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Tasks
Généralités
La gestion de projet et la gestion des tâches sont deux activités très importantes dans le cadre d’un travail en équipe. Elles ont également une importance cruciale en matière de productivité individuelle. C’est la raison pour laquelle Teams propose l’application Tasks par Planificateur et Tâches à faire qui permet à la fois de gérer les tâches d’équipe et les tâches individuelles.
Tasks remplace Microsoft Planner et Microsoft ToDo dans Teams.
Tasks par Planificateur et Tâches à faire, que nous nommerons Tasks dans la suite de ce chapitre, est une application qui vous permet, depuis un seul endroit, d’accéder à l’ensemble de vos tâches, que celles-ci proviennent d’un plan d’équipe ou de votre propre liste de tâches à réaliser.
Tasks est disponible sous forme d’application personnelle (pour les tâches individuelles), d’onglet dans un canal (pour les tâches d’équipe ou de groupe).
L’application est disponible par défaut dans la liste des applications personnelles de l’ensemble des utilisateurs de Teams (sauf paramétrage différent de l’administrateur Teams).
Elle est également ajoutée par défaut à la liste des applications de chaque équipe...
Gérer ses tâches personnelles
Tasks peut être utilisée comme application personnelle afin de voir et gérer l’ensemble de ses tâches.
Accéder à l’application personnelle Tasks
Cliquez sur Autres Applications ajoutées 
dans la barre latérale gauche puis cliquez sur Tasks par Planificateur et Tâches à faire.
La vue personnelle de Tasks s’affiche :
Dans le volet central, vos listes de tâches sont organisées en deux grandes catégories : Mes tâches et Plans partagés.
Par défaut, Mes tâches contient les listes suivantes :
Tâches : liste de l’ensemble de vos tâches à réaliser.
Important : liste de vos tâches ayant une priorité définie à Important.
Planifié : liste de vos tâches avec une date d’échéance.
Affecté(e) à moi : liste des tâches qui vous ont été affectées depuis un plan.
Dans Plans partagés se trouvent les listes de tâches regroupées par plan.
Ajouter une tâche personnelle
Pour ajouter une tâche, sélectionnez une des listes de la catégorie Mes tâches.
Dans le volet central, cliquez si besoin sur le lien + Ajouter une tâche.
Dans la zone de saisie Nouvelle tâche, tapez le nom de la tâche à réaliser.
Puis cliquez sur le lien Choisissez où stocker cette tâche situé...
Créer un nouveau plan dans une équipe
Utilisé dans une équipe, Tasks permet de créer et gérer des plans permettant aux membres de l’équipe de s’organiser afin de réaliser un travail en commun ou un projet.
Les plans regroupent les différentes tâches d’un projet ou d’une activité. Il peut être créé dans une équipe. Des outils d’analyse sont mis à disposition pour consulter l’avancement et l’organisation des tâches d’un plan sous forme de graphiques et sur un calendrier.
Cliquez sur l’icône Équipes dans la barre latérale gauche puis sélectionnez l’équipe et le canal dans lequel vous souhaitez ajouter un plan.
Cliquez sur l’outil Ajouter un onglet 
puis sélectionnez l’application Tasks par Planificateur et Tâches à faire.
La fenêtre Tasks par Planificateur et Tâches à faire s’affiche :
Sélectionnez si besoin l’option Créer un plan puis tapez le nom du plan dans la zone de saisie Nom de l’onglet.
Cliquez sur Enregistrer.
Le plan est ajouté au canal et s’affiche dans le volet principal :
Le bandeau contient différents outils permettant de modifier l’affichage :
Regrouper par : permet de regrouper les tâches suivant...
Créer un compartiment
Dans le tableau de bord, les compartiments permettent de classer les tâches d’un plan pour les réorganiser, par exemple, par type d’activité, par priorité, par groupes de travail, etc.
Dans le tableau de bord, cliquez sur le lien Ajouter un nouveau compartiment, visible à droite d’un compartiment existant.
Saisissez le nom du compartiment puis appuyez sur Entrée.
Sur cet exemple, trois compartiments ont été créés :
Cliquez sur le lien Ajouter une tâche pour créer les tâches du compartiment.
Pour renommer un compartiment, cliquez dessus pour activer la zone de saisie.
Saisissez le nouveau nom et appuyez sur Entrée.
Pour supprimer un compartiment ainsi que toutes
ses tâches, pointez son nom puis cliquez sur l’outil Plus d’options 
et sur l’option Supprimer.
Cliquez ensuite sur le bouton Supprimer du
message qui s’affiche.
Pour déplacer à gauche ou à droite
un compartiment, pointez son nom puis cliquez sur l’outil Plus d’options et sur l’option Déplacer vers la droite ou Déplacer vers la gauche.
Vous pouvez également faire glisser l’intitulé du compartiment à l’emplacement souhaité.
Ajouter des tâches dans un plan d’équipe
Ajouter des tâches à un plan
Ouvrez le plan auquel vous souhaitez ajouter des tâches.
Cliquez sur Ajouter une tâche sous le titre du compartiment À faire ou, si vous avez créé des compartiments (cf. Créer un compartiment), sous le compartiment dans lequel vous souhaitez ajouter une tâche.
Cliquez dans la zone Entrez le nom d’une tâche et saisissez l’intitulé de la tâche.
Pour ne pas définir dans l’immédiat la date d’échéance de la tâche et les membres auxquels la tâche sera attribuée, cliquez sur Ajouter la tâche.
Dans le cas contraire, cliquez sur Définir la date d’échéance et choisissez-la dans le calendrier qui s’affiche.
Pour choisir la ou les personnes auxquelles la tâche sera affectée, cliquez sur Affecter et choisissez-les dans la liste qui s’affiche.
Validez ensuite en cliquant sur Ajouter la tâche.
Créer rapidement une tâche
Ouvrez le plan puis cliquez sur Ajouter une tâche sous le nom du compartiment auquel les tâches doivent être ajoutées.
Cliquez dans la zone Entrez le nom d’une tâche.
Saisissez le nom de chaque tâche, en appuyant sur Entrée après chaque saisie.
Afficher les détails d’une tâche
Ouvrez le plan puis cliquez sur la tâche pour l’ouvrir.
Ce formulaire vous permet de réaliser toutes les modifications sur les tâches (cf. sections suivantes).
Fermez ensuite la fenêtre en cliquant
sur l’outil 
.
Affecter une tâche à un ou plusieurs membres
Si besoin, cliquez sur la tâche pour l’ouvrir.
Cliquez sur l’outil Affecter 
.
La liste propose les membres de l’équipe.
Sélectionnez la ou les personnes auxquelles la tâche doit être assignée ou saisissez leur nom dans la zone Entrez un nom ou une adresse de courrier.
Fermez ensuite la fenêtre en cliquant
sur l’outil .
ou sur leur photo (ou initiales) pour prendre
connaissance des membres affectés, pour en supprimer ou
en ajouter :
Ajouter une date de début et d’échéance
Si besoin, cliquez sur la tâche pour l’ouvrir.
Pour définir la date de commencement de la tâche, cliquez dans la zone Date de début et choisissez-la dans le calendrier qui s’affiche.
Pour définir une date de fin, cliquez dans la zone Date d’échéance et choisissez la date souhaitée.
Fermez si besoin la fenêtre en cliquant
sur l’outil .
Sur la page du tableau de bord du plan, seule la date d’échéance de la tâche apparaît au bas de la tâche :
Modifier la priorité d’une tâche
Quatre niveaux de priorité sont proposés : Urgent, Important, Moyen et Minimum. L’affectation d’une priorité à une tâche vous permettra ensuite de l’identifier plus facilement dans la vue Graphique via un filtre afin de choisir uniquement celles répondant à la priorité souhaitée.
Si besoin, cliquez sur la tâche pour l’ouvrir.
Ouvrez la liste Priorité et choisissez une option : Urgent, Important, Moyen ou Minimum.
Fermez si besoin la fenêtre en cliquant
sur l’outil .
ou 
apparaît sur la tâche ;
vous pouvez cliquer sur ce symbole pour choisir une autre priorité :
Ajouter des commentaires à une tâche
Les commentaires saisis seront visibles par toute personne ayant accès aux tâches du plan.
Si besoin, cliquez sur la tâche pour l’ouvrir.
Cliquez dans la zone Tapez votre message ici du cadre Commentaires et saisissez le texte du commentaire.
Cliquez sur le bouton Envoyer.
Les commentaires apparaissent dans la partie inférieure de la fenêtre de la tâche ; chaque commentaire est identifié par les initiales ou la photo de son auteur :
Fermez si besoin la fenêtre en cliquant
sur l’outil .
sous le nom de la tâche.Ajouter une pièce jointe à une tâche
Cette procédure vous permet d’ajouter à une tâche un ou plusieurs fichiers stockés sur votre ordinateur, ces fichiers seront alors copiés dans la bibliothèque SharePoint de l’équipe et seront ainsi partagés avec tous les membres du plan. Vous pouvez également ajouter des fichiers provenant de votre espace de stockage OneDrive Entreprise, dans ce cas, vous devez au préalable copier le lien du fichier.
Si besoin, cliquez sur la tâche pour l’ouvrir.
Cliquez sur le bouton Ajouter une pièce jointe et choisissez une option :
À partir de l’ordinateur pour joindre un fichier stocké sur votre ordinateur.
À partir des fichiers d’équipe pour joindre un fichier stocké dans un des canaux de l’équipe.
Un lien vers une URL pour insérer le lien d’un fichier de votre espace OneDrive Entreprise.
Sélectionnez le fichier à joindre ou, s’il s’agit d’un lien, renseignez son adresse URL.
Répétez cette opération pour chaque fichier à joindre.
Les fichiers ajoutés apparaissent dans le cadre Pièces jointes :
Pour supprimer un fichier ou modifier son adresse
URL, cliquez sur l’outil et choisissez l’option Supprimer...
Ajouter et gérer une liste de contrôle (jalons)
Une liste de contrôle (ou jalons) permet de subdiviser une tâche en plusieurs étapes à valider pour faciliter le suivi de la tâche. Les étapes seront ensuite cochées au fur et à mesure de leur réalisation. Si ultérieurement, un des éléments de la liste de contrôle devient trop complexe, vous pourrez le convertir en tâche à part entière.
Si besoin, cliquez sur la tâche pour l’ouvrir.
Dans le cadre Liste de contrôle, cliquez dans la zone Ajouter un élément puis saisissez la première action à réaliser et validez en appuyant sur Entrée.
Effectuez cette procédure pour chaque action à renseigner.
Pour supprimer un élément,
pointez son intitulé puis cliquez sur l’outil 
.
permet de convertir l’élément
de contrôle en tâche.Pour marquer des éléments comme étant terminés, cochez-les.
Le libellé des éléments apparaît alors barré :
L’option Afficher sur la carte permet de définir la liste comme aperçu de la tâche, qui sera visible dans le tableau de bord du plan.
Fermez si besoin la fenêtre en cliquant
sur l’outil .
Ajouter des étiquettes à une tâche
Cette procédure est utile pour identifier et catégoriser les tâches par couleur. Par défaut, les étiquettes proposées portent des noms de couleur ; avant d’utiliser une étiquette, il est préférable de la renommer.
Si besoin, cliquez sur la tâche pour l’ouvrir.
Cliquez dans la zone Ajouter une étiquette 
.
Les étiquettes apparaissent sous la zone de saisie.
Pour renommer une étiquette, cliquez
sur l’outil 
à droite
de l’étiquette à renommer.
Saisissez le nom de l’étiquette et appuyez sur Entrée.
Répétez cette procédure pour chacune des étiquettes à renommer.
Les noms attribués aux étiquettes sont disponibles pour toutes les tâches d’un plan.
Pour attribuer une étiquette à une tâche, sélectionnez l’étiquette.
Vous pouvez attribuer plusieurs étiquettes à une même tâche.
Pour retirer l’étiquette, cliquez sur la croix à droite de l’étiquette.
Fermez si besoin la fenêtre en cliquant
sur l’outil .
L’intitulé et la couleur des étiquettes attribuées sont visibles en haut de la tâche :
Ajouter ou modifier l’aperçu d’une tâche
Pour identifier plus facilement une tâche dans le tableau de bord, vous pouvez ajouter une image, un lien, un fichier, une liste de contrôle ou un descriptif en tant qu’aperçu de la tâche. S’il s’agit d’un fichier ou d’un lien, il sera alors possible de cliquer sur l’aperçu du fichier pour l’ouvrir.
Si besoin, cliquez sur la tâche pour l’ouvrir.
Pour ajouter une image, un lien ou un fichier, ajoutez l’élément en tant que pièce jointe (cf. Ajouter une pièce jointe à une tâche).
Pointez ensuite l’élément et cochez l’option Afficher sur la carte.
Dans le tableau de bord, l’aperçu de la tâche apparaît dans la partie supérieure de la tâche ; sur cet exemple, une image a été définie comme aperçu :
Pour ajouter une liste de contrôle (cf. Ajouter et gérer une liste de contrôle (jalons)), pointez la liste et cochez l’option Afficher sur la carte.
Pour ajouter un texte descriptif, saisissez le texte dans la zone Notes puis cochez l’option Afficher sur la carte.
Pour supprimer l’aperçu d’une tâche, décochez l’option Afficher sur la carte.
Gérer les tâches d’un compartiment
Déplacer une tâche
Pour déplacer une tâche,
dans le tableau de bord, cliquez sur l’outil Autres actions de la tâche et choisissez l’option Déplacer la tâche.
Éventuellement, choisissez le plan de destination dans la liste Nom du plan et le compartiment dans la liste Nom du compartiment.
Si vous avez ajouté des étiquettes à la tâche, ces dernières ne sont pas conservées lorsque la tâche est déplacée dans un autre plan.
Cliquez sur le bouton Déplacer.
Une notification vous indiquant que la tâche a été déplacée vous est envoyée. Vous pouvez cliquer sur la notification pour accéder au nouvel emplacement de la tâche.
Vous pouvez également faire glisser la tâche d’un compartiment à l’autre.
Copier une tâche
La copie d’une tâche copie certains éléments définis sur la tâche d’origine comme les dates de début et d’échéance, les éléments de la liste de contrôle (jalons), la description ; si la tâche est copiée dans un même plan, les membres auxquels la tâche a été attribuée, les fichiers et liens joints et les étiquettes pourront également...
Réaliser le suivi des tâches
Modifier l’état d’avancement d’une tâche
Les tâches disposent de trois statuts d’avancement : Non démarrée, En cours et Terminée.
Après avoir ouvert une tâche, pour modifier son statut d’avancement, ouvrez la liste Progression et choisissez un statut.
Dans le tableau de bord d’un plan,
pour remplacer le statut d’une tâche En cours en un autre, cliquez sur l’icône 
de la tâche et choisissez un autre
statut.
Dans le tableau de bord d’un plan,
pour marquer une tâche comme étant terminée, cliquez
sur le symbole 
qui précède
son nom.
Pour ne plus la déclarer comme terminée,
cliquez sur le symbole 
pour la
décocher.
Le statut Non démarrée est alors appliqué à la tâche.
Les tâches terminées n’apparaissent plus dans la partie supérieure du volet principal du tableau de bord car elles sont automatiquement masquées.
Pour afficher les tâches masquées, cliquez sur l’intitulé Tâches terminées, sous la liste des tâches.
L’intitulé des tâches terminées est barré ; le nom de la personne qui l’a marquée comme Terminée est précisé :
Une autre méthode...
