Internaliser, prester, sous-traiter ?

1. Interne ou externe ?

Un projet peut être réalisé en interne (par une personne en poste ou à recruter) ou en externe (achat d’une solution toute faite ou prestation de service). Le choix est fondamental, car il sera très difficile et coûteux de changer votre fusil d’épaule plus tard alors que le projet est lancé.

Comment faire un choix éclairé entre les options interne et externe ? Il faut comparer les deux offres en prenant en compte toutes leurs caractéristiques.

1. Un projet jeté aux ordures

32 000 camions, c’est la plus grande flotte de traitement des déchets au monde. Elle appartient au groupe américain Waste Management. Une minute économisée chaque jour sur chacun d’entre eux et ce sont des millions de dollars gagnés chaque année. C’est la raison pour laquelle l’entreprise décide en 2005 de consolider la gestion des opérations de ses différentes filiales dans un seul système de gestion informatique.

Le ramassage des ordures à Sao Carlos, au Brésil (auteur : César Mota/source : pixabay.com)

SAP AG, le fournisseur allemand de progiciel (ou ERP en anglais) est sur les rangs. Pour remporter le marché, l’équipe commerciale fait feu de tout bois :

Qui n’aurait pas signé face à un tel enthousiasme ? Mais deux ans après, en 2007, le réveil est difficile : la solution...

1. Sous-traiter : le pour et le contre

Concevoir un avion est un projet complexe qui fait appel à des domaines très variés, dans un calendrier millimétré, avec des coûts qui se comptent en milliards de dollars. Pour simplifier la conception de son nouvel avion, le 787, Boeing décide donc d’expérimenter en 2003 un nouveau modèle de développement : l’externalisation maximum.

Le principe est le suivant : l’avionneur sous-traite à des fournisseurs du monde entier la conception, la réalisation et la livraison des composants de l’avion. Les usines Boeing assemblent simplement les différentes pièces du produit fini. Ce modèle permet de réduire l’investissement nécessaire et de déplacer les risques vers les fournisseurs. Plutôt brillant, n’est-ce pas ?

Ce que n’avait pas anticipé la direction de Boeing c’est que le travail de réalisation de l’avion n’est pas simplement déplacé vers les prestataires, il est en réalité remplacé par un travail de coordination d’une myriade d’entreprises à travers le monde. Au lieu de faire lui-même, l’avionneur doit maintenant faire faire, c’est-à-dire communiquer, coordonner, vérifier, assembler.

Un Boeing 787 (auteur : ahsing888/source : pixabay.com)

Résultat ? Le cauchemar logistique mondial fait passer les coûts de développement de 5 milliards de dollars en 2003 à 32 milliards en 2015 ! La faillite de certains fournisseurs produisant des composants stratégiques contraint en outre Boeing à les racheter. Enfin, les retards du programme condamnent l’avionneur à indemniser les clients pour lesquels la date de livraison ne peut pas être honorée.

Comment un tel désastre a-t-il été rendu possible ? L’erreur d’appréciation de Boeing est d’avoir sous-estimé la complexité d’encadrer des prestataires. Ne commettez pas la même erreur si vous envisagez d’externaliser : évaluez soigneusement tous les avantages, mais aussi tous les inconvénients.

1. Si vis pacem, para bellum

Les exemples de prestations désastreuses vous ont peut-être refroidi si vous comptiez recourir à une solution externe. Rassurez-vous ! En suivant les conseils donnés précédemment, vous pourrez vous prémunir des risques les plus importants et retenir un prestataire compétent.

Une fois le prestataire identifié, travailler avec lui doit devenir un partenariat. Il fait désormais partie de votre équipe. Si votre projet échoue, ce n’est pas seulement parce que votre interlocuteur n’a pas réussi à le comprendre : c’est également parce que vous n’avez pas réussi à le lui expliquer.

Travailler en bonne entente ne signifie pas pour autant travailler sans cadre. Tout peut changer à tout moment dans une entreprise : votre interlocuteur compétent peut partir, le fournisseur peut être racheté, etc. Dans ce cas-là, un seul élément vous permettra de poursuivre votre projet avec le retour sur investissement prévu : c’est le contrat.

C’est la raison pour laquelle vous devez impérativement caparaçonner votre contrat. Mieux vaut des portes de secours inutiles que pas de porte du tout. Si vous ne maîtrisez pas le domaine juridique, pas de panique ! Prenez un conseil juridique pour relire votre brouillon : la prestation n’est pas nécessairement exorbitante.

Soyez sur vos gardes, mais conservez néanmoins une relation de confiance. Ne tombez pas dans l’excès inverse qui serait d’exiger des conditions illégitimes et déséquilibrées à votre prestataire. Les deux parties doivent trouver un intérêt à ce partenariat. Si vous essayez de flouer votre fournisseur, il tentera à un moment ou à un autre de se rembourser : vous obtiendrez tout l’inverse d’une relation de confiance.

2. Restez maître du contrat

Soyez particulièrement attentif à trois éléments lors de la négociation du contrat :