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Extrait - Gestion collaborative de projets avec Teams et Microsoft 365 Méthodologie et bonnes pratiques
Extraits du livre
Gestion collaborative de projets avec Teams et Microsoft 365 Méthodologie et bonnes pratiques Revenir à la page d'achat du livre

Animer une équipe projet

Introduction

Les individus occupent une place centrale dans les projets et leur succès. Ces professionnels sont détachés de leur département d’origine pour une durée déterminée afin de participer au projet et d’y apporter leurs compétences. La réussite du projet, au travers de la réalisation des objectifs qui lui sont assignés, dépend de la capacité du chef de projet à gérer les compétences disponibles, à faire coopérer ces professionnels qui n’ont pas l’habitude de travailler ensemble pour créer ainsi la valeur souhaitée.

Ainsi, développer la performance d’une équipe projet, ce n’est pas simplement gérer ses membres, c’est aussi et surtout les animer afin notamment de développer un sentiment d’appartenance. Tout ceci demande des compétences et la mise en œuvre d’actions spécifiques de la part du chef de projet.

Cela passe tout d’abord par la création d’un environnement propice aux échanges et à la collaboration. Une fois créé, cet environnement doit être maintenu dans le temps, quelles que soient les évolutions pouvant intervenir au sein de l’équipe projet. Cela peut passer par des interventions auprès des membres de l’équipe, au niveau individuel...

Le rôle d’animateur

Les compétences nécessaires

L’animation d’équipe n’est pas une activité qui s’improvise. On comprend aisément qu’il est a minima nécessaire de posséder certaines aptitudes :

  • sens de l’écoute ;

  • empathie ;

  • ouverture d’esprit ;

  • leadership ;

  • capacité à travailler en groupe ;

  • aisance dans la communication écrite et orale

Mais bien plus que des aptitudes, ce sont de véritables compétences qu’un chef de projet doit développer pour devenir animateur et être réellement efficace dans ce rôle.

À titre d’illustration, voici une présentation des principales compétences attendues pour un animateur dans le cadre d’une gestion collaborative de projet reposant sur l’utilisation de Microsoft 365.

Type

Compétences

Savoirs

  • Psychologie sociale

  • Dynamique des groupes

  • Travail collaboratif

  • Gestion des connaissances

  • Gestion de projet

  • Conduite du changement

  • Communication orale et écrite

Savoir-faire

  • Leadership en mode présentiel ou digital

  • Intermédiation

  • Aptitude à travailler avec ses pairs

  • Capacité à rendre des comptes

  • Utilisation de Microsoft 365

Savoir-être

  • Empathie

  • Influence

  • Ouverture d’esprit

  • Dynamisme

  • Esprit de synthèse

Principales compétences attendues pour un animateur

Par ailleurs, pour réussir dans sa tâche d’animateur, le chef de projet doit également disposer des ressources nécessaires à l’incarnation de son rôle et notamment en termes de temps que lui ou ses équipiers peuvent allouer au projet et à sa dimension collaborative en particulier.

Enfin, il est également important que les compétences et le rôle d’animateur soient reconnus par l’entreprise. C’est la meilleure garantie pour que le management mette tout en œuvre pour que l’ensemble des conditions soit rempli et que les chefs de projets puissent pleinement jouer leur rôle d’animateur d’équipe.

Les principales activités d’un animateur

Vue d’ensemble

Contrairement à certaines idées reçues, un animateur n’a pas comme unique tâche de faire participer les membres...

Animer une équipe projet

Créer un climat propice aux échanges

Introduction

Pour que les conversations soient riches, variées et dynamiques, il faut que les membres de l’équipe soient à l’aise pour participer et se sentent en confiance pour se livrer aux autres. Pour arriver à cela, il est indispensable de mettre en place un environnement où règne un climat propice aux échanges.

Il est de la responsabilité du chef de projet de créer et de maintenir ce climat.

Pour y parvenir, il est nécessaire de réaliser un certain nombre d’activités parmi lesquelles trois sont particulièrement importantes et sont détaillées ci-après :

  • accueillir les nouveaux membres  ;

  • fédérer l’équipe ;

  • féliciter les membres « méritants ».

S’il s’agit d’une condition nécessaire, celle-ci n’est pas suffisante. En effet, il faudra également pour obtenir la participation des membres que les thèmes autour desquels se feront les échanges soient pertinents et en phase avec l’objet du projet.

Accueillir les nouveaux membres

Nous l’avons vu précédemment lors de la constitution de l’équipe, il peut être nécessaire en cours de projet de faire intervenir de nouveaux professionnels et de les intégrer en tant que nouveaux membres de l’équipe projet.

D’un point de vue formel, cela passe par deux actions : leur présenter les règles de fonctionnement de l’équipe et les présenter aux autres membres. Cela peut se passer physiquement, mais aussi à distance via Teams et c’est ce que nous allons voir.

Un nouveau membre qui ignore les « codes » et les modes de fonctionnement de l’équipe peut être rapidement mis à l’écart, s’il vient par exemple à réagir à une conversation d’une manière perçue par les autres membres comme inopportune ou déplacée.

Pour éviter une telle situation, en tant qu’animateur, le chef de projet doit faire en sorte d’expliquer à chaque nouveau membre les « codes » et modes de fonctionnement de l’équipe....

Adapter son animation au cycle de vie de l’équipe projet

Le cycle de vie naturel d’un groupe

Quel que soit son type (communautés, groupe de travail, équipe projet…), un groupe d’individus possède, selon la théorie de la dynamique des groupes élaborée par Bruce Tuckman, un cycle de vie avec 5 étapes de développement comme l’illustre la figure suivante. 

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Cycle de vie d’un groupe

Après une première étape de formation du groupe qui n’est encore qu’un rassemblement d’individualités, celui-ci connaît une zone de turbulence au cours de laquelle chaque membre confronte ses idées à celles des autres. Ensuite, la situation se normalise et les membres du groupe commencent à travailler ensemble ce qui crée un socle commun de valeurs, d’outils, de méthodes, etc. À la fin de sa normalisation, le groupe atteint la maturité et peut produire de manière efficace. Enfin, une fois les objectifs atteints, le groupe se dissout. Si le groupe n’a pas d’objectifs précis, il finit par décliner du fait d’une dynamique qui s’essouffle. Cela entraîne un désintérêt et une dispersion de la grande majorité des membres qui peuvent conduire à sa clôture.

Comme indiqué précédemment, ce cycle de vie concerne tous les types de groupe. En l’adaptant maintenant aux caractéristiques des équipes projet, nous obtenons le tableau suivant :

Équipe projet

Membres de l’équipe

Formation

  • Elle prend connaissance du projet, de ses orientations ainsi que des rôles et responsabilités de chacun.

  • Ils sont indépendants les uns des autres.

  • Il y a une diversité de niveaux de motivation.

  • Certains peuvent être inquiets.

Turbulence

  • Elle étudie l’approche de management de projet et examine les points techniques.

  • La confiance est là, mais il existe un risque de conflit lié à des questions interpersonnelles.

  • Différentes idées sont en concurrence.

  • Ils dévoilent leurs personnalités.

  • Ils affichent leurs désaccords.

Normalisation

  • Une certaine cohésion s’instaure autour...