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Extrait - Microsoft 365 (6e édition) Travaillez en ligne avec OneDrive, SharePoint, Teams, Planner, Outlook et Yammer
Extraits du livre
Microsoft 365 (6e édition) Travaillez en ligne avec OneDrive, SharePoint, Teams, Planner, Outlook et Yammer Revenir à la page d'achat du livre

Calendrier Outlook pour le Web

Accéder au Calendrier

 Depuis votre espace de travail Microsoft 365, cliquez sur la vignette Calendrier ou choisissez-la dans la liste du Lanceur d’applications images/5IC-003.png.

Si la messagerie d’Outlook ou l’application Contacts ou To Do est ouverte, cliquez sur l’icône images/6-19RB06.png visible en bas du volet de navigation (ou dans la barre latérale gauche pour les abonnements particuliers).

Découvrir l’application Calendrier

Par défaut, le calendrier est affiché sous forme de mois :

images/6-22RB01.png

Dans le volet de navigation, sous l’intitulé Mes calendriers, vous constatez que vous disposez de trois calendriers : le Calendrier standard dans lequel vous planifiez vos rendez-vous, le calendrier Jours fériés - France contenant les fêtes et jours fériés du pays et le calendrier Anniversaires dans lequel vous pouvez enregistrer les anniversaires de vos contacts.

 Pour afficher les éléments de ces trois calendriers, cliquez sur ces calendriers dans le volet de navigation pour les sélectionner ; à l’inverse, pour masquer les informations d’un calendrier, cliquez sur son nom pour le désélectionner.

Le volet droit affiche le détail du jour sélectionné dans le calendrier, vous pouvez le masquer en cliquant sur l’outil images/5IC-211.png.
Les paramètres du calendrier sont accessibles via l’outil Paramètres images/5IC-178.png et le lien Afficher tous les paramètres d’Outlook - catégorie Calendrier.

Naviguer et modifier l’affichage du calendrier

 Pour atteindre une date précise, dans le calendrier miniature du volet de navigation, accédez au mois de la date à atteindre en utilisant les outils images/5IC-206.png et images/5IC-207.png puis cliquez sur la date à afficher.

 Pour atteindre la date du jour, cliquez sur Aujourd’hui.

 Pour modifier l’affichage, ouvrez la liste de l’affichage en cours, sur notre exemple Mois et choisissez Jour, Semaine de travailSemaine ou Mois.

 Selon l’affichage choisi, pour vous déplacer de jour en jour, de semaine en semaine ou de mois en mois, cliquez sur les outils images/5IC-206.png et images/5IC-207.png situés au-dessus du calendrier, à gauche du mois.

Vous pouvez masquer les prévisions météorologiques ou modifier le lieu : cliquez sur un symbole météorologique (nuage, soleil...) et sur Modifier les emplacements.

Créer un rendez-vous/un événement

Un rendez-vous correspond à toute activité pour laquelle vous souhaitez bloquer du temps sur le calendrier sans pour autant impliquer la convocation d’autres personnes ou l’utilisation de ressources supplémentaires. Un événement quant à lui occupe une ou plusieurs journées entières.

Méthode rapide

 Affichez sur le calendrier la date à laquelle vous souhaitez planifier un rendez-vous ou un événement.

 Cliquez sur la date concernée.

images/6-22RB02.png

 Saisissez l’intitulé du rendez-vous ou de l’événement dans la zone Ajoutez un titre.

 Pour choisir l’icône qui sera associée au rendez-vous ou à l’événement, cliquez sur images/6-22RB03.png à gauche du titre et choisissez une des icônes proposées.

La zone Invitez des participants permet de saisir le nom ou les contacts que vous souhaitez convier, le rendez-vous est alors transformé en réunion (cf. Planifier une réunion).

 S’il s’agit d’un événement, qui dure une ou plusieurs journées entières, activez l’option Journée entière.

Dans le cas contraire, précisez l’heure de début et de fin du rendez-vous en les sélectionnant dans les listes situées en regard de la date.

 Éventuellement, renseignez le lieu...

Modifier un rendez-vous/un événement

 Pour modifier les informations d’un rendez-vous ou d’un évènement, double cliquez sur son objet dans le calendrier ou sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton Modifier.

Réalisez les modifications souhaitées puis cliquez sur Enregistrer.

 Pour déplacer un rendez-vous ou un événement, faites-le glisser sur le calendrier à la date et l’heure souhaitées.

Les modes d’affichage Jour, Semaine de travail et Semaine sont recommandés pour utiliser cette procédure.

 Pour supprimer un rendez-vous ou un évènement, sélectionnez-le et appuyez sur la touche Suppr ou cliquez sur l’option Supprimer dans l’info-bulle. Confirmez la suppression en cliquant sur le bouton Supprimer du message qui s’affiche.

Pour ouvrir un rendez-vous ou un événement ou modifier son icône, la disponibilité, sa catégorie ou pour le supprimer, vous pouvez également utiliser les options du menu contextuel (clic droit) du rendez-vous ou de l’événement concerné :

images/6-22RB09.png

Planifier une réunion

Une réunion est un rendez-vous qui fait appel à plusieurs personnes ainsi qu’à des ressources (salle ou équipement).

 Dans la barre des commandes, cliquez sur Nouvel événement ou double cliquez sur la date et l’heure souhaitées de la réunion à planifier.

 Saisissez l’intitulé de la réunion dans la zone Ajoutez un titre.

 Spécifiez les caractéristiques de la réunion : son emplacement, le jour et l’heure, sa durée, etc. (cf. Créer un rendez-vous/un événement).

 Pour ajouter les personnes que vous souhaitez inviter à participer à la réunion, cliquez dans la zone Invitez des participants.

La liste Contacts suggérés qui s’affiche vous propose les contacts avec lesquels vous communiquez régulièrement :

images/6-22RB10.png

Pour ajouter des personnes dont la présence est obligatoire, cliquez sur le nom du contact s’il est proposé dans la liste ou saisissez les premiers caractères de son nom ou de son prénom et sélectionnez-le dans la liste lorsque son nom est proposé.

Répétez cette procédure pour ajouter tous les participants dont la présence est obligatoire. 

Pour ajouter des participants dont la présence est facultative, cliquez sur le lien...

Planifier une réunion à partir d’un e-mail reçu

 Dans l’application Courrier d’Outlook, sélectionnez l’e-mail ou ouvrez-le.

 Cliquez sur l’outil Autres actions images/5IC-014.png du message et choisissez l’option Répondre à tous avec une réunion (ou Autres actions de réponse - Répondre à tous avec une réunion).

Le formulaire d’un nouvel événement s’ouvre ; l’intitulé de la réunion reprend l’objet du message et, dans la liste des participants, l’expéditeur du message et éventuellement ceux des autres destinataires du message sont repris ainsi que le message d’origine dans la zone des notes :

images/6-22RB17.png

 Complétez les différentes informations relatives à la réunion selon la disponibilité des participants (cf. Planifier une réunion) puis cliquez sur Envoyer.

Gérer les invitations à une réunion

En tant qu’organisateur d’une réunion, vous pouvez consulter les différentes réponses des participants, modifier la date de la réunion ou la supprimer.

 Pour afficher les réponses des participants, cliquez sur l’objet de la réunion dans le calendrier.

Le nombre de réponses acceptées, provisoires et refusées est indiqué dans l’info-bulle :

images/6-22RB18.png

 Pour afficher le détail des réponses ou modifier la réunion, cliquez sur Modifier.

 Pour consulter les différentes réponses, cliquez sur Suivi dans la barre de commandes. 

Le volet Suivi s’ouvre à droite de la fenêtre :

images/6-22RB19.png

Si vous avez réservé une salle, cette dernière fait également partie des réponses si sa réservation a été acceptée ou refusée.

 Si nécessaire, modifiez les informations ou horaires de la réunion puis cliquez sur Envoyer pour envoyer à nouveau les invitations aux participants avec les modifications effectuées.

 Pour supprimer une réunion, cliquez sur la réunion puis sur Annuler.

images/6-22RB20.png

Dans la zone de saisie, saisissez un message pour justifier cette annulation, puis cliquez sur le bouton Envoyer.

Lorsqu’une réunion est annulée, elle est alors automatiquement...

Répondre à l’invitation à une réunion

 Dans le volet de navigation de l’application Courrier, sélectionnez le dossier Boîte de réception puis sélectionnez ou faites un double clic sur l’invitation reçue à laquelle vous souhaitez répondre.

Le symbole images/6-22RB21.png est associé aux messages de demande de réunion.

Le titre de la réunion, sa date et les participants sont rappelés dans le message :

images/6-22RB22.png

S’il existe des conflits avec les rendez-vous déjà planifiés, vous pouvez les visualiser en cliquant sur le lien Afficher les conflits. Sur cet exemple, l’intitulé Aucun conflit est précisé.

 Si vous souhaitez envoyer un message à l’organisateur de la réunion, saisissez-le dans la zone Ajouter un message à ; dans le cas contraire, désactivez l’option Envoyer un courrier à l’organisateur.

 Pour proposer un autre horaire, ouvrez la liste Proposer un nouvel horaire et choisissez l’option Je participerai peut-être ou Non, je n’y assisterai pas.

Dans la fenêtre qui s’ouvre sur le planning des participants, faites glisser le rectangle de la plage horaire sur le planning ou indiquez la date et les horaires via les listes horaires situées au-dessus du planning. Cliquez ensuite sur OK.

La fenêtre suivante s’affiche :...

Créer un rendez-vous, un événement ou une réunion périodique

Il s’agit de répéter automatiquement un rendez-vous, un événement ou une réunion à intervalles réguliers.

 Lors de la création ou de la modification de l’élément concerné, sélectionnez une des options proposées de la liste Répétition ou choisissez l’option Personnalisée si aucune option ne convient.

 Si vous avez sélectionné l’option Personnalisée, choisissez une option dans les listes Répéter chaque et précisez les informations de périodicité qui sont proposées.

Si besoin, précisez une autre date de fin en la choisissant dans la liste ou cliquez sur le lien Supprimer la date de fin.

Sur cet exemple, le rendez-vous sera répété tous les mercredis :

images/6-22RB25.png

 Cliquez sur le bouton Enregistrer.

 Cliquez ensuite sur Enregistrer ou, s’il s’agit d’une réunion, cliquez sur Envoyer.

L’icône images/6-22RB26.png symbolise un élément périodique.

 Pour modifier un élément périodique, faites un clic droit sur son nom dans le calendrier, pointez l’option Modifier puis choisissez l’option Cet événement pour ne modifier que l’occurrence sélectionnée...

Compléter le calendrier des anniversaires

Par défaut, chaque utilisateur dispose d’un calendrier d’anniversaires dans lequel il peut enregistrer les anniversaires des personnes de son choix. Par défaut, les anniversaires renseignés dans la fiche des contacts sont visibles dans ce calendrier.

L’ajout d’un nouvel événement dans le calendrier Anniversaires crée un nouveau contact auquel vous associez sa date d’anniversaire. Pour ajouter les anniversaires de vos contacts existants, modifiez dans ce cas la fiche de ce contact (cf. Modifier un contact du chapitre Contacts) et, dans la liste Ajouter plus - Autre, sélectionnez Anniversaire pour préciser la date.

 Pour ajouter des événements d’anniversaire dans ce calendrier, faites un clic droit sur le calendrier Anniversaires dans la liste Mes calendriers du volet de navigation et choisissez l’option Nouvel anniversaire.

Le formulaire de création d’un nouveau contact s’ouvre :

images/6-22RB27.png

 Renseignez les différentes informations relatives à la personne (cf. Ajouter un nouveau contact du chapitre Contacts).

 Dans les listes du cadre Anniversaire, renseignez sa date d’anniversaire.

 Cliquez sur Créer.

Ce calendrier ne peut pas être supprimé mais vous pouvez le désactiver : cliquez sur l’outil Paramètres images/5IC-178.png puis...

Imprimer le calendrier

Vous pouvez imprimer le calendrier ou le texte associé aux éléments du calendrier.

 Sélectionnez le calendrier à imprimer dans le volet de navigation.

 Affichez la vue (Jour, Semaine de travail, Semaine ou Mois) et la période que vous souhaitez imprimer puis, dans la barre des commandes, cliquez sur Imprimer.

L’aperçu de la vue active du calendrier telle qu’elle sera imprimée s’affiche dans la partie droite de la fenêtre.

images/6-22RB28.png

 Si vous utilisez plusieurs calendriers, choisissez, dans la liste Calendrier, celui que vous souhaitez imprimer.

 Dans la liste Afficher, choisissez, si besoin, un autre format d’affichage : Jour, Semaine, Semaine de travail ou Mois.

 Si vous avez choisi Semaine ou Semaine de travail, sélectionnez, dans la liste Disposition, l’orientation du calendrier : Standard, Agenda horizontal ou Agenda vertical.

 Dans les listes Intervalle de temps, sélectionnez la plage horaire qui doit être imprimée. 

 Cochez si nécessaire l’option Afficher le mini-mois ; celui-ci apparaîtra au-dessus du calendrier.

 Cochez l’option Imprimer l’agenda détaillé si vous souhaitez afficher le détail des rendez-vous.

 Si vous avez choisi Jour dans la liste Afficher, cochez éventuellement l’option Laisser un espace réservé...

Travailler avec plusieurs calendriers

Créer un groupe de calendriers

Un groupe de calendriers est utile pour regrouper plusieurs calendriers du même type. Par défaut, les groupes Mes calendriers, Autres calendriers et Groupes existent.

 Pour créer un nouveau groupe de calendriers, faites un clic droit sur un des groupes existants : Mes calendriers ou Autres calendriers puis choisissez l’option Nouveau groupe de calendriers.

 Saisissez le nom du groupe et appuyez sur Entrée.

Le nouveau groupe (ici, Commerciaux) apparaît dans le volet de navigation à la suite des deux autres groupes Mes calendriers et Autres calendriers. Il ne contient aucun calendrier. Lorsqu’un nouveau calendrier est créé, importé ou partagé, vous pouvez choisir le groupe de calendriers dans lequel il sera ajouté :

images/6-22RB29.png

 Pour renommer ou supprimer un groupe de calendriers, choisissez l’option Renommer ou Supprimer du menu contextuel (clic droit) du groupe.

Créer un calendrier supplémentaire

En plus du calendrier par défaut, vous pouvez créer un ou plusieurs calendriers supplémentaires. 

 Pour créer un calendrier supplémentaire, cliquez sur le lien Ajouter un calendrier dans le volet de navigation.

 Dans la fenêtre Ajouter un calendrier, cliquez sur Créer un calendrier vide.

images/6-22RB30.png

 Saisissez le nom du nouveau calendrier....

Partager un calendrier

Il s’agit ici de partager avec d’autres personnes de votre organisation, les informations de votre calendrier. La méthode utilisée ici permettra à d’autres personnes de consulter les éléments de votre calendrier partagé et, selon les autorisations que vous leur accorderez, ils auront la possibilité de les modifier, de les supprimer ou encore, de créer d’autres éléments.

 Dans la barre des commandes, ouvrez la liste Partager et cliquez sur le nom du calendrier que vous souhaitez partager ou faites un clic droit sur le nom du calendrier à partager (Calendrier ou un calendrier personnalisé) visible dans le volet de navigation et sélectionnez l’option Partage et autorisations.

La fenêtre suivante s’affiche ; si vous avez choisi de partager votre calendrier principal (comme sur cet exemple), celui-ci est, par défaut, partagé avec les membres de votre organisation qui peuvent seulement voir si vous êtes disponible ou non, ils n’ont pas accès aux détails des événements.

images/6-22RB34.png

 Saisissez, dans la zone de saisie, l’adresse e-mail ou le nom de la personne avec laquelle vous souhaitez partager votre calendrier et lorsque son nom s’affiche dans la liste, sélectionnez-le ou cliquez sur Rechercher dans les contacts pour lancer la recherche dans votre...

Ouvrir un calendrier partagé

 Dans l’application Courrier, sélectionnez le dossier Boîte de réception dans le volet de navigation.

 Sélectionnez ou ouvrez le message contenant l’invitation du calendrier à partager.

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 Cliquez sur Accepter et afficher le calendrier.

Le calendrier est ajouté au groupe de calendriers Autres calendriers ou Calendrier des contacts dans le volet de navigation.

 Pour afficher ou masquer le calendrier, cliquez sur son nom dans le volet de navigation.

Générer un lien d’accès vers un de ses calendriers

Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour générer le lien d’accès à votre calendrier afin de le transmettre ensuite aux utilisateurs de votre choix (internes ou externes à votre entreprise).

 Cliquez sur l’outil Paramètres images/5IC-178.png et sur le lien Afficher tous les paramètres d’Outlook.

 Dans le volet central, sélectionnez la catégorie Calendriers partagés.

 Dans le cadre Publier un calendrier du volet droit, ouvrez la liste Sélectionner un calendrier et choisissez celui que vous souhaitez publier.

 Dans la liste suivante, choisissez l’option correspondant aux informations qui seront publiées.

 Cliquez sur Publier.

Une fois l’enregistrement effectué, les liens HTML et ICS apparaissent dans le volet droit :

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Le lien HTML est destiné à afficher votre calendrier dans un navigateur Internet sans demande de connexion à un compte Microsoft 365.

Le lien ICS permet d’importer le calendrier correspondant dans l’application Calendrier de l’utilisateur (cf. Utiliser un lien d’accès pour ajouter un calendrier).

 Pour partager ces liens, cliquez sur le lien à partager et choisissez l’option Copier le lien. Collez ensuite le lien dans un nouveau message électronique si vous souhaitez...

Utiliser un lien d’accès pour ajouter un calendrier

Lorsqu’un utilisateur vous a envoyé le lien ICS de son calendrier, vous pouvez alors utiliser cette procédure pour ajouter son calendrier à votre liste de calendriers.

 Copiez, au préalable, le lien ICS du calendrier à importer.

 Dans le volet de navigation, cliquez sur Ajouter un calendrier et, dans le volet gauche de la fenêtre, cliquez sur l’option S’abonner à partir du web.

 Dans la zone Entrez l’URL du calendrier, collez le lien du calendrier.

 Saisissez ensuite son nom dans la zone Nom du calendrier et choisissez sa couleur.

 Dans la liste Ajouter à, choisissez le groupe de calendriers dans lequel vous souhaitez l’ajouter.

 Cliquez sur Importer.