Blog ENI : Toute la veille numérique !
Accès illimité 24h/24 à tous nos livres & vidéos ! 
Découvrez la Bibliothèque Numérique ENI. Cliquez ici
Accès illimité 24h/24 à tous nos livres & vidéos ! 
Découvrez la Bibliothèque Numérique ENI. Cliquez ici
  1. Livres et vidéos
  2. Microsoft 365 (6e édition)
  3. Envoi, réception et gestion des messages
Extrait - Microsoft 365 (6e édition) Travaillez en ligne avec OneDrive, SharePoint, Teams, Planner, Outlook et Yammer
Extraits du livre
Microsoft 365 (6e édition) Travaillez en ligne avec OneDrive, SharePoint, Teams, Planner, Outlook et Yammer
2 avis
Revenir à la page d'achat du livre

Envoi, réception et gestion des messages

Créer et envoyer un message

Créer un nouveau message

 Cliquez sur Nouveau courrier ou appuyez sur N.

images/6-20RB01.png
L’outil images/5IC-188.png permet d’afficher le message dans une fenêtre indépendante.

Renseigner le nom des destinataires

 Cliquez dans la zone À et saisissez le nom ou l’adresse e-mail du destinataire.

Dès les premiers caractères saisis, une liste de contacts dont le nom contient les caractères saisis s’affiche :

images/6-20RB02.png
L’outil images/IC-020.png permet de supprimer le contact de cette liste.

 Si le destinataire est visible dans la liste, cliquez sur son nom, sinon saisissez son adresse e-mail et appuyez sur Entrée.

Pour ajouter des destinataires enregistrés dans le carnet d’adresses de l’application Contacts, cliquez sur À. Cliquez sur le symbole images/IC-110.png visible en regard du destinataire à ajouter puis fermez la fenêtre Ajouter des destinataires (cf. Gérer les destinataires d’un message).

Compléter l’objet et le texte du message

L’objet du message est le premier élément qui est vu par le ou les destinataire(s).

 Pour le renseigner, saisissez-le dans la zone Ajouter un objet.

 Pour saisir le texte du message, utilisez la grande zone de saisie.

Appliquer des attributs de mise en forme

 Pour appliquer des attributs de mise en forme au texte du message, si nécessaire, affichez la barre d’outils...

Gérer les destinataires d’un message

Choisir les destinataires dans le carnet d’adresse ou l’annuaire de l’entreprise

 Lors de la création d’un message, pour ajouter des destinataires enregistrés dans le carnet d’adresses de l’application Contacts et/ou, pour les abonnements destinés aux entreprises, dans l’annuaire de l’entreprise, cliquez sur À.

La liste des contacts du carnet d’adresses de l’utilisateur est proposée par défaut.

images/526-RBOFF365-04.png

 Cliquez sur le symbole images/IC-110.png correspondant à son nom.

Le destinataire apparaît dans la zone À.

 Pour ajouter des destinataires provenant de l’annuaire de l’entreprise, cliquez, dans le volet gauche, sur le carnet d’adresses dans lequel se trouvent les destinataires :

All Rooms : pour accéder aux adresses e-mails des salles.

All Users : pour accéder à la liste des membres de l’entreprise.

All Distribution Lists : pour accéder aux listes de distribution.

All Contacts : pour accéder à la liste des contacts de l’annuaire.

All Groups : pour accéder aux groupes Microsoft 365 de l’entreprise.

Cliquez sur le symbole images/IC-110.png correspondant au contact à ajouter.

Il est également possible d’utiliser la zone de recherche pour retrouver plus facilement les destinataires à ajouter.

Fermez ensuite la fenêtre...

Enregistrer un message pour l’envoyer ultérieurement

Si vous ne souhaitez pas envoyer un message tout de suite car vous prévoyez d’y apporter des modifications, vous pouvez l’enregistrer et décider de l’envoyer ultérieurement.

 Dans la fenêtre du message, cliquez sur l’outil images/IC-099.png et sélectionnez l’option Enregistrer comme brouillon.

Le message est classé dans le dossier Brouillons.

 Cliquez sur un message quelconque de la liste des messages (volet central) pour fermer la fenêtre du message.

 Lorsque vous serez prêt à envoyer le message, sélectionnez le dossier Brouillons dans le volet de navigation. Dans le volet central, sélectionnez le message.

Dans le volet droit, cliquez sur l’outil Poursuivre la modification images/5IC-189.png.
images/6-20RB06.png

 Modifiez ou complétez, si besoin, le message puis cliquez sur le bouton Envoyer.

Le message disparaît automatiquement du dossier Brouillons.

Ajouter une pièce jointe à un message

Lors de l’envoi d’un message, il est possible de joindre des fichiers provenant de votre poste de travail, de votre espace OneDrive Entreprise ou Personnel, d’une bibliothèque de documents d’un groupe Microsoft 365, d’un site SharePoint ou d’une équipe Teams. 

Vous pouvez choisir d’envoyer la copie d’un fichier (cf. sous-titre Joindre un fichier à un message) ou d’envoyer le lien d’accès à un fichier partagé (cf. sous-titre Joindre le lien d’accès à un fichier).

Joindre un fichier à un message

 Dans la barre de commandes de la fenêtre du message, cliquez sur Joindre.

images/6-20RB90.png

 La partie inférieure du menu affiche les derniers fichiers utilisés, si le fichier à joindre est proposé dans cette liste, cliquez sur son nom.

Dans le cas contraire, si le fichier est stocké sur votre ordinateur, choisissez l’option Parcourir cet ordinateur. Accédez au fichier puis double cliquez sur son nom.

Si le fichier se trouve dans un de vos espaces de stockage sur OneDrive ou dans la bibliothèque d’un groupe Microsoft 365 associé éventuellement à un site SharePoint ou à une équipe Teams, choisissez l’option OneDrive.

Par défaut, les fichiers récemment utilisés de votre espace...

Définir l’importance et la nature d’un message

Par défaut, tout nouveau message est proposé avec une importance normale et un critère de diffusion normal. Pour indiquer au(x) destinataire(s) du message que celui-ci est d’une importance haute ou faible, vous pouvez le signaler avant l’envoi du message. Il en va de même pour indiquer le critère de diffusion d’un message.

Définir l’importance

 Dans la fenêtre de création d’un message, cliquez sur l’outil images/IC-099.png, pointez l’option Définir l’importance et sélectionnez l’option Élevée ou Faible.

Les messages de haute importance sont indiqués par ce symbole images/aIC-116.PNG et ceux de faible importance par ce symbole images/aIC-117.PNG.

Choisir un niveau de confidentialité

Les niveaux de confidentialité sont disponibles uniquement pour les abonnements destinés aux entreprises.

 Pour choisir un niveau de confidentialité, cliquez sur l’outil images/IC-099.png et sélectionnez l’option Afficher les options des messages.

images/6-20RB11.png

 Dans la fenêtre Options des messages, ouvrez la liste Niveau de confidentialité et sélectionnez une des options :

Normal

indique que le contenu du message est standard.

Personnel

suggère que le contenu du message est de nature personnelle.

Privé

indique que le contenu du message est privé....

Demander un accusé de réception/de lecture

Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les abonnements destinés aux entreprises.

 Dans la fenêtre de création d’un message, cliquez sur l’outil images/IC-099.png et sélectionnez l’option Afficher les options des messages.

 Dans la fenêtre Options des messages, si vous souhaitez être prévenu lorsque les destinataires ont reçu le message, cochez l’option Demander un accusé de réception (vous recevrez automatiquement un message précisant la date et l’heure de la réception chez chacun des destinataires) ; si vous souhaitez être prévenu lorsque les destinataires ont lu le message, cochez l’option Demander une confirmation de lecture (vous recevrez automatiquement un message précisant la date et l’heure de l’ouverture du message).

 Cliquez sur le bouton OK.

 Continuez si besoin l’élaboration du message puis envoyez-le.

Dans le cas d’un accusé de lecture, lorsque le destinataire ouvre le message, la barre d’informations indique que le destinataire a demandé une confirmation de lecture.

images/6-20RB13.png

En cliquant sur le lien cliquez ici, un message de confirmation de lecture est envoyé à l’expéditeur du message.

Utiliser le mode d’affichage Conversations

Par défaut, c’est le mode d’affichage Conversations qui est appliqué au contenu des dossiers Boîte de réception et Éléments envoyés. Ce mode d’affichage permet d’organiser les messages par conversation. Une conversation regroupe les messages dont l’objet est identique permettant ainsi d’améliorer le suivi et la gestion des messages.

Activer/désactiver l’affichage Conversations

 Pour activer ou désactiver l’affichage Conversations, sélectionnez le dossier concerné (Boîte de réception ou Éléments envoyés).

 Cliquez sur l’outil Paramètres images/5IC-178.png puis, dans la rubrique Organiser la liste des messages, choisissez l’option Grouper dans les conversations ou Afficher chaque message séparément pour activer ou désactiver cet affichage.

 Fermez ensuite le volet Paramètres.

Afficher les messages d’une conversation

Les messages d’une conversation sont regroupés sous un même en-tête qui reprend le nom des destinataires (ou expéditeurs) et l’objet du message, celui-ci étant précédé de ce symbole images/5IC-016.png.

 Pour afficher les messages d’une conversation, cliquez sur le symbole images/5IC-016.png situé à gauche de l’objet.

Tous les messages...

Lire un message

Les messages reçus peuvent être lus dans le volet de lecture, situé à droite de la fenêtre (ou en bas), ou bien dans une fenêtre indépendante.

 Dans le volet de navigation, sélectionnez le dossier Boîte de réception.

Le nombre de messages non lus est indiqué en regard du libellé Boîte de réception ; dans le volet central, l’objet des messages non lus apparaît en gras et un trait vertical bleu apparaît à gauche.

Lire un message dans le volet de lecture

 Dans le volet central, cliquez sur le message à consulter.

Lire un message dans une fenêtre

 Pour lire un message dans une fenêtre indépendante, double cliquez sur le message.

La totalité du message apparaît dans la fenêtre ainsi que le nom de l’expéditeur et la date d’envoi. Une barre de commandes spécifique aux messages apparaît également.

 Pour refermer la fenêtre du message, cliquez sur l’outil Fermer images/5IC-065.png.

Remettre l’état non lu d’un message

Lorsqu’un message a été lu, il n’apparaît plus en gras.

 Pour remettre l’état non lu d’un message, pointez le message et cliquez sur l’outil Marquer comme non lu images/5IC-191.png.

 Pour remettre l’état non lu sur plusieurs messages, sélectionnez...

Écouter un message avec le Lecteur immersif

Cette fonctionnalité utilise le Lecteur immersif pour lire à haute voix le texte d’un message.

 Ouvrez le message concerné par un double clic dessus ou, si le volet de lecture est affiché, sélectionnez-le sans l’ouvrir.

 Cliquez sur l’outil images/5IC-014.png et sur l’option Afficher dans le lecteur immersif.

Le Lecteur immersif s’ouvre :

images/6-20RB18.png

 Pour configurer le lecteur, utilisez les outils suivants :

images/5IC-134.png

Pour modifier la taille et la police du texte, activer ou désactiver l’espacement des caractères et choisir une autre couleur d’arrière-plan (Thèmes).

images/5IC-135.png

Pour activer ou désactiver la séparation des syllabes et appliquer des couleurs aux différentes catégories grammaticales (noms, verbes, adjectifs et adverbes).

images/5IC-136.png

Pour mettre en évidence une ou plusieurs lignes de texte et traduire le texte.

images/5IC-137.png

Pour modifier la vitesse de la voix et choisir entre une voix de femme ou d’homme.

 Cliquez sur l’outil Lire images/5IC-138.png pour lancer la lecture du texte. Pour mettre en pause la lecture, cliquez sur l’outil images/5IC-140.png puis cliquez à nouveau sur l’outil Lire images/5IC-138.png pour la reprendre.

 Une fois la lecture du texte terminée, cliquez sur l’outil Quitter images/5IC-139.png pour revenir à la liste des messages.

Traduire un message

Si vous recevez un message rédigé dans une autre langue, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour le traduire. La traduction est effective uniquement si le texte du message excède 40 caractères.

 Ouvrez le message que vous souhaitez traduire par un double clic dessus ou, si le volet de lecture est affiché, sélectionnez-le sans l’ouvrir.

Par défaut, en haut du message, une information vous propose de traduire le message ou de ne jamais traduire la langue détectée :

images/6-20RB19.png

 Pour traduire le message, cliquez sur le lien Traduire le message.

La traduction du texte s’affiche alors dans le volet de lecture. Le lien Afficher le courrier d’origine permet de revenir sur le courrier original. Le lien Activer la traduction automatique traduira automatiquement tous les textes des messages hormis ceux rédigés dans une langue ajoutée aux restrictions dans les paramètres.

 Pour modifier les paramètres de traduction, cliquez sur l’outil Paramètres images/5IC-178.png et sur le lien Afficher tous les paramètres d’Outlook.

Dans le volet central de la fenêtre Paramètres, choisissez la catégorie Gestion des courriers.

Modifiez ensuite les options souhaitées proposées dans le cadre Traduction : demande de confirmation ou non pour effectuer la traduction, choix de la langue de traduction...

Répondre à un message

 Ouvrez le message auquel vous souhaitez répondre par un double clic dessus ou, si le volet de lecture est affiché, sélectionnez-le sans l’ouvrir.

 Pour répondre à l’expéditeur du message, cliquez sur l’outil Répondre images/5IC-192.png.

Pour répondre à l’expéditeur et à tous les destinataires du message, cliquez sur l’outil Répondre à tous images/5IC-193.png.

Une fenêtre de réponse s’affiche. Le nom de l’expéditeur du premier message et, si vous avez choisi de répondre à tous, les noms des autres destinataires du message, apparaissent dans la zone À, l’objet du message est précédé de l’intitulé RE ; le message d’origine est intégralement repris dans la zone de saisie du texte :

images/6-20RB20.png

 Renseignez votre réponse dans la zone de saisie réservée au texte (au-dessus du message d’origine).

Vous pouvez supprimer tout ou une partie du message d’origine.

 Cliquez sur Envoyer pour envoyer votre réponse.

 Si besoin, appuyez sur Echap pour fermer le message d’origine.

Répondre à un message à l’aide de la messagerie instantanée de Teams

 Sélectionnez le message auquel vous souhaitez répondre dans le volet central ou faites un double clic sur le message pour l’ouvrir dans une fenêtre.

Un indicateur de connexion s’affiche sur la photo (ou initiales) de l’expéditeur.

 Pour afficher le statut de connexion des autres destinataires du message, cliquez sur l’outil Afficher plus images/IC-118.png puis pointez le nom de la personne pour afficher sa carte ; son statut apparaît sur sa photo ou sur ses initiales.

La couleur de cet indicateur change en fonction du statut de connexion : la couleur verte indique que la personne est disponible, la couleur jaune que la personne est absente, la couleur rouge que la personne est occupée, la couleur grise que la personne est déconnectée (hors ligne).

Sur cet exemple, Sophie est disponible aussi nous pouvons lui répondre par le biais de la messagerie instantanée :

images/526-RBOFF365-25.png

 Si la personne est disponible, pointez son nom et cliquez ensuite sur l’outil images/IC-119.png.

 Cliquez sur Oui du message vous demandant de changer d’application.

L’application Teams s’ouvre et une nouvelle conversation est initiée.

 Si le contact n’a pas pu être trouvé dans l’application Teams, saisissez son adresse e-mail dans la zone À, en haut...

Transférer un message reçu

Vous pouvez transférer à une tierce personne un message que vous avez reçu.

 Sélectionnez ou ouvrez le message que vous souhaitez transférer.

 Dans le volet de lecture ou la fenêtre du message, cliquez sur l’outil Transférer images/5IC-194.png.

La fenêtre d’un nouveau message s’affiche. L’objet du message est repris, précédé des lettres TR et le message d’origine est rappelé dans la zone de saisie du texte.

 Renseignez les adresses du ou des nouveaux destinataires dans les zones A et Cc.

 Si nécessaire, saisissez vos propres commentaires dans la zone de texte.

 Cliquez sur Envoyer pour expédier ce message.

Lorsqu’un message contenant des pièces jointes est transféré, les pièces jointes sont également transférées avec le message.

Gérer les pièces jointes reçues

Afficher la liste des pièces jointes

Une icône en forme de trombone images/IC-121.png identifie les messages qui contiennent des pièces jointes.

 Pour afficher les pièces jointes d’un message, sélectionnez le message ou ouvrez-le.

Les pièces jointes apparaissent dans la zone du message.

 Si nécessaire, pour afficher l’ensemble des pièces jointes, cliquez sur le lien Afficher les n pièces(s) jointe(s).

L’icône et l’extension des fichiers renseignent sur leur type. Sur cet exemple, il s’agit d’un fichier Word et de deux fichiers OneNote :

images/6-20RB21.png
Une pièce jointe peut prendre la forme d’un fichier joint ou d’un lien d’accès vers un fichier partagé. C’est le symbole images/IC-123.png qui indique que le fichier est situé dans un espace de stockage en ligne et non inséré dans le message.

Afficher le contenu d’une pièce jointe

 Pour afficher le contenu d’un fichier joint, cliquez sur le nom du fichier.

L’aperçu s’ouvre dans l’application online correspondant au type de fichier. Sur cet exemple, il s’agit de l’application online de Excel.

images/6-20RB22.png

Dans la barre de titre de la fenêtre, vous pouvez utiliser les boutons suivants :

Modifier et répondre pour modifier le fichier puis joindre la copie modifiée...

Créer et insérer une signature

La signature peut être insérée dans n’importe quel message ou apparaître automatiquement au bas des nouveaux messages créés.

Créer une signature

 Cliquez sur l’outil Paramètres images/5IC-178.png et sur le lien Afficher tous les paramètres d’Outlook

 Dans le volet central, sélectionnez la catégorie Composer et répondre.

 Dans le cadre Signature électronique, saisissez le nom de la signature dans le champ dédié puis le texte de la signature et appliquez les mises en forme souhaitées.

images/526-RBOFF365-29.png

 Cliquez sur Enregistrer.

 Si vous souhaitez que cette nouvelle signature apparaisse automatiquement dans les nouveaux messages, sélectionnez le nom de la signature dans la liste Pour les nouveaux messages.

 Si vous souhaitez également qu’elle apparaisse dans les messages que vous transférez ou ceux auxquels vous répondez, sélectionnez le nom de la signature dans la liste Pour les réponses/transferts.

 Cliquez sur Enregistrer puis fermez la fenêtre Paramètres.

Outlook permet de créer et d’utiliser plusieurs signatures.

 Cliquez sur + Nouvelle signature puis saisissez le nom de la signature dans le champ dédié puis le texte de la signature et appliquez les mises en forme souhaitées....

Rechercher des messages

Par défaut, la recherche s’effectue dans tous les dossiers de la messagerie mais aussi dans le dossier des contacts. Vous pouvez réaliser une recherche simple ou une recherche élaborée en précisant chacun des critères de la recherche (sujet, texte, date…).

Recherche simple

 Cliquez dans la zone Rechercher visible en haut de la fenêtre et saisissez le mot-clé correspondant à l’élément recherché.

Les recherches précédentes apparaissent dans la liste : il suffit de cliquer dessus pour lancer la recherche correspondante.

 Pour préciser l’emplacement de la recherche, ouvrez la liste Tous et choisissez un dossier.

 Pour afficher les résultats de la recherche, appuyez sur la touche Entrée ou cliquez sur l’outil images/6-20RB22a.png.

Les messages dans lesquels le mot-clé a été trouvé s’affichent dans le volet central ; le mot-clé saisi apparaît surligné et le dossier d’origine du message est précisé :

images/6-20RB23.png

 Pour afficher à nouveau tous les messages, cliquez sur l’outil images/5IC-197.png dans la zone de recherche. 

Recherche élaborée

 Cliquez dans la zone Rechercher puis ouvrez la liste de la zone de recherche.

images/6-20RB24.png

 Si besoin, ouvrez la liste Rechercher dans et choisissez l’emplacement dans lequel vous...

Trier/filtrer les messages

Trier

Par défaut, les messages sont classés par date d’arrivée. Les plus récents apparaissent en haut de la liste. D’autres critères de tri peuvent être appliqués, par exemple, par ordre d’importance, par ordre alphabétique des noms des expéditeurs, par taille...

 Sélectionnez le dossier de messagerie concerné.

 Ouvrez la liste Filtrer et pointez l’option Trier.

images/6-20RB25.png

 Cliquez sur un des critères de tri proposé.

Filtrer

Les filtres permettent d’afficher uniquement les messages répondant aux critères choisis.

 Sélectionnez le dossier de messagerie concerné.

 Ouvrez la liste Filtrer et choisissez un des filtres proposés :

Non lu

Pour afficher uniquement les messages que vous n’avez pas lus.

Avec indicateur

Pour afficher uniquement les messages sur lesquels un indicateur a été appliqué.

À moi

Pour afficher uniquement les messages dont vous êtes le destinataire principal.

Contient des fichiers

Pour afficher uniquement les messages contenant des fichiers.

Mentionne mon nom

Pour afficher uniquement les messages dans lesquels vous avez été mentionné.

 Pour réafficher la liste de tous les messages, cliquez sur le nom du filtre qui apparaît à la place de la liste Filtrer.

Créer un dossier

Il est possible de créer de nouveaux dossiers afin de classer les différents messages.

 Dans le volet de navigation, faites un clic droit sur le nom du dossier dans lequel le nouveau dossier doit être créé et sélectionnez l’option Créer un sous-dossier ; si le dossier créé doit être du même niveau que les autres, faites un clic droit sur l’intitulé Dossiers et choisissez ensuite l’option Créer un dossier ou cliquez directement sur le lien Nouveau dossier proposé à la fin de la liste des dossiers.

 Saisissez le nom du nouveau dossier et appuyez sur la touche Entrée.

Ici, les dossiers Export et Paul WOLFONI ont été créés dans le dossier Boîte de réception :

images/6-20RB26.png

 Pour renommer un dossier, faites un clic droit sur son nom et sélectionnez l’option Renommer. Modifiez le nom et appuyez sur la touche Entrée.

 Pour déplacer un dossier, faites-le glisser à l’emplacement souhaité ou choisissez l’option Déplacer du menu contextuel et sélectionnez le dossier de destination et cliquez sur Déplacer.

 Pour supprimer un dossier, faites un clic droit sur son nom et sélectionnez l’option Supprimer le dossier. Cliquez sur OK du message qui s’affiche.

La suppression d’un...

Sélectionner des messages

 Pour sélectionner un message, pointez le message et cliquez sur le symbole images/5IC-028.png qui apparaît à gauche.

 Pour désélectionner un message, cliquez sur le symbole images/5IC-029.png.

 Pour sélectionner tous les messages visibles dans la fenêtre, cliquez sur le symbole images/5IC-030.png situé en haut de la liste.

 Pour désélectionner tous les messages, cliquez sur le symbole images/5IC-029.png en haut de la liste ou appuyez sur Echap.

 Pour réaliser une sélection continue, cliquez sur le symbole images/5IC-028.png du premier message à sélectionner puis maintenez Shift et cliquez sur le symbole images/5IC-028.png du dernier message à sélectionner. 

Déplacer des messages

Si vous avez créé de nouveaux dossiers, vous pouvez y déplacer certains messages en fonction de l’organisation souhaitée.

 Sélectionnez le ou les messages à déplacer.

 Dans la barre des commandes, ouvrez la liste Déplacer vers.

Si plusieurs messages sont sélectionnés, vous pouvez également cliquer sur l’option Déplacer qui s’affiche dans le volet droit.

 Sélectionnez le dossier de destination si ce dernier est proposé dans la liste ; dans le cas contraire, sélectionnez l’option Déplacer vers un autre dossier.

images/6-20RB27.png

Cliquez sur le dossier souhaité.

Pour déplacer des messages, vous pouvez aussi les faire glisser vers le dossier destinataire visible dans le volet de navigation.

Épingler les messages importants

Épingler des messages permet de les afficher en début de liste.

 Pour épingler un message, pointez le message et cliquez sur l’outil images/6-20RB28.png.

Pour épingler plusieurs messages, sélectionnez les messages concernés, cliquez sur l’outil images/IC-099.png dans la barre de commandes et sur l’option Épingler.

Les messages épinglés apparaissent en haut de la liste des messages et sur fond bleu :

images/6-20RB29.png

 Pour ne plus épingler un message, pointez-le et cliquez sur l’outil Détacher images/6-20RB30.png.

Pour détacher plusieurs messages, sélectionnez-les, cliquez sur l’outil images/IC-099.png et sur l’option Détacher.

Gérer les dossiers Favoris

La liste Favoris est utilisée pour accéder plus rapidement à un dossier spécifique. Les dossiers ajoutés à cette liste apparaissent dans la partie supérieure du volet de navigation. Vous pouvez ajouter un dossier de messagerie ou un dossier regroupant tous les e-mails d’un expéditeur spécifique, d’un groupe Microsoft 365 spécifique ou d’une catégorie (couleur) spécifique.

Le dossier Notes ne peut pas être ajouté aux Favoris.

 Pour ajouter un dossier existant aux Favoris, affichez le menu contextuel du dossier et choisissez l’option Ajouter aux Favoris ou cliquez sur l’outil Ajouter aux Favoris images/5IC-199.png.

images/6-20RB31.png

Le lien Ajouter un favori proposé en bas de la liste des dossiers Favoris vous permet également d’ajouter un dossier existant à la liste.

 Pour créer un nouveau dossier regroupant les messages d’un expéditeur, d’un groupe ou d’une catégorie et l’ajouter à la liste des Favoris, cliquez sur le lien Ajouter un favori.

images/6-20RB32.png

 Choisissez le nom du contact, la catégorie ou le groupe Microsoft 365.

Le dossier créé est ajouté à la fin de la liste Favoris.

 Pour déplacer un dossier, faites-le glisser à la position voulue.

 Pour supprimer un dossier de la liste des Favoris, affichez...

Affecter un indicateur de suivi à un message

Cette fonctionnalité permet de mettre en évidence à l’aide d’un indicateur, les messages qui nécessitent un suivi.

Contrairement à l’ancienne version, une tâche n’est pas automatiquement ajoutée dans l’application To Do chaque fois qu’un indicateur est apposé à un message. Pour ce faire, vous devez au préalable activer cette fonctionnalité dans les paramètres de l’application To Do.

Paramétrer l’ajout automatique de tâches

 En bas du volet de navigation, accédez à l’application To Do en cliquant sur l’icône images/6-19RB09.png.

 Cliquez sur l’outil Paramètres images/5IC-178.png et sur le lien To Do Paramètres.

 Dans la section Applications connectées, activez l’option Courrier avec indicateur.

 Fermez ensuite la fenêtre Paramètres et cliquez sur l’icône images/6-19RB05.png située en bas du volet de navigation pour revenir à la messagerie.

Affecter un indicateur de suivi

 Pour affecter un indicateur de suivi défini sur le jour actuel, pointez le message et cliquez sur l’outil images/6-20RB33.png.

Le symbole images/6-20RB34.png apparaît en regard du message marqué. La couleur d’arrière-plan du message est différente de celle des autres messages. L’information concernant le suivi apparaît...

Supprimer des messages

Cette procédure s’applique à tout type d’éléments d’Outlook : les messages, les contacts, les rendez-vous et les tâches.

Supprimer des éléments

 Sélectionnez l’élément à supprimer puis appuyez sur la touche Suppr ou pointez l’élément et cliquez sur l’outil images/6-20RB37.png qui apparaît.

 Pour supprimer plusieurs messages, sélectionnez-les puis appuyez sur la touche Suppr ou cliquez sur Supprimer dans la barre des commandes ou dans le volet droit de la fenêtre.

Les éléments supprimés sont automatiquement envoyés dans le dossier Éléments supprimés hormis pour les contacts qui sont envoyés dans le dossier Supprimés de l’application Contacts.

Afficher les éléments supprimés

 Pour afficher la liste des éléments supprimés, cliquez sur le dossier Éléments supprimés

Ce dossier rassemble tous les éléments supprimés d’Outlook hormis les contacts :

images/6-20RB38.png

Restaurer un élément supprimé

 Pour annuler la suppression d’un élément et le replacer dans son dossier d’origine, sélectionnez l’élément et cliquez sur Restaurer.

Supprimer définitivement un élément...

Gérer et appliquer des catégories de couleurs aux messages

Dans la messagerie et le calendrier d’Outlook, vous pouvez appliquer une ou plusieurs catégories de couleurs à des messages ou à des événements dans le but de les distinguer et de les rechercher plus rapidement. Par défaut, les catégories proposées portent des noms de couleurs, ces noms ne sont pas modifiables. Par contre, vous avez la possibilité de créer des catégories supplémentaires que vous nommerez avec le libellé de votre choix. Pour utiliser plus facilement vos catégories personnalisées, il est préférable de supprimer au préalable les catégories proposées par Outlook. 

Gérer les catégories

 Faites un clic droit sur un des messages, pointez l’option Catégoriser puis sélectionnez l’option Gérer les catégories ou bien choisissez l’option Catégoriser - Gérer les catégories dans la liste images/IC-099.png de la barre des commandes.

images/6-20RB40.png

Supprimer des catégories

 Pour chaque catégorie à supprimer, cliquez sur l’outil images/5IC-035.png correspondant.

Créer des catégories

 Dans la fenêtre Paramètres - Catégories, cliquez sur le lien Créer une catégorie.

 Saisissez le nom de la catégorie puis sélectionnez...

Gérer la messagerie en votre absence

Cette fonctionnalité vous permet de définir l’envoi automatique d’un message durant votre absence.

 Dans la liste de l’outil Paramètres images/5IC-178.png, cliquez sur le lien Afficher tous les paramètres d’Outlook.

 Dans le volet central de la fenêtre Paramètres, sélectionnez la catégorie Réponses automatiques.

 Dans le volet droit, activez l’option Activer les réponses automatiques.

images/6-20RB43.png

 Pour planifier une plage de temps pendant laquelle les messages automatiques devront être envoyés, cochez l’option Envoyer des réponses uniquement pendant une période donnée. Spécifiez ensuite la date et l’heure de début et de fin dans les zones Heure de début et Heure de fin.

Si aucune plage de temps n’est définie, les réponses automatiques seront envoyées jusqu’à ce que vous désactiviez leur envoi.

 Pour les utilisateurs Microsoft 365 Entreprise, cochez, si besoin, l’option Bloquer mon calendrier pour cette période pour empêcher la planification de rendez-vous pendant la période indiquée. Cochez également les deux options suivantes pour refuser les invitations d’événements et de réunions pendant la période d’absence.

 Dans la zone...

Créer une règle de courrier

Les règles de courrier vous permettent d’automatiser les actions récurrentes effectuées sur des messages. Par exemple, une règle peut permettre de classer automatiquement les messages reçus d’un destinataire en particulier dans un des dossiers de votre messagerie.

Créer une règle pour le transfert de messages

Pour illustrer cette section, nous allons créer une règle pour transférer automatiquement les messages reçus pendant notre absence à un collègue.

 Dans la liste de l’outil Paramètres images/5IC-178.png, cliquez sur le lien Afficher tous les paramètres d’Outlook puis, dans le volet central, sélectionnez la catégorie Règles.

 Pour créer une règle, cliquez sur Ajouter une nouvelle règle.

 Dans la première zone de saisie, saisissez le nom de la règle.

 Dans la liste Ajout d’une condition, sélectionnez, parmi les choix proposés, la condition à remplir pour appliquer la règle ; pour notre exemple, nous choisissons l’option Appliquer à tous les messages.

 Dans la liste Ajout d’une action, sélectionnez l’opération à effectuer ; pour notre exemple, nous choisissons l’option Rediriger vers car nous souhaitons qu’une copie des messages...

Supprimer ou archiver automatiquement les messages d’un expéditeur

La fonctionnalité Ranger permet de supprimer ou d’archiver rapidement tous les messages d’un même expéditeur et éventuellement tous les nouveaux messages entrants de cet expéditeur, ou bien de supprimer ou archiver tous ses messages sauf le dernier, ou alors de supprimer ou d’archiver tous les messages de plus de 10 jours.

 Sélectionnez un des messages de l’expéditeur concerné.

 Dans la barre des commandes, cliquez sur Ranger.

images/6-20RB48.png

 Activez l’option souhaitée.

 Pour supprimer les messages, laissez active l’option Éléments supprimés de la liste Déplacer vers ; pour les archiver, ouvrez la liste Déplacer vers et choisissez Archive.

Vous pouvez également choisir un autre dossier ce qui revient à créer une règle à partir d’un message (cf. section précédente).

 Cliquez sur OK.

La suppression ou l’archivage est immédiat, les messages supprimés ont été déplacés dans le dossier Éléments supprimés, les messages archivés, dans le dossier Archive.

Si vous avez activé une des trois dernières options, le message suivant qui s’affiche vous rappelle la règle choisie :...

Gérer le courrier indésirable

Gérer le dossier Courrier indésirable

Le filtre de courrier indésirable déplace automatiquement certains messages jugés suspects dans le dossier Courrier indésirable en évaluant des critères tels que l’heure d’envoi, l’objet ou le contenu du message.

 Pour afficher les messages du dossier Courrier indésirable, cliquez sur le dossier Courrier indésirable.

Pour des raisons de sécurité, les messages déplacés dans ce dossier sont automatiquement convertis en texte brut, les pièces jointes et les liens sont rendus inactifs.

 Si un message ne doit pas être considéré comme indésirable, sélectionnez-le puis ouvrez la liste Courrier légitime dans la barre des commandes et cliquez sur Courrier légitime.

Il est également possible de faire glisser le message dans le dossier Boîte de réception

 Sur le message qui s’affiche, cliquez sur Signaler pour envoyer une copie du message à Microsoft afin que ce type de courrier ne soit plus considéré comme étant indésirable ou cliquez sur Ne pas signaler dans le cas contraire.

Le message est alors déplacé dans le dossier Boîte de réception.

 Pour considérer un message comme courrier indésirable, sélectionnez-le...