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Extrait - Power BI Desktop De l'analyse de données au reporting (2e édition)
Extraits du livre
Power BI Desktop De l'analyse de données au reporting (2e édition)
6 avis
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Publier et partager le rapport

Introduction

Le rapport est abouti : vous vous êtes connecté à une ou plusieurs sources dont vous avez extrait les données pertinentes pour l’objectif fixé, vous les avez préparées, vous avez dimensionné votre page de rapport, vous avez ajouté des visuels, construit des mesures en DAX, travaillé les interactions, et surtout, vous avez vérifié que les données affichées sont justes (vous avez validé le rapport) : tout est prêt pour une diffusion du résultat.

Une remarque préalable s’impose : l’essentiel des possibilités de publication et partage repose sur l’envoi du rapport vers le serveur Power BI (ou sa version cloud, Power BI Service, que nous utilisons dans cet ouvrage). L’utilisation de ce service sort des limites de notre propos, aussi en resterons-nous à une approche centrée sur les possibilités d’utilisation du rapport qu’il propose.

De même, la distinction entre la version gratuite, la version Pro et la version Premium de Power BI Desktop devient ici déterminante : comme vous l’imaginez, seules les deux dernières versions permettent d’utiliser toutes les fonctionnalités du service. Des différences importantes existent même entre Pro et Premium : nous nous efforcerons de faire la distinction dans les fonctionnalités que nous présentons.

Les exemples sont basés sur le fichier Livres - publication.pbix que vous trouverez en téléchargement.

Partager et diffuser sans le recours à Power BI Service

Des possibilités de partage, certes très limitées, mais qui peuvent néanmoins suffire dans certains contextes, existent directement dans Power BI Desktop, et n’impliquent pas d’utiliser le Service.

Partager le PBIX

La première option, la plus simple, consiste à mettre à disposition, sur un répertoire partagé, le fichier original (le .pbix). Toutes les personnes autorisées à accéder au répertoire pourront utiliser le rapport : l’actualiser, le consulter… et le modifier : cette façon de partager le rapport n’offre aucune garantie de ce point de vue.

Exporter vers PDF

Une fonctionnalité permet d’exporter le rapport au format PDF : pratique pour diffuser vers un public étranger à l’application, et pour d’assurer qu’aucune modification ne sera apportée au fichier .pbix.

Cette fonctionnalité a son revers : les visuels sont figés, pas d’interactions avec l’utilisateur ou entre visuels, pas d’info-bulle, et par ailleurs, la création du PDF et sa diffusion restent des processus manuels à la charge du propriétaire du rapport.

Il n’en reste pas moins que pour certains publics ou certaines finalités (distribution sous forme imprimée lors d’une réunion par exemple), cette option répond au besoin.

Seules les pages visibles sont exportées (pour rappel, il est possible de masquer une page par clic droit sur son onglet avec l’option Masquer la page).

Si vous avez appliqué un papier peint sur le fond de votre page, celui-ci n’est pas exporté : attention aux caractères blancs ou clairs sur un fond de papier sombre, ils seraient illisibles dans le fichier PDF.

Le rapport que nous allons...

Publier dans Power BI Service

La publication sur Power BI Service ouvre sur de nombreux sujets qui sortent du cadre de cet ouvrage, axé sur la création du rapport. La possibilité de publier dépend entièrement du type de licence dont vous disposez (gratuit, Pro, Premium), des droits qui vous sont accordés et de l’infrastructure informatique (serveur hébergé sur le réseau de votre entreprise ou Service dans le cloud).

C’est donc à une découverte des possibilités que nous vous invitons, essentiellement axée sur les questions que se pose le créateur du rapport :

  • Comment m’assurer que mon rapport ne sera pas modifié par d’autres utilisateurs ?

  • Comment les utilisateurs à qui il est destiné pourront-ils le consulter ?

  • Comment distribuer mon rapport ?

  • Comment préparer mon rapport à une consultation sur un téléphone mobile (ou une tablette) ?

  • Comment donner accès à mon rapport à des personnes extérieures ?

  • Comment intégrer mon rapport à une page web ?

Dans les sections qui suivent, le créateur du rapport dispose d’une licence gratuite et publie les rapports sur Power BI Service (cloud).

Publier un rapport sur Power BI Service

La fonctionnalité de publication depuis Power BI Desktop vers Power BI Service se trouve à la droite de l’onglet Accueil :

 Cliquez sur le bouton Publier du groupe Partager

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Si vous n’êtes pas encore connecté à Power BI Service, une fenêtre vous y invite :

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 Saisissez vos identifiants de connexion.

Puis une fenêtre apparaît avec une liste d’espaces de travail :

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Le rapport va être publié sur l’espace de travail personnel

Une fenêtre vous confirme la publication réussie...