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Gestion des tâches du projet

Modifier la liste des tâches

Supprimer une tâche

 Faites un clic droit dans une cellule de la tâche concernée puis cliquez sur l’option Supprimer la tâche du menu contextuel.

Vous pouvez aussi cliquer sur le numéro de la tâche à supprimer puis appuyer sur la touche Suppr.

Instantanément, la tâche est retirée de la liste et les tâches suivantes sont renumérotées.

Pour supprimer plusieurs tâches, sélectionnez-les puis appuyez sur la touche Suppr ; pour sélectionner des tâches non contiguës, utilisez la touche Ctrl.

Insérer une nouvelle tâche ordinaire

 Cliquez dans une cellule de la tâche qui suivra la nouvelle ; pour insérer plusieurs nouvelles tâches, sélectionnez autant de tâches que vous voulez en insérer.

 Dans l’onglet Tâche, cliquez sur la partie supérieure du bouton Tâche situé dans le groupe Insérer.

Vous pouvez aussi faire un clic droit sur la sélection puis cliquer sur l’option Insérer une tâche.

Le mode de planification de la tâche est identique au mode actif du projet (cf. Saisir la durée des tâches du chapitre Création des tâches du projet).

Une nouvelle ligne s’insère et les activités suivantes sont renumérotées.

Mode manuel :...

Trier la liste des tâches

Project permet de trier rapidement les tâches d’après les valeurs contenues dans l’une de ses colonnes. 

Trier selon un critère standard

 Activez l’onglet Affichage puis cliquez sur le bouton Trier images/13i62.png du groupe Données.

images/1713rb03.png

Sauf intervention, cinq critères standards de tri sont proposés. Par défaut, les tâches sont triées par ordre croissant des numéros.

 Cliquez sur le critère à appliquer.

Toutes les tâches suivent le tri demandé mais, sauf intervention préalable, les tâches ne sont pas renumérotées.

Trier selon un autre critère

 Onglet Affichage - bouton Trier - groupe Données

 Cliquez sur Trier par.

images/06SO03N.png

La boîte de dialogue Trier vous permet de préciser trois critères de tri (Trier par, Puis par deux fois). Chaque tri peut être demandé en ordre Croissant ou Décroissant.

 Pour chaque critère de tri à poser, sélectionnez le nom du champ dans la liste appropriée (Trier par, Puis par et Puis par) et indiquez si le tri doit être Croissant ou Décroissant.

 Si les tâches doivent conserver leur numéro d’origine, décochez l’option Renumérotation permanente des tâches. Attention : si vous la cochez, sachez que les tris ne sont pas annulables....

Poser une date de contrainte

Découvrir les types et les catégories de contraintes de tâche

Project gère huit types de contraintes réparties en trois grandes catégories :

1. Les contraintes sont inflexibles dans le cas où la tâche doit commencer ou s’achever à une certaine date. On les appelle aussi les contraintes dures car elles empêchent toute replanification de la tâche. Il est conseillé de n’utiliser cette catégorie de contrainte que lorsque c’est absolument nécessaire.

2. Les contraintes flexibles sont utilisées dans le cas où Project peut changer les dates de début et de fin de la tâche. Aucune contrainte de date n’est alors associée aux contraintes flexibles, ce qui fait qu’elles permettent de planifier les tâches sans autre contrainte que la liaison avec le prédécesseur et le successeur. Il est vivement conseillé d’utiliser cette catégorie de contrainte le plus souvent possible car elles permettent à Microsoft Project de tirer pleinement profit de son moteur de planification.

3. Les contraintes sont semi-flexibles lorsqu’il y a une contrainte sur la date de début ou sur la date de fin de la tâche. Dans ce cas, Project peut changer la date de fin ou la date de début de la tâche. Comme par exemple, lorsqu’une tâche doit s’achever au plus tard à une date donnée, elle peut toutefois être achevée plus tôt. Mais cette catégorie de contrainte limite obligatoirement la replanification d’une tâche à la date qui a été spécifiée. On dit parfois des contraintes semi-flexibles qu’elles sont molles ou modérées.

TYPES DE CONTRAINTES (*)

EFFET

Catégorie : contraintes inflexibles

Doit Commencer Le (DCL)

La tâche...

Découvrir les indicateurs de contrainte

Contrainte fixe images/6RB0721.png

Fin Au Plus Tard Le

pour les projets prévus à partir de la date de début.

Doit Commencer Le

pour tous les projets.

Contrainte moyennement flexible images/6RB0521.png

Fin Au Plus Tôt Le

pour les projets prévus à partir de la date de début.

Fin Au Plus tard Le

pour les projets prévus à partir de la date de fin.

Début Au Plus Tôt Le

pour les projets prévus à partir de la date de début.

Début Au Plus Tard Le

pour les projets prévus à partir de la date de fin.

Contrainte non respectée images/I0214.PNG

La tâche correspondante n’a pas été prévue ou achevée dans le délai de la contrainte.

Définir une date d’échéance pour une tâche

Rappelons qu’il est parfois préférable de ne pas appliquer une contrainte flexible ou semi-flexible à une tâche afin de ne pas nuire à la flexibilité en matière de planification de votre projet. La solution consiste à y appliquer une date d’échéance. Ainsi, vous pourrez suivre l’échéance d’une tâche particulière sans pour autant verrouiller vos prévisions par une contrainte fixe.

 Faites un double clic sur la tâche concernée par la date d’échéance pour ouvrir la boîte de dialogue Informations sur la tâche.

 Activez l’onglet Avancées puis renseignez le champ Échéance de la zone Contrainte sur la tâche.

 Validez par le bouton OK.

Une flèche verte images/16i04.PNG signale sur le diagramme de Gantt la date d’échéance appliquée à la tâche.
images/20.png
Si la date de fin de tâche est postérieure à la date d’échéance, Microsoft Project signale l’échéance manquée à l’aide de cet indicateur rouge images/13i65.png dans la colonne Indicateurs de la tâche.

Utiliser l’Inspecteur de tâche

L’Inspecteur de tâche affiche les facteurs qui influencent la date de début de la tâche sélectionnée. Ces facteurs sont le ou les prédécesseurs, les contraintes ainsi que les exceptions de calendrier. En cas de conflit/difficulté sur une tâche, il vous permet aussi, à l’aide d’options diverses, de résoudre ces problèmes.

 Pour afficher l’Inspecteur de tâche, activez l’onglet Tâche, cliquez sur le bouton Inspecter images/6RB0821.png situé dans le groupe Tâches.

L’Inspecteur s’affiche sous forme de volet dans la partie gauche de l’écran.

 Cliquez dans la table Entrée sur la tâche pour laquelle vous souhaitez afficher les facteurs ayant une incidence sur la date de début.

Premier exemple : cas classique

images/6RB0921.png

Si la tâche sélectionnée dispose de plusieurs prédécesseurs ou une contrainte de planification Au plus tôt, il est vraisemblable que Project privilégie un seul de ces prédécesseurs ou alors la contrainte pour calculer la date de début au plus tôt de la tâche.

Notez qu’en cliquant sur le nom du prédécesseur situé dans la colonne Nom du tableau Prédécesseurs, vous affichez directement les facteurs de cette tâche dans l’Inspecteur....

Saisir et mettre en forme une remarque sur une tâche

Saisir une remarque

 Sélectionnez la tâche concernée par la remarque.

 Activez l’onglet Tâche puis cliquez sur l’outil Notes de tâche images/13i68.png situé dans le groupe Propriétés.

Cet outil active l’onglet Remarques de la boîte de dialogue Informations sur la tâche.

 Cliquez dans la zone de saisie Remarques et saisissez votre commentaire ; utilisez la touche Entrée pour changer de paragraphe ou les touches ShiftEntrée pour provoquer un saut de ligne.

 Cliquez sur le bouton OK pour fermer la boîte de dialogue Informations sur la tâche.

Dans la colonne des indicateurs, l’icône représentant une petite feuille images/16i05.PNG matérialise la présence d’une remarque.

Formater les caractères d’une remarque

 Faites un double clic sur la tâche à laquelle une remarque a été associée afin d’ouvrir la boîte de dialogue Informations sur la tâche puis, si besoin, cliquez sur l’onglet Remarques

 Sélectionnez les caractères à mettre en valeur à l’aide d’un cliqué-glissé puis cliquez sur l’outil images/6RB1421.png.

 Modifiez les attributs Police, Style de police et Taille et attribuez éventuellement une couleur au texte à l’aide...

Consulter la remarque d’une tâche à l’aide d’une fiche

 Affichez un Gantt.

 Activez l’onglet Tâche puis cliquez sur l’outil Détails images/6RB1621.png situé dans le groupe Propriétés

Dans la partie supérieure de l’écran, le diagramme de Gantt reste affiché et, dans la partie inférieure est proposée une fiche. Cette fiche concerne la tâche sélectionnée dans le diagramme de Gantt.

 Cliquez avec le bouton droit dans la fiche visualisée pour afficher le menu contextuel.

images/6RB1721.PNG

Pour la tâche sélectionnée, une liste de fiches est proposée. La fiche dont l’icône est encadrée est la fiche active.

 Choisissez la fiche Notes.

 Consultez ainsi les remarques (notes) en cliquant sur les tâches de votre choix.

 Pour revenir à un affichage standard, cliquez à nouveau sur l’outil Détails images/6RB1621.png (onglet Tâche - groupe Propriétés).

Rappelons que pour consulter dans une info-bulle la remarque associée à une tâche, il suffit de pointer l’icône images/16i05.PNG représentant la remarque dans la colonne des indicateurs du Gantt.

Filtrer les tâches commentées

 Dans l’onglet Affichage, ouvrez la liste de l’outil Filtrer images/6RB1821.png puis cliquez sur l’option Autres filtres.

 Sélectionnez l’option Tâches avec pièces jointes.

images/6RB1921.png

 Validez par le bouton Appliquer située en bas de la liste.

 Pour désactiver le filtre, ouvrez la liste de l’outil Filtrer images/6RB1821.png puis choisissez l’option [Aucun filtre].

Fractionner une tâche

 Affichez un Gantt.

 Sélectionnez la tâche à fractionner dans la table.

 Utilisez, si besoin est, le bouton Atteindre la tâche (onglet Tâche - groupe Modification) afin de visualiser la barre de Gantt de la tâche.

 Activez l’onglet Tâche puis cliquez sur l’outil Fractionner la tâche images/6RB2121.png du groupe Planifier.

Le pointeur de la souris change de forme et il est accompagné d’une aide.

(La touche Echap de votre clavier désactive le processus de fractionnement).

 Placez le pointeur de la souris au-dessus de la barre de Gantt de la tâche concernée.

L’info-bulle indique la date à laquelle le second segment de la tâche débutera si vous cliquez sur la barre de Gantt. L’info-bulle vous permet ainsi un fractionnement précis.

images/6RB2221.PNG

 Déplacez le pointeur de la souris sans cliquer au-dessus de la barre de Gantt de la tâche concernée jusqu’à ce que la date souhaitée de début du fractionnement apparaisse dans l’info-bulle.

 Cliquez puis faites glisser la deuxième partie de la barre vers la droite jusqu’à ce que la date de début du second segment apparaisse dans l’info-bulle.

Lors du cliqué-glissé, les dates proposées sont liées à l’échelle de temps définie dans l’onglet...

Créer une tâche périodique

 Sélectionnez la tâche au-dessus de laquelle la nouvelle tâche doit apparaître.

 Activez l’onglet Tâche, ouvrez la liste du bouton Tâche du groupe Insérer puis cliquez sur l’option Tâche périodique.

images/rb1906-r08.png

 Saisissez le nom de la tâche périodique dans la zone Nom de la tâche.

 Renseignez la durée de la tâche dans la zone Durée.

 Précisez la périodicité de l’événement en activant l’option Quotidien, Hebdomadaire, Mensuelle ou Annuelle de la zone Périodicité.

 Donnez alors toutes les informations nécessaires quant à la fréquence de la tâche dans la zone Périodicité.

Les renseignements sur la fréquence dépendent de la périodicité choisie dans la zone Périodicité.

 Spécifiez la date de début de la tâche périodique dans la liste Début de l’encadré Plage de périodicité puis choisissez à quel moment la tâche périodique doit se terminer à l’aide des options suivantes :

Fin après n occurrence(s)

Met fin à la répétition après le nombre d’occurrences spécifié dans la zone de saisie.

Fin le

Met fin à la répétition...

Créer une tâche hamac

En cas de tâche dont la durée et les dates de début et fin sont conditionnées par des jalons telles que des tâches de gestion par exemple, Project vous permet de créer une tâche dite hamac. La durée et les dates de cette tâche vont automatiquement changer en fonction de jalons préalablement liés.

 Sélectionnez la date du jalon ou de la tâche conditionnant le début de la tâche hamac. Cliquez sur l’outil Copier images/13i40.png de l’onglet Tâche (groupe Presse-papiers) ou utilisez le raccourci-clavier Ctrl C.

 Sélectionnez la date de début de la tâche hamac et cliquez sur l’outil Collage spécial de l’onglet Tâche (groupe Presse-papiers).

 Dans la boîte de dialogue ouverte, sélectionnez Coller avec liaison.

images/06SO21N.png

 Cliquez sur le bouton OK.

 Procédez de la même manière pour la date de fin de la tâche hamac.

Les cellules des dates de début et de fin de la tâche hamac affichent un triangle grisé en bas à droite pour mentionner que les cellules sont liées à d’autres cellules.

images/21.png

Filtrer les tâches sur un intervalle de temps

 Ouvrez la liste de l’outil Filtrer images/6RB1821.png situé dans l’onglet Affichage (groupe Données).

 Cliquez sur l’option Intervalle de temps.

images/06SO19N.png

 Saisissez la première borne de l’intervalle et cliquez sur le bouton OK.

 Saisissez ensuite la seconde borne puis cliquez sur le bouton OK.

Pour annuler un filtre, ouvrez la liste de l’outil Filtrer images/6RB1821.png (onglet Affichage - groupe Données) puis cliquez sur l’option [Aucun filtre].

Regrouper les tâches ou les ressources

Par défaut, Project présente les tâches dans l’ordre croissant de leur numéro de ligne (Diagramme de Gantt), mais il peut s’avérer pratique de les présenter regroupées en fonction d’un paramètre quelconque. 

 Activez l’affichage des tâches (bouton Utilisation des tâches ou Diagramme de Gantt de l’onglet Affichage) ou l’affichage des ressources (affichage Tableau des ressources ou Utilisation des ressources de l’onglet Affichage).

 Activez l’onglet Affichage, ouvrez la liste de l’outil Grouper par images/6RB2421.png situé dans le groupe Données puis cliquez sur l’option Plus de groupes.

 Activez l’option Tâche ou Ressource selon le cas.

 Cliquez sur le bouton Nouveau.

 Dans la boîte de dialogue Définition du groupe, saisissez le nom du groupe dans la zone Nom puis cochez l’option Afficher dans le menu si vous souhaitez faire apparaître ce nouveau groupe dans la liste de l’outil Grouper par images/6RB2421.png.

 Définissez les critères de regroupement grâce aux listes associées aux champs Nom de champ et Ordre.

images/6RB2521.png

 Modifiez éventuellement la façon dont un champ doit être regroupé : sélectionnez le champ concerné dans la colonne Nom de champ puis cliquez sur le bouton...