe

 Affichez la liste des équipes en cliquant sur l’icône Équipes.

Dans le volet central, lorsque de nouveaux messages ont été échangés dans un canal, le nom du canal apparaît en gras.

 Sélectionnez le canal pour lequel vous souhaitez afficher les messages et, si besoin, dans le volet principal, cliquez sur l’onglet Publications.

Les messages non consultés apparaissent dans le volet central sous la section Dernière lecture.

Pour consulter les messages que vous avez envoyés...

Modifier ou supprimer un message publié

Pour modifier ou supprimer un message, vous devez être l’expéditeur du message.

 Pour modifier ou supprimer un message, pointez le message concerné et cliquez sur l’outil Autres options images/IC-201.png qui apparaît dans le coin supérieur droit du message.

images/6-13RB33.png

 Pour modifier le texte du message, choisissez l’option Modifier. Effectuez ensuite les modifications souhaitées puis cliquez sur l’outil Terminé images/5IC-132.png.

La modification du message est effective pour tous les membres de l’équipe ou du canal s’il s’agit d’une conversation publique et pour les destinataires s’il s’agit d’une conversation privée.

 Pour supprimer un message, choisissez l’option Supprimer.

Le message est alors supprimé de la conversation et l’indication suivante apparaît ; le lien Annuler permet d’annuler la suppression du message :

images/6-13RB34.png

Enregistrer un message publié

Les conversations d’équipe (ou de canaux privés) et les conversations privées peuvent être enregistrées afin de les consulter ultérieurement. Vous pouvez enregistrer vos propres messages ou les messages d’un autre expéditeur.

 Accédez au message à enregistrer.

 Pointez le message et cliquez sur l’outil Autres options images/5IC-098.png qui apparaît dans le coin supérieur droit du message puis choisissez l’option Enregistrer ce message

 Pour afficher la liste des messages enregistrés, cliquez sur l’icône de l’utlisateur connecté, en haut et à droite de la fenêtre, et choisissez l’option Enregistré.

Les messages s’affichent dans le volet central de la fenêtre.

 Pour consulter un des messages enregistrés, sélectionnez-le dans le volet central pour afficher son contenu dans le volet principal.

 Pour retirer un message de la liste des messages enregistrés, cliquez sur l’outil images/5IC-133.png correspondant.

Réagir à un message

 Pour transmettre votre réaction suite à la lecture d’un message, pointez le message et cliquez sur un des pictogrammes qui apparaissent dans le coin supérieur droit du message :

images/6-13RB35.png

Le pictogramme choisi apparaît dans le coin supérieur du message ; le nombre de fois où le pictogramme a été choisi par les utilisateurs apparaît en regard de ce symbole ; vous pouvez pointer un pictogramme pour prendre connaissance des utilisateurs l’ayant choisi :

images/6-13RB36.png

 Pour retirer une appréciation, cliquez sur le pictogramme que vous avez choisi.

Afficher/ajouter et gérer la liste des contacts

Il est conseillé de compléter votre liste de contacts afin de faciliter l’envoi de messages privés ou d’appels audio ou vidéo.

Afficher la liste des contacts

 Pour afficher la liste des contacts, cliquez sur l’icône images/6-09RB10.png dans la barre latérale gauche ou dans la liste Autres applications ajoutées images/5IC-098.png.

 Dans le volet central, cliquez sur l’onglet Contacts pour afficher, dans le volet principal, la liste de vos contacts.

images/6-13RB37.png

Les icônes situées à droite d’un contact permettent de lancer une conversation, envoyer un e-mail, démarrer un appel vidéo ou audio avec le contact.

Ajouter/supprimer des contacts

 Pour créer un nouveau contact, dans le volet principal, cliquez sur le bouton Ajouter un contact.

 Saisissez le nom, le numéro de téléphone ou l’adresse de messagerie du contact à ajouter ; il peut s’agit d’un contact externe à votre entreprise si votre administrateur a autorisé les contacts externes.

 Cliquez sur Ajouter.

Le contact est alors ajouté à la liste ; si vous avez renseigné un numéro de téléphone, le formulaire suivant s’affiche :

images/6-13RB38.png

 Complétez le formulaire en renseignant le nom complet du contact et, éventuellement, le nom de sa société...

Lancer un appel audio ou vidéo

 Pour lancer un appel, utilisez une des méthodes suivantes :

  • Si la personne est visible dans une conversation, pointez sa photo (ou ses initiales) puis, dans l’info-bulle qui s’affiche, cliquez sur l’outil images/5IC-141.png pour lancer un appel vidéo ou images/5IC-142.png pour lancer un appel audio.
  • Depuis la liste Contacts (icône images/6-09RB10.png - onglet Contacts), cliquez sur l’outil images/5IC-141.png pour lancer un appel vidéo ou images/5IC-142.png pour lancer un appel audio visible en regard de son nom. Si le nom du contact n’est pas visible, tapez son nom dans la zone Rechercher un contact.
  • Depuis la liste Numérotation rapide (icône images/6-09RB10.png - onglet Téléphone), pointez le contact, cliquez sur l’outil images/5IC-141.png pour lancer un appel vidéo ou images/5IC-142.png pour lancer un appel audio visible sur la vignette du contact.
Si vous avez déjà appelé la personne ou si elle vous a appelé, vous pouvez également, depuis l’historique des appels, utiliser l’option Rappeler dans la liste Autres options images/5IC-098.png.

L’appel se lance, lorsque votre interlocuteur répond, la fenêtre de conversation s’ouvre ; sur cet exemple, il s’agit d’un appel audio :

images/6-13RB40.png

Pendant l’appel, vous pouvez utiliser les outils proposés :

images/6-13RB41.png

pour afficher les participants.

images/6-13RB42.png

pour afficher le volet de conversation.

images/6-13RB43.png

Autres actions : pour accéder à d’autres fonctionnalités....

Répondre à un appel audio ou vidéo

Lorsqu’un interlocuteur vous appelle, une notification apparaît sur l’écran :

images/6-13RB48.png

 Cliquez sur l’outil images/5IC-144.png pour répondre à l’appel et activer la vidéo.

Cliquez sur l’outil images/5IC-143.png pour répondre à l’appel sans activer la vidéo.
Cliquez sur l’outil images/5IC-146.png pour décliner l’appel.

Si vous avez décliné l’appel ou si vous n’avez pas répondu, la messagerie vocale s’active et permet à votre interlocuteur de laisser un message.

 Pour écouter les messages enregistrés dans votre messagerie vocale, cliquez sur l’icône images/6-09RB10.png dans la barre latérale gauche (ou dans la liste images/5IC-098.png) et sur l’option Messagerie vocale dans le volet central.

Le nombre de nouveaux messages apparait en regard de l’option Messagerie vocale dans le volet central ; les nouveaux messages apparaissent en gras dans le volet principal :

images/6-13RB49.png

 Cliquez sur le message à écouter.

images/6-13RB50.png

 Cliquez ensuite sur l’outil Lire images/5IC-147.png.

Dans la liste Autres actions images/5IC-148.png du message, vous pouvez choisir de supprimer le message ou de rappeler votre interlocuteur.