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Extrait - Gérez vos projets (2e édition) Impulsion, Conception, Mise en oeuvre
Extraits du livre
Gérez vos projets (2e édition) Impulsion, Conception, Mise en oeuvre Revenir à la page d'achat du livre

Créez votre équipe projet

Investissez du capital humain

Une question qui revient souvent est : quelle doit être la disponibilité du responsable métier ou du sponsor dans le projet ? Sachez que, quoi qu’il arrive, ils devront y passer beaucoup plus de temps que ce qu’ils croyaient.

Inutile donc de réfléchir aux moyens de diminuer le temps à accorder à chaque acteur du projet : ce n’est pas possible. Rappelez-vous : sans acteurs, pas de projet. Ne vous dites surtout pas "Untel travaillera sur ce projet en plus de ses activités habituelles". Un projet n’est pas une activité de loisir que vous pouvez mener à bien en supprimant quelques pauses café dans la semaine. Un projet est un investissement : financier, technique... et humain. Il faut donc prévoir des périodes de disponibilité pour chacun de ses acteurs.

Phase

Utilisateurs

Sponsor

Responsable métier

Fournisseur

Responsable projet

Idée

20 %

60 %

20 %

0 %

0 %

Formalisation

10 %

10 %

30 %

30 %

20 %

Réalisation

5 %

5 %

20 %

40 %

30 %

Déploiement

10 %

40 %

20 %

20 %

10 %

Implications respectives des acteurs au cours du projet

Implication des acteurs en fonction de la phase du projet

Implication des acteurs en fonction de la phase du projet

Cette visualisation graphique met l’accent sur trois points essentiels pour la réussite du projet :

  • l’implication continue...

Organisez le projet dans l’entreprise

1. Organisez l’équipe projet

Le temps n’est pas le seul ennemi de votre projet : la hiérarchie en est un aussi. En effet, avez-vous défini à qui les membres du projet devront reporter leurs activités projet et leurs activités opérationnelles ? S’ils ont du retard, qui décidera si c’est le projet ou le travail quotidien qui doit passer au second plan ?

Avouez que cette problématique mérite d’y prêter attention avant même le début du projet, pour éviter à vos collaborateurs de devoir faire des choix qui ne sont pas de leur responsabilité et qui peuvent avoir un impact énorme sur les affaires de votre entreprise.

La question qui se pose est donc celle de l’organisation du projet. Il y a trois types d’organisation possibles :

1.

Fonctionnelle

2.

Matricielle

3.

Projet

L’organisation fonctionnelle revient à ne rien changer dans l’organigramme : le responsable du projet n’a pas de lien hiérarchique avec les membres du projet, qui sont éparpillés dans différents services.

L’organisation fonctionnelle

L’organisation fonctionnelle

Dans ce schéma du mode fonctionnel, si le responsable des développements informatiques a une question à propos des régimes de paie de l’entreprise, il passe par le directeur des Systèmes d’Information qui contacte le directeur RH, qui lui-même se renseigne auprès du gestionnaire de paie. La réponse fait ensuite le chemin inverse.

Organisation fonctionnelle

Points forts

Points faibles

Pas de réorganisation RH

Le responsable du projet n’a aucune autorité sur les membres de son équipe.

Les opérations courantes sont reines.

Le projet est tributaire des opérations : il peut être complètement bloqué.

 

La coordination du projet est divisée entre plusieurs personnes : pas de vue d’ensemble sur l’avancement.

Organisation fonctionnelle : avantages et inconvénients

L’organisation matricielle revient à créer une double hiérarchie : l’organigramme traditionnel demeure, et une ligne...

Déléguez : fixez les objectifs et les limites

1. Le poison du micromanagement

Imaginez la scène suivante. Votre responsable hiérarchique, Khady, vous confie la mission d’aller chercher un client important à l’aéroport. Elle vous dit : "Va chez le loueur Vitvoiture, demande une grosse voiture noire et réserve-la pour 8 h à l’aéroport". Vous vous rendez donc à l’agence de location et vous commandez la plus grosse voiture disponible.

Temps de réflexion nécessaire : environ une minute.

Motivation : environ 1 %.

Or, entre-temps, Khady a lu ce livre et a découvert ce qu’est vraiment la délégation. Elle vous demande d’annuler la commande et vous donne de nouvelles directives : "Prends 30 minutes pour trouver une voiture de classe affaires, pour moins de 200 euros. Le client doit être dans nos bureaux à 10 h pour la signature d’un contrat".

Temps de réflexion nécessaire : beaucoup plus qu’une minute.

Motivation : beaucoup plus que 1 %.

Dans le premier cas, le client voyage dans un gros Hummer noir inconfortable et hors de prix, qui ne peut dépasser les 100 km/h sur l’autoroute et arrive donc dans vos bureaux à 11 h. Dans le second cas, le client arrive à l’heure prévue, dans une berline plus abordable mais néanmoins digne d’un ministre.

Quelle est la différence entre les deux approches ?

  • L’une décrit précisément la marche à suivre, mais liste des critères de réussite lacunaires.

  • La seconde ne donne pas de méthode à suivre à la lettre, mais fait état des résultats à atteindre.

Quelle est, à votre avis, l’approche la plus motivante et donc la plus efficace en termes de résultats ? C’est bien évidemment la seconde. La plupart des managers croient déléguer en transmettant leur façon de faire et en considérant comme seul critère de réussite le fait d’avoir suivi scrupuleusement chaque étape de leur propre méthode. C’est complètement faux !

C’est la principale difficulté de la délégation : accepter...

Définissez l’organisation humaine

Une fois le projet défini dans l’entreprise, il reste à construire l’équipe projet proprement dite.

Nombreux sont les projets à commencer avec une définition floue des rôles. Ils se terminent par des conflits sur les responsabilités, voire même ne se terminent pas du tout parce que la personne en charge de les faire avancer à un moment donné n’est tout simplement pas au courant de son rôle.

Pour éviter cet écueil, vous devez clarifier les responsabilités dès le lancement du projet :

1.

Choisissez des personnalités aptes pour le rôle choisi.

2.

Attribuez les rôles explicitement.

1. Les humains ne sont pas des clones

Inutile de présenter La Guerre des étoiles, ce film de science-fiction dans lequel un empereur maléfique lance ses armées conquérir la galaxie. L’ensemble de ses soldats sont des clones. Ces derniers sont très pratiques : toujours la même taille, la même voix, le même équipement... un véritable rêve de logisticien.

Malheureusement (ou heureusement), dans la vie réelle, les armées de clones n’existent pas. Pourtant, combien d’équipes projet sont créées sans tenir compte des personnalités de chacun : leurs compétences propres, leurs préférences, leurs inimitiés ?

Pour attribuer les rôles au sein de l’équipe, tenez compte :

  • des compétences que nous avons listées ensemble pour chaque rôle,

  • des personnalités de chacun : par exemple, le sponsor ne peut pas être un perfectionniste ou le responsable du projet ne peut pas être un suiveur ,

  • des inimitiés...