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Extrait - Gestion collaborative de projets avec Teams et Microsoft 365 Méthodologie et bonnes pratiques
Extraits du livre
Gestion collaborative de projets avec Teams et Microsoft 365 Méthodologie et bonnes pratiques Revenir à la page d'achat du livre

Surveiller et maîtriser

Introduction

La surveillance et la maîtrise comprennent les processus permettant de suivre et revoir l’avancement du projet, d’identifier les éventuels problèmes et de procéder aux modifications nécessaires du plan projet. Dit autrement, il s’agit de mesurer les écarts entre la réalité du projet et le plan initialement prévu afin d’avoir un aperçu de la santé du projet et d’identifier les points qui posent problème.

De manière très simple, la surveillance et la maîtrise se résument à deux principales activités :

  • suivre et mesurer les écarts ;

  • gérer les modifications du plan projet ou des itérations.

Nous allons voir dans ce chapitre comment cela se met en œuvre concrètement.

Suivre et mesurer les écarts

Vue d’ensemble

Le suivi et la mesure des écarts reposent sur l’utilisation des indicateurs définis dans le cadre des activités de planification (voir chapitre Planifier).

Pour mémoire, ces indicateurs sont de deux types :

  • les indicateurs de suivi de projet ;

  • les indicateurs de suivi de la collaboration.

Si l’équipe projet a suivi les règles définies lors de sa constitution et notamment celles concernant la mise à jour de l’état d’avancement du travail sur une base régulière, toutes les informations pour le suivi et la mesure des écarts sont disponibles dans l’espace de travail collaboratif dédié au projet et peuvent être consultées de manière continue.

Cependant, au-delà de ce suivi « en direct » il est souvent nécessaire de procéder régulièrement à un suivi en équipe afin de partager la même vision de l’avancement et surtout de voir pourquoi la situation est ce qu’elle est et comment y remédier s’il y a un problème. 

Au final, nous allons nous intéresser dans les paragraphes suivants à deux types de suivi :

  • le suivi numérique grâce aux outils Microsoft 365 ;

  • le suivi en équipe.

Suivi numérique

Introduction

Le suivi qui peut être réalisé grâce aux outils repose en grande partie sur l’exactitude et la mise à jour des informations fournies par les équipiers projet, en ce qui concerne l’avancement de la réalisation de leurs tâches respectives.

Cela étant, si c’est exactement le cas pour le suivi du projet, c’est un peu différent pour le suivi de la collaboration comme nous allons le voir ci-après.

Suivi du projet avec Planificateur

Planificateur propose différentes vues très utiles au suivi. La première est la vue Graphiques, comme le montre la figure suivante :

images/p231-01.png

Exemple de vue Graphiques dédié au suivi du projet

La vue Graphiques est organisée en deux parties :

  • des graphiques (État, Compartiment, Priorité et Membres) ;

  • un volet Tâches.

Le graphique État permet de visualiser la répartition des tâches en fonction de leur état...

Gérer les modifications du plan projet et/ou des itérations

Vue d’ensemble

Sur la base des éléments recueillis dans le cadre du suivi de l’avancement du projet, il est maintenant possible de voir s’il est nécessaire ou pas de modifier le plan projet ou celui de l’itération en cours ou à venir.

Ces modifications doivent être décidées, voire définies et mises en place, de manière formelle et collaborative lors d’une réunion de suivi ou bien d’une réunion dédiée lorsque la modification est majeure et/ou complexe à réaliser.

Dans les faits, il existe différents types de modifications :

  • actions correctives : actions intentionnelles et documentées visant à réaligner le travail en cours avec le plan projet ;

  • actions préventives : actions intentionnelles et documentées visant à maintenir le travail en cours en phase avec le plan projet ;

  • corrections des défauts : actions intentionnelles et documentées visant à réparer, voire dans certains cas remplacer, tout ou partie d’une solution non conforme aux objectifs. 

Gérer les modifications du plan projet et/ou des itérations en pratique

Quelle que soit la modification, celle-ci entraîne de manière pratique les étapes suivantes :

  • création...