Blog ENI : Toute la veille numérique !
-25€ dès 75€ sur les livres en ligne, vidéos... avec le code FUSEE25. J'en profite !
Accès illimité 24h/24 à tous nos livres & vidéos ! 
Découvrez la Bibliothèque Numérique ENI. Cliquez ici
  1. Livres et vidéos
  2. Gérez vos projets (2e édition)
  3. Communiquez encore et encore
Extrait - Gérez vos projets (2e édition) Impulsion, Conception, Mise en oeuvre
Extraits du livre
Gérez vos projets (2e édition) Impulsion, Conception, Mise en oeuvre Revenir à la page d'achat du livre

Communiquez encore et encore

Les mythes de la communication de projet

1. William Shockley, un génie en échec

Inutile de présenter la Silicon Valley, la région américaine concentrant le plus grand nombre d’entreprises de haute technologie au monde. Cette région a été choisie par un inventeur de génie, William Shockley, qui a contribué à créer Intel, Apple ou encore Google.

Quelle fortune a-t-il amassé au cours de ces années florissantes ? Aucune. Il a terminé sa vie comme professeur à l’université de Stanford. Pourquoi ? Parce qu’il n’a pas su communiquer avec son équipe.

Diplômé du MIT en 1936, son talent est pourtant identifié très tôt par le gouvernement américain : pendant la Seconde Guerre mondiale, il élabore les tactiques de lutte anti-sous-marine et fait l’évaluation des pertes américaines en cas d’invasion du Japon. Au sortir de la guerre, il invente le transistor, ce qui a permis l’avènement de l’informatique et lui a valu le prix Nobel de physique en 1956.

Différents types de transistors

Différents types de transistors (auteur : Benedikt Seidl / source : wikimedia.org)

Comme vous le voyez, William Shockley est une tête bien faite. Déçu des choix techniques faits par son employeur, il fonde sa propre entreprise, les Shockley Semiconductor Laboratory, à Palo Alto où vit sa mère. À l’époque, Palo Alto est un petit village campagnard, qui n’a pas de liaison téléphonique avec New York. Aucun collègue de Shockley n’accepte de le suivre.

Qu’à cela...

Comment communiquer ?

1. Soyez présent

Imaginez que vous soyez le client d’un constructeur immobilier. Il vous a proposé un plan qui répond à vos attentes, c’est le cahier des charges. Il vous a indiqué les grandes étapes de construction, c’est la planification. Le chantier commence, avec une date de fin prévue dans trois mois. Est-ce que vous attendez la fin de la construction pour aller voir le chantier ?

Si votre réponse est oui, alors vous ne pourrez pas réorienter la construction en cours de route. Mais il y a un plan, me direz-vous : il suffit de le suivre. Oui, bien sûr. Mais tous les détails ne peuvent pas être anticipés : même la NASA commet des erreurs ! Par exemple :

  • une teinte de peinture qui ne convient pas peut être changée pour les pièces restant à peindre,

  • un nombre de prises électriques insuffisant peut être augmenté tant que les cloisons ne sont pas refermées,

  • etc.

En réajustant ces problèmes au fur et à mesure du projet, le coût est mineur et il n’y a aucune perte de temps.

Voici schématiquement l’évolution du coût de modification d’un projet en fonction de la phase du projet où cette modification est notifiée et intégrée.

Évolution du coût de modification d’un projet en fonction de la phase où elle est intégrée

Évolution du coût de modification d’un projet en fonction de la phase où elle est intégrée

Prenons l’exemple de l’ajout de prises électriques sur un chantier de rénovation. Au début du chantier, c’est très simple : on se met d’accord sur le nombre de prises à installer dans chaque pièce et un devis est émis. Après la fin du chantier en revanche, tout est plus complexe : il faut retirer une ligne depuis le compteur électrique, protéger tous les sols, rouvrir les cloisons, replâtrer, lisser, peindre, nettoyer le chantier... L’artisan sera bien moins enclin à rechercher un compromis et vous opposera probablement les plans qui ne mentionnaient pas ces opérations.

Une communication efficace nécessite donc trois actions régulières de la part du sponsor et du responsable du projet :

1.

Responsabilisez : la culture du soutien produit...

Réunions, workshops et interviews

1. Déjouez la réunionite !

Vous êtes bien embêté. Cette réunion, vous en aviez absolument besoin pour concilier les avis divergents de tous les chefs de département et débloquer votre projet. Or, le directeur général vous parle maintenant depuis une demi-heure de sa stratégie commerciale et non plus du projet. Les chefs de département ont commencé à discuter de leurs performances respectives et leurs collaborateurs sont, quant à eux, occupés à jouer à Candy Crush sur leur smartphone. Objectivement, cette réunion est un échec.

Vous avez peut-être déjà fait l’expérience d’une réunion de ce type. Ce n’est pas une surprise : organiser une réunion est une problématique très complexe

Pourtant, vous ne pourrez pas vous y soustraire. La gestion d’un projet requiert d’organiser de nombreuses réunions pour :

  • définir les objectifs avec le sponsor,

  • recueillir les besoins des utilisateurs métiers,

  • concilier les positions des fournisseurs et des métiers,

  • faire des points d’avancement,

  • etc.

Pour éviter une réunion inutile, vous devez impérativement la préparer. Comment ? Voici la to-do list pour réussir une réunion.

#

Action

Comment ?

1

Définissez l’objectif

Informer, obtenir une décision, concilier, etc.

2

Fixez l’ordre du jour

Il doit contenir la liste des sujets abordés, avec pour chaque sujet la personne responsable de le présenter et le temps accordé. Une réunion courte n’en est que plus digeste. Évitez d’inscrire un point "Divers" ou "Autre", qui ne peut que diverger.

3

Identifiez la solution optimale

C’est celle qui est, à votre avis, la plus adéquate à long terme. Mais s’il y a besoin d’une réunion pour la valider, c’est probablement qu’elle présente des contraintes pour l’entreprise (coût, etc.).

4

Identifiez la solution de repli

C’est la solution que vous pouvez mettre en place de façon autonome dans le cas où la réunion n’aboutirait pas. C’est votre minimum syndical : si vos interlocuteurs...

L’art de la synthèse, écrite ou orale

1. À quoi sert une synthèse ?

Quand vous souhaitez aller voir un film, au lieu d’entrer au hasard dans une salle obscure, vous lisez un synopsis pour faire votre choix. Quand vous envisagez d’acheter une nouvelle voiture, vous ne lisez pas l’intégralité du manuel technique de chacune d’entre elles : vous consultez des comparatifs qui vous informent de leur motorisation, tenue de route ou consommation.

Comme vous le voyez, l’art de la synthèse est partout ! Elle sert à connaître les grandes lignes d’une situation pour une personne qui ne connaît pas tous ses tenants et aboutissants.

Dans un projet, la synthèse sert tout le temps :

  • pour informer le sponsor du statut du projet,

  • pour donner les contraintes d’un lot de travail à un fournisseur,

  • pour expliquer à un responsable métier pourquoi l’une de ses demandes n’est pas réalisable.

  • etc.

Dans tous ces cas de figure, une énumération exhaustive de toutes les actions entreprises sur le projet depuis la première seconde est inutile et inefficace. Tout ce dont vous avez besoin, ce sont des éléments essentiels à la bonne compréhension d’une situation donnée : c’est l’art de la synthèse.

À quoi distingue-t-on une bonne synthèse ? Elle récapitule les informations sur un sujet donné d’une façon :

  • objective : pas de jugements personnels,

  • cohérente : pas de pêle-mêle de sujets hétéroclites,

  • ordonnée : suivant un plan logique.

La synthèse peut être orale (briefing avant une prise de parole, par exemple) ou écrite (compte-rendu de réunion).

Pour l’instant, l’activité n’est peut-être pas très séduisante. Songez pourtant qu’apprendre à faire une synthèse vous permettra :

  • de présenter une situation claire à un interlocuteur extérieur au projet, comme on l’a vu,

  • d’unifier la compréhension du projet auprès de tous les interlocuteurs : récapituler permet de clarifier les positions de chacun et de faire ressortir les contradictions, les incompréhensions, les lacunes...,

  • d’historiser...