La messagerie électronique est l'un des outils de communication les plus utilisés au monde tant en entreprise que dans la sphère privée. Chaque jour, des millions d'e-mails sont envoyés à travers Internet et inondent nos boîtes aux lettres électroniques. De plus en plus d'utilisateurs de messagerie se plaignent des difficultés à gérer leur boîte de réception et toute cette masse d'informations qui prend de plus en plus de temps.

Avec ce livre, vous effectuerez dans un premier temps un diagnostic sur l'utilisation de votre messagerie. Vous en déduirez l'organisation la plus appropriée à votre environnement de travail et apprendrez ensuite à mettre en place les stratégies et les règles de tri automatiques des messages reçus. Vous découvrirez ensuite les fonctionnalités avancées dont l'usage vous permettra de traiter plus rapidement les demandes et les informations.

Au fil des chapitres suivants, vous découvrirez conseils, techniques et astuces pour rendre votre communication plus efficace, des pistes de réflexion pour vous aider à mettre en place des outils de communication ciblés, en particulier si vous disposez d'Office 365, qui allègeront d'autant votre boîte e-mail, des informations essentielles pour sécuriser votre messagerie électronique et protéger vos messages.

Les explications sont basées sur le logiciel de messagerie le plus répandu en entreprise, Outlook, dans ses versions 2016 et 2019, mais peuvent être étendues à tout autre logiciel de messagerie. Ainsi, dans le dernier chapitre de ce livre, vous trouverez une présentation d'Outlook.com, la version allégée d'Outlook et de trois clients de messagerie parmi les plus répandus : Gmail (le webmail de Google), Thunderbird (le client libre et gratuit de Mozilla) et BlueMail (une application de messagerie utilisable sur Android et IPhone).

Avant-propos

1. A. Un livre sur le courrier électronique... pour quoi faire ?
   1. 1. Un si bel outil
   2. 2. Une véritable plaie
   3. 3. S’organiser pour s’en sortir
2. B. Présentation de l’ouvrage
   1. 1. Commencez par identifier le problème
   2. 2. Ne soyez pas un problème !
   3. 3. Faites des émules
   4. 4. Maintenez votre messagerie en forme !
   5. 5. La messagerie, c’est aussi une histoire de client

Contre l’invasion de votre boîte mail : agissez !

1. A. Établissez un diagnostic
   1. 1. Qui sont les envahisseurs de votre boîte de réception ?
      1. a. Quels sont les problèmes posés par les e-mails reçus ?
      2. b. Les e-mails automatiques
      3. c. Les e-mails manuels
   2. 2. Diagnostic : qui vous a écrit ?
      1. a. Première étape : sélectionner un mois d’e-mail
      2. b. Deuxième étape : trier les expéditeurs par nom
      3. c. Troisième étape : établir un récapitulatif
   3. 3. Le petit plus d’Outlook
      1. a. Sélectionner un mois d’e-mail
      2. b. Trier les expéditeurs par nom et établir le récapitulatif
2. B. Définissez une méthodologie
   1. 1. Les trois boîtes
      1. a. Les e-mails pour action
      2. b. Les e-mails pour information
      3. c. Les e-mails à archiver
      4. d. Organisez vos dossiers
   2. 2. Le traitement des messages
      1. a. Définissez votre stratégie
      2. b. Videz votre boîte de réception
      3. c. La destruction des messages
   3. 3. Les modes de tri alternatifs
   4. 4. Le petit plus d’Outlook
      1. a. La boîte prioritaire
      2. b. Classez vos messages en quelques clics
      3. c. Automatisez les actions répétitives
3. C. Gérez vos listes
   1. 1. Désabonnez-vous des listes et des lettres d'information
      1. a. Les listes de diffusion
      2. b. Les lettres d'information
      3. c. Les pourriels
   2. 2. "Routez" les listes sur une boîte dédiée
      1. a. La boîte dédiée
      2. b. Créez une boîte poubelle
4. D. Changez vos habitudes
   1. 1. Soyez sobre avec les e-mails
      1. a. Consultez votre messagerie deux fois par jour
      2. b. Le plus tard possible
      3. c. Coupez les notifications
      4. d. Mise en œuvre sur Outlook
   2. 2. Traitez les messages
      1. a. DDRDD
      2. b. MoSCoW
   3. 3. Soyez efficaces : parlez avec vos collègues
      1. a. La machine à café
      2. b. Le téléphone
      3. c. Les messageries instantanées
5. E. Mémento
   1. 1. Établissez un diagnostic
   2. 2. Triez vos messages
   3. 3. Visez la boîte de réception vide
   4. 4. Changez vos habitudes
   5. 5. Traitez les messages immédiatement

Communiquez mieux par mail

1. A. Rédigez des mails exploitables
   1. 1. Approche écologique des e-mails
      1. a. Aperçu de la situation
      2. b. Les errements du système
      3. c. Un peu d’écologie
2. B. Choisissez les bons destinataires
   1. 1. Lancer une conversation
      1. a. Déterminez le but de votre message
      2. b. Restreignez le nombre de destinataires
      3. c. Adaptez-vous au contexte
   2. 2. Participer à une conversation à plusieurs
      1. a. Répondre à l'expéditeur seul
      2. b. Répondre à tous
      3. c. Ajouter des participants
      4. d. Supprimer des participants
   3. 3. Transférer des e-mails
      1. a. Le transfert et la confidentialité
      2. b. Le transfert et la sécurité
      3. c. Attention au volume des pièces jointes
3. C. Rédigez un contenu clair et précis
   1. 1. Quel est le but de votre message ?
   2. 2. Quelles informations pertinentes devez-vous aborder ?
   3. 3. Une pièce jointe est-elle nécessaire ?
4. D. Choisissez un sujet pertinent
   1. 1. L’utilité du sujet
   2. 2. Définissez le sujet
   3. 3. Adaptez les sujets
   4. 4. Scindez les sujets qui dérivent
   5. 5. Le petit plus d’Outlook
5. E. Quelques astuces et règles d’usage
   1. 1. Utilisez les groupes de contacts
   2. 2. Signez vos messages
   3. 3. Soignez votre langage, votre orthographe et la grammaire
   4. 4. Règles classiques d’usage
6. F. Prenez garde aux pièges
   1. 1. La copie invisible
   2. 2. Le transfert indiscret
   3. 3. Le coup de sang regrettable
   4. 4. La pyramide aplatie

Faites des émules

1. A. Approche écologique
   1. 1. Propagez les bonnes pratiques
   2. 2. Progressez graduellement
   3. 3. Adaptez-vous au contexte
2. B. Nouvelles habitudes en équipe
   1. 1. Balisez le sujet
      1. a. Les limites du tri sur l'expéditeur
      2. b. Les balises de sujet
      3. c. Mise en œuvre
   2. 2. Proscrivez autant que possible les pièces jointes
      1. a. Le cloud
      2. b. Les dossiers partagés
      3. c. Les portails de gestion de contenu
   3. 3. Les outils collaboratifs
      1. a. Les messageries instantanées
      2. b. Les outils de knowledge management
      3. c. Les outils de workflow

Maintenez votre boîte mail

1. A. Sécurisez votre compte mail
   1. 1. Votre mot de passe est-il sûr ?
      1. a. Utilisez un mot de passe fort
      2. b. Utilisez une phrase de passe
      3. c. Utilisez un gestionnaire de mots de passe
      4. d. Utilisez la double authentification
      5. e. À quoi sert un mot de passe ?
   2. 2. Où sont vos e-mails ?
      1. a. Les clients de messagerie
      2. b. Les clouds
      3. c. Stocker soi-même ses e-mails
   3. 3. Les redirections invisibles
   4. 4. Les malwares
      1. a. Qu’est-ce qu’un malware ?
      2. b. Comment se propagent-ils ?
      3. c. Que faire en cas d'infection ?
2. B. Vos e-mails sont-ils en sûreté ?
   1. 1. Épurez ce qui est inutile
      1. a. Épuration basée sur les dossiers
      2. b. Épuration manuelle
   2. 2. Archivez ce dont vous aurez peut-être besoin
      1. a. Archives vivantes et archives mortes
      2. b. Principe d'archivage
      3. c. L'épuration et l'archivage automatique sur Outlook
   3. 3. Protégez ce qui vous sert
      1. a. Vous utilisez le protocole POP
      2. b. Sauvegarde, quel que soit le protocole

Vous n’utilisez pas Outlook (2016 ou 2019)

1. A. Vous utilisez le Webmail Outlook.com
   1. 1. Tour d'horizon
   2. 2. Mettre en place des règles dans Outlook.com
      1. a. Ajouter une règle complexe
      2. b. Ajouter une règle de déplacement simple
   3. 3. Paramétrer les actions rapides
2. B. Vous préférez Thunderbird
   1. 1. Qu'est-ce que Thunderbird ?
   2. 2. Gérez efficacement vos mails avec Thunderbird
      1. a. Diagnostic des courriers reçus
      2. b. Mettre en place un tri automatique avec Thunderbird
3. C. Vous adorez Gmail
   1. 1. Qu'est-ce que Gmail ?
   2. 2. Gérez efficacement vos mails avec Gmail
      1. a. Diagnostic des courriers reçus
      2. b. Mise en place des filtres
4. D. Sur votre mobile vous utilisez BlueMail
   1. 1. Qu'est-ce que BlueMail ?
   2. 2. Un peu plus d'efficacité avec BlueMail
      1. a. Les reports de mails
      2. b. Les clusters
      7. Index