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Messagerie : affichage et configuration

Modifier l’affichage d’un dossier de messages

 Sélectionnez le dossier de messages dont vous souhaitez changer l’affichage.

 Cliquez sur l’onglet Affichage puis sur le bouton Changer l’affichage du groupe Affichage actuel.

 Cliquez sur le bouton correspondant à l’affichage à activer :

Compacter

Pour visualiser les messages dans une liste dans laquelle les informations des messages (objets, expéditeurs ou destinataires...) s’affichent sur deux lignes d’en-tête suivies d’une ligne d’aperçu du texte du message. Les messages sont organisés par date et le volet de lecture est visible à droite de la liste.

Unique

Pour visualiser les messages dans une liste dans laquelle les informations des messages (objets, expéditeurs ou destinataires...) s’affichent sur une seule ligne d’en-tête suivie d’une ligne d’aperçu du texte du message. Les messages sont organisés par date et le volet de lecture est visible à droite de la liste.

Aperçu

Pour visualiser les messages dans une liste affichant une ligne d’aperçu du texte des messages. Les messages sont organisés par date, leurs informations (objets, expéditeurs ou destinataires...) s’affichent sur une seule ligne d’en-tête et le volet de lecture est masqué.

L’option Appliquer l’affichage actuel...

Modifier la disposition du contenu d’un dossier de messages

Une disposition est une combinaison prédéfinie d’un regroupement et d’un ordre de tri. Par défaut, l’application Outlook possède quatorze dispositions standards, disponibles pour le type d’affichage Table.

 Activez le dossier pour lequel vous souhaitez modifier la disposition ; nous vous rappelons que ce dossier doit bénéficier d’un type d’affichage tableau.

 Concernant certaines dispositions, les éléments ne peuvent être regroupés que si l’option Afficher dans des groupes est active : cliquez sur l’onglet Affichage puis sur le bouton Autres images/13i23.png du groupe Réorganisation pour ouvrir la galerie contenant les dispositions disponibles, puis veillez à ce qu’une coche apparaisse à gauche de l’option Afficher dans des groupes.

images/o02RB02N.PNG

Si la largeur de votre fenêtre Outlook n’est pas suffisamment large, la galerie contenant les dispositions est remplacée par le bouton Organiser par.

 Cliquez sur l’option correspondant à la disposition souhaitée pour le dossier en cours :

Date (conversation)

Regroupe les éléments par date et les organise par conversation.

De

Regroupe les éléments par expéditeur puis les trie par date.

À

Regroupe les éléments en fonction...

Gérer l’aperçu partiel des messages

Par défaut, les dossiers des messages (Boîte de réception, Éléments envoyés, Éléments supprimés…) affichent sous l’objet de chaque message un aperçu du texte de celui-ci sur une ligne. Vous pouvez modifier le nombre de lignes de l’aperçu ou ne plus afficher d’aperçu.

 À partir de la fenêtre principale d’Outlook, cliquez sur Courrier images/o02RB01N.PNG dans la barre de navigation.

 Dans l’onglet Affichage, cliquez sur le bouton Aperçu du message visible dans le groupe Réorganisation.

images/o05RB14N.png

Sur l’exemple présenté ci-dessus, une ligne d’aperçu de texte est visible sous chaque message ; c’est la valeur définie par défaut dans Outlook.

 Pour visualiser une ou plusieurs lignes d’aperçu des messages, cliquez sur l’option 1 ligne, 2 lignes ou 3 lignes en fonction du nombre de lignes à afficher.

Pour ne plus visualiser les lignes d’aperçu, cliquez sur l’option Inactif.

 Cliquez ensuite sur le bouton Toutes les boîtes aux lettres du message qui s’affiche pour que l’option choisie s’applique à tous les dossiers Courrier ou sur le bouton Ce dossier si seuls les messages du dossier actif sont concernés.

Choisir le format des messages par défaut

Il existe trois sortes de format de messages : format HTML, Texte enrichi (Format RTF) ou Texte brut.

 À partir de la fenêtre principale d’Outlook, cliquez sur l’onglet Fichier, sur Options puis sur la catégorie Courrier.

 Choisissez le type de format à utiliser par défaut dans la liste Composer les messages dans ce format située dans la zone Composition des messages :

HTML

Vous pouvez réaliser de multiples mises en forme (arrière-plan, lien hypertexte, papiers à lettres...). Sachez que le téléchargement des messages HTML est plus long ; le format HTML est celui sélectionné par défaut à l’installation de l’application Outlook.

Texte enrichi

Le format Texte enrichi prend en charge la mise en forme, notamment les puces, l’alignement et les objets liés. Mais attention, ce format n’est lu que par Outlook et le programme de messagerie Microsoft Exchange Server doit être utilisé. Ce format est aussi appelé Format RTF.

Texte brut

Vos messages ne pourront pas contenir de mise en forme (gras, italique, couleur) ; ils ne pourront pas non plus afficher d’image directement dans le corps des messages, mais l’image pourra être incluse en pièce jointe. Par contre, ils seront parfaitement lisibles par tous les programmes de messagerie....

Afficher les messages au format texte brut

Outlook vous permet de configurer automatiquement l’affichage de vos messages au format texte brut si, par crainte des virus, vous ne souhaitez pas les lire au format HTML.

 Cliquez sur l’onglet Fichier, sur Options, sur la catégorie Centre de gestion de la confidentialité puis sur le bouton Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité.

 Sélectionnez la catégorie Sécurité de courrier.

 Cochez l’option Lire tous les messages standard au format texte brut située dans la zone Lire comme texte brut.

 Si les messages contenant une signature numérique doivent également être lus au format de texte brut, cochez l’option Lire tous les messages électroniques signés numériquement au format texte brut.

 Cliquez à deux reprises sur le bouton OK.

Désormais, lorsque vous ouvrez un message, son contenu s’affiche au format texte brut. La barre d’information affiche le texte Nous avons converti ce message au format texte brut.

Bien que vous ayez configuré l’affichage de vos messages au format texte brut, Outlook vous donne tout de même la possibilité d’afficher un message au format HTML : après avoir ouvert le message, cliquez sur la barre d’information puis sur l’option Afficher en HTML ; l’option...

Créer une ou plusieurs signatures

Vous pouvez créer plusieurs signatures afin de personnaliser vos messages.

 Cliquez sur l’onglet Fichier, sur Options puis sur la catégorie Courrier.

 Cliquez sur le bouton Signatures de la zone Composition des messages.

 Cliquez sur le bouton Nouveau, saisissez le nom à attribuer à la signature dans la zone Tapez un nom pour cette signature puis cliquez sur le bouton OK.

 Saisissez le texte de la signature dans la zone de saisie de l’encadré Modifier la signature puis mettez-le en forme à l’aide des outils mis à votre disposition.

images/o05RB15N.png

 Pour ajouter une carte de visite électronique, positionnez le point d’insertion à l’emplacement souhaité dans la zone de texte de la signature puis cliquez sur le bouton images/13i51.png. Sélectionnez ensuite le contact correspondant à la carte de visite électronique à ajouter, modifiez éventuellement sa taille à l’aide de la liste Taille puis cliquez sur le bouton OK.

 Pour ajouter un lien hypertexte, positionnez le point d’insertion à l’emplacement souhaité dans la zone de texte de la signature puis cliquez sur l’outil Insérer un lien hypertexte images/13i52.png. Sélectionnez le fichier, la page web ou l’adresse de messagerie auquel le lien doit faire référence puis cliquez sur le bouton...

Signer automatiquement les messages

Pour éviter d’insérer votre signature dans chaque nouveau message, paramétrez la signature automatique.

 Cliquez sur l’onglet Fichier, sur Options, sur la catégorie Courrier puis sur le bouton Signatures situé dans la zone Composition des messages.

La boîte de dialogue Signatures et thème s’ouvre.

 Si vous possédez plusieurs comptes de messagerie, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez signer automatiquement les messages à l’aide de la liste Compte de courrier

 Sélectionnez dans la liste Nouveaux messages, la signature qui sera insérée dans tous les nouveaux messages créés.

 Sélectionnez dans la liste Réponses/transferts, la signature devant être insérée dans les messages de réponse et de transfert.

 Si vous possédez plusieurs comptes de messagerie, effectuez éventuellement ces manipulations pour le ou les autres comptes de messagerie concernés.

 Cliquez à deux reprises sur le bouton OK.

Pour désactiver l’insertion automatique d’une signature, ouvrez la boîte de dialogue Signatures et thème, sélectionnez le compte concerné dans la liste Compte de messagerie puis sélectionnez l’option (aucune) dans la liste Nouveaux messages et/ou...

Appliquer un papier à lettres ou un thème Outlook par défaut

Ainsi, tout nouveau message créé sera présenté avec le papier à lettres ou le thème Outlook choisi. Pour cela, le format de message HTML doit être actif par défaut.

 Cliquez sur l’onglet Fichier, sur Options, sur la catégorie Courrier puis sur le bouton Papier à lettres et polices situé dans la zone Composition des messages.

 Cliquez sur le bouton Thème.

La boîte de dialogue Thème ou modèle s’affiche à l’écran.

 Sélectionnez le papier à lettres ou le thème Outlook désiré dans la zone de liste Sélectionnez un thème.

Les noms des papiers à lettres sont suivis du libellé (Papier à lettres).

 Si vous avez choisi d’appliquer un thème Outlook à votre message, vous avez la possibilité d’intervenir sur les options suivantes :

Couleurs vives

Cochez cette option pour appliquer des couleurs plus vives au texte et aux graphismes.

Graphismes animés

Cochez cette option pour animer certains graphismes du thème si celui-ci en contient.

Image d’arrière-plan

Cochez cette option si l’image d’arrière-plan associée au thème doit être appliquée.

 Cliquez sur le bouton...

Modifier la police par défaut des messages

 Cliquez sur l’onglet Fichier, sur Options, sur la catégorie Courrier puis sur le bouton Papier à lettres et polices situé dans la zone Composition des messages.

 Cliquez sur le bouton Police visible dans la zone correspondant au type de message pour lesquels vous souhaitez changer la police :

Nouveau courrier

Permet de modifier la police par défaut des nouveaux messages créés.

Répondre ou transférer des messages

Permet de modifier la police par défaut des messages de réponse et de transfert.

Composition et lecture de messages au format texte brut

Permet de modifier la police par défaut des messages créés et lus au format texte brut.

Les boutons Police des zones Nouveau courrier et Répondre ou transférer des messages sont grisés, donc indisponibles, si un papier à lettres ou un thème Outlook a été appliqué par défaut à tout nouveau message (cf. titre précédent).

 Modifiez les attributs de police souhaités dans la boîte de dialogue Police qui s’affiche puis cliquez sur le bouton OK.

images/o05RB02N.png

Un aperçu des attributs de police sélectionnés est visible dans chacune des zones Texte d’exemple.

 Cliquez à deux reprises sur le bouton OK.

Choisir comment être prévenu de l’arrivée de nouveaux messages

Outlook met à votre disposition plusieurs choix permettant de vous prévenir de l’arrivée d’un nouveau message dans votre Boîte de réception.

 Cliquez sur l’onglet Fichier, sur Options puis sur la catégorie Courrier.

 Dans la zone Réception des messages, cochez ou décochez les options souhaitées en fonction de la façon dont vous souhaitez être prévenu lors de l’arrivée de nouveaux messages ; l’option Afficher une alerte sur le Bureau permet, à l’arrivée d’un nouveau message, de visualiser durant quelques secondes, une petite fenêtre rappelant le nom de l’expéditeur, l’objet et un aperçu rapide du texte.

 Cliquez sur le bouton OK de la boîte de dialogue Options Outlook.

Suite au choix Afficher une alerte sur le Bureau, l’arrivée d’un nouveau message entraîne l’apparition de la fenêtre suivante dans la partie supérieure droite du Bureau :

images/05rbout16-05.png

Configurer les messages de réponse/de transfert

 Cliquez sur l’onglet Fichier, sur Options puis sur la catégorie Courrier.

 Affichez la zone Réponses et transferts à l’aide de la barre de défilement vertical.

images/o05RB03N.png

 Cochez l’option Ouvrir les réponses et les transferts dans une nouvelle fenêtre si vous souhaitez qu’un clic sur Répondre, Répondre à tous et Transférer situés dans la partie supérieure du volet de lecture ouvre une nouvelle fenêtre.

 Cochez l’option Fermer la fenêtre du message d’origine lors de la réponse ou du transfert pour éviter de retourner dans le message d’origine suite à l’envoi d’une réponse ou suite à un transfert.

 Si vous souhaitez ajouter un commentaire à chaque texte saisi dans le corps du message d’origine, cochez l’option Faire précéder les commentaires par puis spécifiez le texte à ajouter dans la zone de saisie associée ; par défaut, la zone de saisie affiche votre nom.

 Choisissez l’apparence de vos messages de réponse et/ou de transfert grâce aux options des listes Lors de la réponse à un message et/ou Lors du transfert d’un message.

 Si vous avez choisi l’option Préfixer chaque ligne du message...

Gérer l’affichage Conversation

Une conversation regroupe les messages dont l’objet est identique vous permettant ainsi d’améliorer le suivi et la gestion de vos messages.

Modifier les paramètres d’affichage des conversations

 Sélectionnez le dossier Courrier (Boîte de réception, Éléments envoyés, Brouillons...) pour lequel vous avez choisi l’affichage Conversation (cf. Utiliser l’affichage Conversation du chapitre Envoi d’un message).

 Dans l’onglet Affichage, cliquez sur le bouton Paramètres de conversation du groupe Conversations puis cochez ou décochez les options suivantes en fonction de vos souhaits :

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Afficher les messages des autres dossiers : veillez à ce que cette option soit cochée si vous souhaitez que les messages provenant des autres dossiers soient affichés dans les conversations ; cette option est cochée par défaut.

Afficher les expéditeurs au-dessus de l’objet : par défaut, l’objet de la conversation est affiché au-dessus des noms (ou des adresses) des expéditeurs. Cochez cette option pour inverser cet affichage et ainsi visualiser les expéditeurs au-dessus de l’objet.

Toujours développer la conversation sélectionnée : par défaut, lorsque vous cliquez sur l’en-tête (objet) d’une conversation, cela ne la développe pas (pour cela vous devez cliquer sur le symbole images/13i12.png situé à...

Gérer la barre Infos-courrier

Si vous utilisez un compte Exchange Server 2010 ou supérieur, lors de la création d’un message, Outlook affiche la barre Infos-courrier suite à la réalisation de certaines actions afin de vous alerter et, dans certains cas, de vous éviter de commettre des erreurs. Vous pouvez modifier les options liées à cette barre Infos-courrier.

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 Cliquez sur l’onglet Fichier, sur le bouton Options puis choisissez la catégorie Courrier.

 Affichez la zone Infos-courrier puis cliquez sur le bouton Options Infos-courrier.

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 Si vous possédez plusieurs comptes de messagerie, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez modifier les options de la barre Infos-courrier dans la liste Appliquer à ce compte.

 Dans la zone de liste Sélectionner les Infos-courrier à afficher, cochez les options correspondant aux Infos-courrier à afficher puis, à l’inverse, décochez celles correspondant aux Infos-courrier à ne pas afficher.

 Choisissez ensuite quand la barre Infos-courrier doit s’afficher en activant une des options suivantes : Afficher automatiquement lorsque les Infos-courrier s’appliquent ou Toujours afficher ou Ne jamais afficher les Infos-courrier.

 Si vous souhaitez développer la barre Infos-courrier lorsque plusieurs infos-courrier s’appliquent à un message, cochez...

Gérer la messagerie en votre absence

Cette fonctionnalité n’est disponible que si vous utilisez un compte Microsoft Exchange Server.

Notifier une absence

Vous pouvez ainsi envoyer automatiquement un message aux utilisateurs qui essaient de vous joindre alors que vous êtes absent.

Si vous utilisez un compte Exchange Server 2003 ou version antérieure, la boîte de dialogue permettant de gérer la messagerie en votre absence ne se présente pas comme celle visible ci-après. Elle ne vous permettra pas de mettre en forme vos réponses, de planifier une plage de temps pendant laquelle les messages automatiques devront être envoyés ou encore, d’envoyer des réponses automatiques différentes aux personnes faisant ou non partie de votre organisation (votre société). En effet, pour disposer de toutes ces fonctionnalités, vous devez utiliser un compte Microsoft Exchange Server 2007 ou supérieur.

 Cliquez sur l’onglet Fichier, sur l’option Informations puis sur le bouton Réponses automatiques.

 Activez l’option Envoyer des réponses automatiques.

 Pour planifier une plage de temps pendant laquelle les messages automatiques devront être envoyés, cochez l’option Envoyer uniquement pendant ce laps de temps. Spécifiez ensuite la date et l’heure de début ainsi que la date et l’heure de fin de ce laps de temps à l’aide des listes Heure de début et Heure de fin.

Si aucune plage de temps n’est définie, des réponses automatiques seront envoyées jusqu’à ce que vous désactiviez l’envoi de réponses automatiques.

 Pour saisir le texte de la réponse à envoyer aux personnes de votre organisation...

Appliquer une mise en forme conditionnelle au texte des messages 

Créer une règle d’affichage

Il s’agit ici de créer des règles d’affichage permettant d’appliquer automatiquement une mise en forme au texte de certains messages d’un dossier. Par exemple, vous souhaitez que les messages provenant du contact Alex Kessler s’affichent en souligné dans votre Boîte de réception, ou encore qu’une taille de police de 14 pt soit appliquée aux messages de Sophie Delalande. Les règles ainsi définies s’appliquent aux messages de l’affichage actif.

 Sélectionnez le dossier contenant les messages auxquels vous souhaitez appliquer une règle d’affichage.

 Sélectionnez l’affichage pour lequel vous souhaitez créer une règle à l’aide du bouton Changer l’affichage de l’onglet Affichage (groupe Affichage actuel).

 Toujours dans l’onglet Affichage, cliquez sur le bouton Paramètres d’affichage du groupe Affichage actuel puis cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle.

 Cliquez sur le bouton Ajouter de la boîte de dialogue Mise en forme conditionnelle qui s’affiche puis saisissez le nom de cette nouvelle règle d’affichage dans la zone de saisie Nom.

images/05RB06.PNG

 Cliquez sur le bouton Police, spécifiez la mise en forme souhaitée...

Gérer le courrier indésirable

Le filtre de courrier indésirable est conçu pour vous éviter de recevoir des messages électroniques indésirables. Ce filtre utilise une technologie qui évalue si un message doit être traité comme courrier indésirable ou non en fonction de plusieurs critères, tels que l’heure de l’envoi et le contenu du message.

De plus, Outlook intègre une protection contre les attaques par phishing (hameçonnage en français) qui est une méthode consistant à usurper des renseignements personnels (nom, date de naissance, numéro d’assurance social, mots de passe...) ou financiers (coordonnées bancaires, numéros de carte de crédit...) par le biais d’un faux e-mail qui semble émaner d’une société digne de confiance. Cet e-mail signale au destinataire que la société a besoin de vérifier certaines informations le concernant, et l’invite donc à cliquer sur un lien hypertexte menant sur un faux site qui ressemble, à s’y méprendre, au vrai site. Arrivé sur ce site, le destinataire est invité à saisir des informations confidentielles qui sont alors récupérées par le pirate et utilisées pour détourner des fonds à son avantage.

Modifier les options de filtre Courrier indésirable

 Dans l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Courrier indésirable du groupe Supprimer puis cliquez sur l’option Options du courrier indésirable.

 Veillez à ce que l’onglet Options soit actif.

images/ecp116.png

Si vous utilisez Outlook en tant que particulier (sans Microsoft Exchange), une option supplémentaire est proposée : Désactiver les liens et les autres fonctionnalités dans les messages frauduleux de type phishing (recommandé).

 Sélectionnez le niveau de protection de votre choix :

Aucun filtrage automatique 

Le filtre de courrier indésirable est désactivé ; cependant, Outlook continue de déplacer, dans le dossier Courrier indésirable, les courriers provenant des expéditeurs ajoutés à la liste Expéditeurs bloqués ; c’est l’option active par défaut.

Faible

Seuls les messages...

Gérer les messages à l’aide de l’Assistant Gestion des messages

L’Assistant Gestion des messages permet de créer des règles afin de gérer vos messages. 

Créer une règle

 Veillez à ce qu’un dossier de courrier soit sélectionné.

 Dans l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Règles du groupe Déplacer puis cliquez sur l’option Gérer les règles et les alertes.

 Cliquez, si besoin est, sur l’onglet Règles du courrier électronique.

 Cliquez sur le bouton Nouvelle règle.

 Pour créer une règle à partir d’un modèle, sélectionnez, dans la zone Rester organisé ou Rester à jour de l’Étape 1, le modèle de règle à utiliser pour créer la nouvelle. Ensuite, cliquez sur chaque lien souligné de la zone Étape 2 pour préciser les conditions et les actions du modèle de règle sélectionné.

Les conditions et les actions du modèle peuvent éventuellement être précisées dans l’étape suivante de l’Assistant Gestion des messages.

Pour créer une règle à partir d’une règle vide, spécifiez quand les messages doivent être vérifiés en sélectionnant une des deux options de la zone Démarrer à partir d’une règle vierge (Étape 1) : Appliquer la règle aux messages que je reçois ou Appliquer la règle aux messages que j’envoie.

 Cliquez sur le bouton Suivant.

 Si des conditions supplémentaires doivent être définies pour votre nouvelle règle, cochez la ou les options correspondantes dans la zone Étape 1 puis, spécifiez si besoin...

Utiliser les actions rapides pour automatiser les tâches répétitives

Si vous devez souvent réaliser une même tâche, vous pouvez enregistrer les actions nécessaires à l’exécution de celle-ci dans une action rapide. Ainsi, vous pourrez par exemple déplacer rapidement des messages vers un dossier spécifique ou encore, transférer un message à votre responsable. Par défaut, Outlook met à votre disposition quelques actions rapides mais vous pouvez bien sûr en créer de nouvelles.

Paramétrer une action rapide existante

Si vous souhaitez utiliser l’une des cinq actions rapides proposées par Outlook, vous devez les paramétrer au préalable.

 Dans l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton images/13i22.png situé dans le groupe Actions rapides.

La boîte de dialogue Gérer les actions rapides affiche les actions rapides dans la liste Étape rapide.

 Sélectionnez l’action rapide à paramétrer.

Vous visualisez une Description de l’action rapide sélectionnée dans l’encadré correspondant. 

 Cliquez sur le bouton Modifier.

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La zone Actions affiche la ou les actions associées à l’action rapide. Remarquez que certaines de ces actions ne sont pas renseignées. C’est le cas ici pour la première action pour laquelle l’utilisateur devra choisir le dossier dans lequel les messages devront être déplacés.

 Modifiez éventuellement le nom à donner à l’action rapide dans la zone Nom.

 Si vous souhaitez modifier l’icône associée à l’action rapide, cliquez sur l’icône visible en regard de la zone Nom, sélectionnez une nouvelle icône puis cliquez sur le bouton OK.

 Renseignez les paramètres des actions existantes en fonction de ce que vous souhaitez faire effectuer à l’action rapide.

images/o05RB08N.png

Dans notre exemple, les messages seront déplacés dans...