Tâches

 Cliquez sur l’icône Tâches  dans la barre de navigation.

 Dans l’onglet Affichage, cliquez sur le bouton Changer l’affichage du groupe Affichage actuel puis cliquez sur l’option correspondant à l’affichage à activer :

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 Plusieurs techniques vous permettent de créer une tâche :

 Cliquez dans la zone de saisie Objet puis saisissez une brève description de la tâche.

 Si cette tâche a une échéance, indiquez les dates de début et de fin à l’aide des listes Date de début et Échéance.

 Définissez le niveau d’importance de la tâche en sélectionnant une des options proposées dans la liste Priorité : Faible, Normale ou Haute.

 Si vous souhaitez programmer une alarme pour la tâche en cours, cochez l’option Rappel puis sélectionnez à l’aide des deux listes qui suivent, la date puis l’heure à laquelle l’alarme doit se déclencher.

 Lors de la création de la tâche concernée, dans l’onglet Tâche, cliquez sur le bouton Périodicité visible dans le groupe Périodicité.

 Par les différentes options de l’encadré Périodicité, indiquez la fréquence de la répétition de la tâche.

 Renseignez ensuite la durée pendant laquelle la tâche doit être répétée à l’aide des options de l’encadré Plage de périodicité :

 Dans le dossier Tâches, ouvrez la tâche dont vous souhaitez notifier l’avancement en réalisant un double clic sur l’objet de la tâche concernée.

 Pour indiquer un pourcentage d’avancement, saisissez le pourcentage d’avancement réalisé dans la zone % achevé(s).

 Modifiez éventuellement l’état d’avancement de la tâche en sélectionnant une des options de la liste État.

 Pour signaler que la tâche est terminée, entrez 100 dans la zone % achevé(s) ou sélectionnez l’option Terminée dans la liste État ou encore, dans l’onglet Tâche, cliquez sur le bouton Marquer comme terminée(s) du groupe Gérer.

 Validez par le bouton Enregistrer & Fermer du groupe Actions.

 Lors de la création ou de la modification de la tâche concernée, cliquez dans l’onglet Tâche, puis sur le bouton Affecter une tâche visible dans le groupe Gérer.

 Dans la zone À, saisissez l’adresse de la ou des personnes à qui vous souhaitez affecter la tâche en cours de conception ou cliquez sur le bouton pour les sélectionner à partir d’un carnet d’adresses.

 Si besoin, modifiez l’objet, la date de début et de fin, l’état, la priorité et/ou le % achevé de la tâche que vous souhaitez affecter à un ou plusieurs tiers.

 Saisissez éventuellement dans la grande zone de saisie, des informations ou des instructions supplémentaires souhaitées pour l’exécution de la tâche.

 Cochez l’option Conserver dans ma liste des tâches une copie à jour de la tâche si vous souhaitez conserver une copie de la tâche.

 Cochez l’option Envoyer un rapport d’état quand la tâche est terminée si vous souhaitez être mis au courant par la réception d’un message lorsque la tâche est terminée.

 Envoyez la tâche au(x) tiers en cliquant sur le bouton Envoyer.

 Activez le dossier Boîte de réception puis faites un double clic sur le message correspondant à la demande de tâche.

 Répondez à la demande de tâche en cliquant sur le bouton Accepter si vous acceptez la tâche ou sur le bouton Refuser si vous refusez la tâche.

 Si vous avez choisi d’accepter ou de refuser la tâche, activez l’une des deux options suivantes :

 Si vous avez choisi de commenter votre réponse, saisissez le texte correspondant dans la grande zone de saisie puis cliquez sur le bouton Envoyer.

 Sélectionnez le message, le rendez-vous ou la note que vous souhaitez transformer en tâche ; vous pouvez également transformer une réunion ou un événement en tâche.

 Faites glisser l’élément sélectionné sur l’icône Tâches  dans la barre de navigation.

 Spécifiez les caractéristiques de cette nouvelle tâche (cf. Tâches - Créer une tâche).

 Validez la création de la tâche en cliquant sur le bouton Enregistrer & Fermer de l’onglet Tâche.