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  3. Maîtrisez vos risques !
Extrait - Gérez vos projets (2e édition) Impulsion, Conception, Mise en oeuvre
Extraits du livre
Gérez vos projets (2e édition) Impulsion, Conception, Mise en oeuvre Revenir à la page d'achat du livre

Maîtrisez vos risques !

Qu’est-ce qu’un risque ?

1. Recenser, un processus simple et sans risques

Le bureau du recensement américain évalue tous les 10 ans la population des États-Unis. Ce recensement n’est pas anodin, puisqu’il permet de mettre à jour le nombre de représentants de chaque État à la Chambre des représentants, ainsi que le montant des subventions obtenues du gouvernement fédéral.

Cette vaste enquête menée avec un demi-million d’enquêteurs a coûté 8,2 milliards de dollars en 2000. Celle de 2010 en a coûté 14,5 milliards, un record !

Tout est pourtant parti d’une bonne intention. À l’issue de l’enquête menée en l’an 2000, le bureau du recensement estime que la méthode du papier et du crayon est archaïque et coûteuse. Il est temps d’informatiser le processus en utilisant des appareils mobiles pour saisir les réponses.

Un appel d’offres est lancé et un fournisseur le remporte. Celui-ci travaille alors pendant 5 ans avec le bureau du recensement pour mettre sur pied un système informatique destiné à recueillir les informations depuis des terminaux mobiles, puis les collecter sur un serveur centralisé et sécurisé.

Mais lorsque l’année 2010 arrive, le bureau du recensement abandonne le système informatique et revient au système du papier et du crayon. Pourquoi ? Car, les tests réalisés ont fait remonter...

Identifiez tous les risques

1. Courants d’air à Sainte-Hélène

Peut-être serez-vous tenté de survoler cette section ou même de l’ignorer. C’est le fléau des risques : quand une entreprise lance en grande pompe un projet conquérant, personne n’a envie d’entendre parler des problèmes qui pourraient le faire échouer lamentablement. Aucune évaluation des risques n’est donc faite, ou bien si elle est faite, c’est uniquement sur des problématiques dont on sait qu’elles peuvent survenir dans le cœur de métier de l’entreprise.

Prenez l’exemple de l’aéroport de Sainte-Hélène. Cette île de l’Atlantique sud est située à 2 000 kilomètres des côtes les plus proches. Montagneuse et bordée de hautes falaises, elle est presque inaccessible, ce qui explique que le Royaume-Uni ait choisi d’y exiler Napoléon en 1815.

En 2005, elle n’est reliée qu’une fois par mois par un bateau au départ de l’Afrique du Sud. Pour désenclaver ce territoire, la couronne britannique décide donc d’y bâtir un aéroport.

Un avion survole des îles montagneuses

Un avion survole des îles montagneuses (auteur inconnu/source : pixabay.com)

Une fois l’aéroport terminé, en 2016, un test d’atterrissage est fait avec un Boeing 737 de la compagnie Comair. Un problème inattendu se produit : la combinaison des vents forts de l’île, des montagnes environnantes et du bord de mer génère des tourbillons...

Pistes pour identifier les risques

1. Le risque majeur est humain

Rappelez-vous ce que je vous indiquais sur le facteur humain dans le chapitre consacré aux rôles à attribuer dans un projet. L’humain est systématiquement la première cause de fiasco dans un projet. Et ses méthodes pour échouer sont très diversifiées.

Il y a tout d’abord les erreurs de management :

  • Absence de stratégie de la direction : changement de personnes au sein de l’équipe sans concertation, délocalisation, lancement de projets concurrents, etc.

  • Absence de sponsor : l’équipe n’a pas une vision claire du projet ou bien n’a pas les coudées franches pour agir.

  • Lacunes dans la communication : les utilisateurs n’adhèrent pas au projet qui est de fait abandonné.

Ensuite, il s’agit de problèmes de compétences :

  • Encadrement inefficace : le responsable du projet ne parvient pas à garder un cap cohérent et le projet manque ses objectifs.

  • Incapacité à définir les besoins métier : le responsable métier ne parvient pas à définir précisément les besoins et modifie continuellement le cahier des charges, ce qui rend le projet interminable.

  • Incapacité à travailler ensemble : le manque de cohésion au sein de l’équipe crée des rivalités contre-productives.

Enfin, ne sous-estimez pas l’aléa humain :

  • Absence : maladie, vacances ou démission...

Évaluez l’importance de chaque risque

L’importance d’un risque s’évalue par rapport à deux facteurs :

  • la probabilité qu’il se produise,

  • son impact sur les objectifs du projet.

Comme pour l’identification des risques, la meilleure approche est, là encore, de réaliser cette estimation collectivement :

1.

Réunissez les personnes ayant une expertise avérée sur le projet.

2.

Parcourez ensuite les risques un par un.

3.

Demandez à chaque collaborateur de faire une estimation du risque considéré. Faites-le à bulletin secret pour éviter une contagion des chiffres.

4.

Faites révéler son évaluation à chacun. Une étude complémentaire peut être nécessaire pour mieux cerner le risque considéré.

5.

Dialoguez pour choisir les valeurs de probabilité et d’impact les plus appropriées, en tenant compte des différents arguments exposés par chacun. 

6.

Passez ensuite au risque suivant et reproduisez ce scénario. Ne condensez pas les différents débats en un seul pour gagner du temps, puisqu’ils contribuent à alimenter la réflexion de chacun.

Élaborez ensuite le profil des risques de votre projet en enregistrant chacun d’eux dans une grille mettant en relation leur probabilité et leur impact. Cette...

Apportez une réponse explicite

1. Baignade déconseillée à Paardenmarkt

Paardenmarkt : voilà un nom qui ne vous évoque probablement pas grand-chose. Pour vous éclairer, il s’agit d’un banc de sable au large des côtes belges, face à Knokke-Heist pour être précis. Environ 2 km de long, 1,5 km de large et affleurant sous 1 à 5 m d’eau.

Vous vous demandez probablement pourquoi en parler ici. Tout commence en 1971, lorsqu’un navire heurte plusieurs écueils au-dessus du Paardenmarkt. Des plongeurs de la marine belge effectuent un relevé et y découvrent plusieurs dépôts de munitions.

Les archives de la Marine livrent la clé du mystère : à la fin de la première guerre mondiale, de nombreuses munitions neuves ont été abandonnées par les Allemands. Les munitions conventionnelles ont simplement été détonnées dans les champs environnants. En revanche, que faire des munitions au gaz toxique ? La solution est toute trouvée : la mer est à deux pas, elles sont donc regroupées, immergées et oubliées.

Une plage de la mer du Nord

Une plage de la mer du Nord (auteur : Simon Lehmann/source : pixabay.com)

Quelle est la volumétrie des munitions coulées sous le Paardenmarkt ? L’estimation la plus basse évoque 35 000 tonnes. Cela représente un cinquième des armes chimiques produites par tous les belligérants pendant la Première Guerre mondiale.

Que faire de cette bombe à retardement ? La solution la plus évidente est de déterrer les munitions pour les neutraliser. Elle présente pourtant de nombreux inconvénients : outre son coût considérable, du gaz pourrait s’échapper des ogives corrodées et contaminer le personnel comme l’environnement.

La solution retenue par le gouvernement belge est donc simplement de ne rien faire. Les munitions restent sous l’eau, car elles ne présentent pas de danger immédiat, contrairement au fait de les remonter. Par ailleurs, leur état est surveillé grâce à des campagnes d’analyses chimiques et topographiques régulières. 

2. Prenez une décision éclairée...

Surveillez vos risques

Imaginons le projet suivant : votre entreprise souhaite archiver électroniquement les contrats conclus avec vos clients. Le directeur a retenu l’option de passer par un prestataire qui propose la meilleure offre pour l’utilisation de son logiciel et la numérisation des anciens contrats. Le projet nécessite cependant de transférer les documents physiques dans les locaux du prestataire, qui sont équipés de numériseurs professionnels.

Le déménagement induit la possibilité de perdre les documents, un risque que le responsable des contrats a identifié et choisi de réduire en ne déplaçant qu’une partie des archives à chaque fois. Le prestataire vient prendre livraison des contrats et le réceptionniste lui remet l’ensemble des archives, car il n’est pas au courant du risque. Le prestataire perd les contrats.

Comment éviter ce genre de problème ?

  • Communiquez pour que les risques soient visibles du plus grand nombre.

  • Définissez un responsable de chaque risque, qui est explicitement chargé de surveiller que la réponse à la menace est faite conformément à ce qui a été décidé.

N’oubliez pas de réévaluer régulièrement les risques. En effet, ils évoluent au cours du temps et de nouveaux risques...