Blog ENI : Toute la veille numérique !
Accès illimité 24h/24 à tous nos livres & vidéos ! 
Découvrez la Bibliothèque Numérique ENI. Cliquez ici
Accès illimité 24h/24 à tous nos livres & vidéos ! 
Découvrez la Bibliothèque Numérique ENI. Cliquez ici

Utiliser les bonnes pratiques au quotidien

Introduction

Teams offre un environnement de travail riche et parfaitement adapté au travail collaboratif, à l’efficacité personnelle et, d’une manière générale, au travail à distance. 

Mais disposer d’outils efficaces comme Teams et en maîtriser les principales fonctionnalités n’est pas suffisant, il est également indispensable de savoir les utiliser de manière optimale afin de pouvoir collaborer dans les meilleures conditions. C’est l’objet de ce chapitre dédié à la présentation de conseils d’utilisation et de bonnes pratiques.

Se préparer à la création d’une équipe

Les raisons de créer une équipe ne manquent pas : réaliser un projet, résoudre un problème, travailler de manière collaborative au sein de sa direction, gérer une crise, assurer le support d’une activité, etc.

Teams permet à n’importe quel utilisateur de créer une équipe, c’est l’un des principes fondamentaux de la philosophie de Teams. Mais ce n’est pas parce qu’il est très facile de créer une équipe sur Teams qu’il ne faut pas prendre le temps de préparer les choses en amont.

Définir ses besoins

Pour qu’une équipe soit une réussite, il ne suffit pas de la créer, d’ajouter des membres et de les animer pour qu’ils collaborent. Il faut un minimum de préparation afin de s’assurer notamment que la création d’une équipe répond à un vrai besoin au sein de l’organisation.

Évaluer l’intérêt de créer une nouvelle équipe

Il y aura un intérêt à créer une nouvelle équipe si deux conditions sont réunies.

Tout d’abord, il est impératif qu’il n’existe pas déjà une ou plusieurs équipes sur le même sujet ou sur des sujets connexes. Si une équipe existante traite du sujet que vous souhaitez développer dans votre équipe ou bien d’un sujet proche ou complémentaire, entrez en contact avec son ou ses propriétaires pour échanger sur l’opportunité d’intégrer l’équipe ou bien de l’élargir.

L’extrême simplicité de création d’une équipe dans Teams est un avantage mais peut aussi être un véritable inconvénient : sans un temps d’analyse des besoins et de l’existant, la multiplication des équipes qui font doublons peut rapidement devenir problématique. Par ailleurs, le risque de créer des équipes inutiles ou faiblement mobilisatrice est également un potentiel problème.

Seconde condition : il faut que le sujet porté...

Structurer une équipe

L’approche de structuration de Teams avec ses canaux et ses onglets est simple mais puissante car elle permet de couvrir tous les types de besoins en matière de travail en équipe.

Cependant, la multiplication des canaux, combinée à celle des onglets et services, peut rapidement devenir problématique. Plus l’espace de travail sera complexe, moins les membres seront à l’aise pour l’utiliser. Il est donc important de travailler en amont à la définition de la structure de l’espace d’une équipe de manière à l’adapter aux modes de fonctionnement de l’équipe et de ses membres.

Quelle que soit la structuration définie, celle-ci n’est pas définitive et peut évoluer dans le temps en même temps que les besoins de l’équipe et ses membres.

Déterminer la meilleure approche de structuration

Pour que la structuration de l’équipe réponde réellement aux besoins et modes de fonctionnement de ses membres, il est indispensable que ces derniers participent à son élaboration. Non seulement cela permet de mobiliser les membres et donc de créer un début de dynamique mais cela permet également de faciliter leur adhésion à la manière dont les contenus et les travaux seront organisés sur Teams.

En d’autres...

Animer une équipe

Contrairement à certaines idées reçues sur le travail d’équipe, il n’y a pas de collaboration et de dynamique d’équipe sans une bonne animation.

Le rôle d’animateur est fondamental dans Teams. Cela va bien au-delà de la simple administration de l’équipe et de son espace, c’est-à-dire de l’utilisation des droits de propriétaire de l’équipe sur la plateforme.

Un animateur a également pour mission :

  • d’assurer la dynamique collective ;

  • de mobiliser et aider individuellement les membres.

Assurer la dynamique collective

Pour assurer une bonne dynamique collective au sein d’une équipe, trois actions doivent être réalisées : définir l’identité de l’équipe, faire en sorte que tous les membres se connaissent et définir les modes de fonctionnement de l’équipe.

Définir l’identité de l’équipe

Une identité remarquable et évocatrice pour les membres de l’équipe est indispensable pour pouvoir développer un sentiment d’appartenance. Il est donc primordial que l’ensemble des membres adhère à cette identité. D’ailleurs, le meilleur moyen de définir l’identité du groupe sur Teams est tout simplement d’impliquer les membres dans cette définition, une fois le lancement de l’équipe réalisé.

Faire en sorte que tous les membres se connaissent

Pour que les échanges soient riches, variés et dynamiques, il faut que les membres de l’équipe soient à l’aise pour participer et qu’ils se sentent assez en confiance pour se livrer aux autres. Pour arriver à cela, il est indispensable de mettre en place un environnement où règne un climat propice aux échanges et où tous les membres se connaissent les uns les autres.

L’organisation d’événements rassemblant à un moment donné l’ensemble des membres de l’équipe est un excellent moyen de mieux se connaître et de créer des liens. Ces événements peuvent aussi bien être virtuels que présentiels. C’est d’ailleurs sous ce format...

Clôturer une équipe

Quels que soient l’équipe, ses objectifs et sa taille, celle-ci a une durée de vie limitée dans le temps. Cela concerne également les équipes liées à une structure organisationnelle (service, département, direction…), qui, au gré des réorganisations, finissent par disparaître ou bien renaître sous une autre forme.

Clôturer une équipe, ce n’est pas simplement fermer son espace de travail sur Teams, c’est également préparer et accompagner la dissolution de l’équipe elle-même.

Trop souvent mal gérée, voire tout simplement oubliée, cette phase de clôture est pourtant très importante dans la mesure où elle permet de clore formellement non seulement les travaux de l’équipe, mais aussi et surtout la dynamique humaine.

Préparer la clôture

Annoncer formellement la clôture de l’équipe

Afin de préparer au mieux les membres de l’équipe, la première action à entreprendre consiste à communiquer de manière formelle sur la clôture. C’est-à-dire qu’il faut annoncer la clôture prochaine aux membres de l’équipe.

Cela peut se faire au travers d’une réunion ou bien tout simplement en publiant un message dans le canal général de l’équipe. En effet, il est rare que le processus de clôture d’une équipe soit déclenché brutalement sans que les membres de l’équipe l’aient vu venir.

En pratique, il est préférable de publier une annonce plutôt qu’un message classique de manière à le mettre en valeur dans le fil de discussion.

La vocation de cette annonce n’est pas de rentrer dans les détails de l’explication du processus de clôture, mais simplement d’avertir les membres afin qu’ils se préparent et prennent leur précaution

Le titre de l’annonce doit être explicite. Par ailleurs, afin que tous les membres de l’équipe soient informés, il est important de mentionner l’équipe directement dans le message.

Enfin, il faut indiquer que de plus amples informations seront données le moment venu. 

Configurer...

Adopter les bons réflexes pour communiquer

Respecter l’organisation existante

Dans certaines situations, il peut arriver que vous souhaitiez échanger sur des sujets qui ne correspondent à aucune équipe ou aucun des canaux existants dans les équipes dont vous êtes membre.

Dans ce cas, vous pouvez créer une nouvelle équipe ou un nouveau canal.

Mais avant de passer à l’acte, posez-vous la question de l’intérêt de créer une nouvelle équipe ou un nouveau canal. Est-ce qu’il n’y a pas une équipe ou un canal dont les sujets sont proches et qui pourrait être utilisé pour vos échanges ?

Ne créez une nouvelle équipe que s’il y a vraiment de la matière. Pour cela, nous vous invitons à élaborer un cas d’usages (cf. Se préparer à la création d’une équipe - Définir ses besoins).

Pour la création d’un nouveau canal au sein d’une équipe existante, il faut également que le sujet nécessite un travail collaboratif. Il ne faut pas oublier qu’un canal ne sert pas uniquement aux conversations. Il sert à réaliser un travail en commun en s’appuyant par exemple sur le partage de fichiers, la contribution à un Wiki, la gestion d’un plan, le partage de notes, etc.

Si nous reprenons...

Définir un code de bonne conduite

Par-delà les bons réflexes en matière de communication, il est indispensable de définir, collectivement, un code de bonne conduite. Avec Teams, il est très facile de solliciter ses collègues et d’être sollicité et ce, à toute heure et sous différentes formes (messages, appels…). Par ailleurs, s’exprimer de manière aussi claire que précise à l’écrit est indispensable pour une utilisation efficace de Teams. Sans la mise en place de quelques règles simples, l’utilisation de Teams peut tout à fait dériver et conduire à des situations personnelles et interpersonnelles compliquées (stress, surmenage, tensions, conflits, etc.).

Instaurer un cadre de travail équilibré et efficace

Toujours répondre aux sollicitations quelle que soit l’heure ou bien répondre aussi vite que possible est le meilleur moyen de travailler dans un cadre stressant et propice au surmenage.

Instaurer un cadre de travail équilibré nécessite de définir collectivement un certain nombre d’éléments :

  • Les plages horaires durant lesquelles il est interdit de solliciter les autres.

  • Ce qui est considéré comme étant urgent et prioritaire et ce qui ne l’est pas.

  • Les moyens à privilégier pour échanger...

Organiser et animer des réunions à distance

Depuis déjà un certain temps, la forme actuelle des réunions est largement remise en question au sein des entreprises. Trop nombreuses, trop longues, avec une preuve d’utilité et d’efficacité qui fait souvent défaut, le tout avec des participants qui ne savent pas toujours pourquoi ils ont été invités…

Avec le travail à distance et les fonctionnalités offertes par une plateforme telle que Teams, la capacité à se réunir est plus que jamais facilitée. Pas besoin de trouver une salle de réunion libre, il suffit d’être disponible et l’on peut organiser une réunion en quelques clics.

Il est donc important et nécessaire de repenser l’organisation et le déroulement des réunions à distance pour ne pas retomber dans les mêmes travers. C’est ce qui est proposé dans les paragraphes suivants.

Organiser une réunion à distance

Afin d’organiser des réunions de manière plus efficace, nous vous proposons de suivre trois bonnes pratiques :

  • S’assurer de la nécessité d’organiser une réunion.

  • Inviter uniquement des participants contributifs.

  • Partager toutes les informations nécessaires en amont.

S’assurer de la nécessité d’organiser une réunion

Cela peut paraître être une évidence, mais la première question à se poser avant d’organiser une réunion est : est-ce vraiment utile ?

Teams propose d’autres façons d’échanger ou de résoudre un problème....

Gérer et organiser les documents d’équipe

Teams offre de nombreux moyens de faciliter cette production : coédition, partage, gestion des versions, stockage, classement… Cette multitude de possibilités associée à la flexibilité de Teams offre l’avantage de pouvoir s’adapter à la grande majorité des besoins. Le revers de la médaille, c’est que l’on peut très vite arriver à un vrai bazar si l’on ne définit pas un cadre.

Définir et mettre en place une gouvernance

En matière de gestion de documents, la principale bonne pratique consiste à définir et mettre en œuvre une gouvernance dédiée. Cela consiste à définir des rôles, des responsabilités ainsi que des règles et des principes à respecter.

Dans tous les cas, la définition et l’attribution de ces règles doivent être claires et précises.

Tout ceci doit bien entendu être à la mesure de l’importance que les documents vont prendre dans les travaux de l’équipe.

Si les documents jouent un rôle central et que l’équipe produit un grand nombre de documents, alors les règles et la gouvernance seront plus élaborées que si la production documentaire est modeste. Dans ce cas, quelques principes simples suffisent avec...

Gagner en efficacité personnelle

Teams permet de partager très facilement des contenus et participer à des échanges aussi riches que variés. Mais, si ces échanges peuvent être porteurs d’une réelle valeur ajoutée, ils génèrent également un flux incessant d’informations qui peut rapidement submerger les utilisateurs.

Par ailleurs, s’il est facile d’échanger avec Teams, il est également très facile d’être sollicité, et ce, à n’importe quel moment.

Pour garder la maîtrise, il est indispensable d’adapter son environnement Teams à ses besoins et à ses modes de fonctionnement.

Ajuster les notifications à ses besoins et priorités

En matière de bonne pratique concernant le paramétrage des notifications, pour les informations ou activités jugées importantes, il est préconisé d’utiliser le mode « bannière et adresse e-mail ». C’est par exemple le paramétrage par défaut de tous les types de mentions.

Ce paramétrage peut rester tel quel, dans la mesure où une sensibilisation a été réalisée auprès des membres pour que les mentions ne soient utilisées que pour des informations importantes.

En règle générale, les activités...