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Généralités

Lancer Microsoft Access 2021

 À partir de l’interface Windows 10, utilisez une des méthodes suivantes :

Saisissez Access dans le champ de recherche de la barre des tâches de Windows 10 puis cliquez sur Access 2021.

Faites un clic gauche sur l’icône de Windows, cliquez sur l’option Toutes les applications puis cliquez sur l’icône Access 2021.

 Si vous disposez de Windows 11, ouvrez le menu Démarrerimages/02RB02v11.png puis cliquez sur l’icône Access ou, si l’icône n’est pas visible, tapez Access dans la zone de recherche puis cliquez sur l’icône de l’application.

L’application Microsoft Access s’ouvre.

images/01RB01v2021.png

À l’ouverture de l’application, Access vous propose de créer une nouvelle base de données, de choisir un modèle ou encore d’ouvrir une base de données récemment utilisée (liste Récent) ou une autre base de données existante.

 Cliquez sur Base de données vide pour créer une nouvelle base de données, cliquez sur la vignette d’un des modèles proposés pour créer une nouvelle base de données basée sur ce modèle, ouvrez une base de données récemment utilisée en cliquant sur son nom dans la liste Récent, ou encore cliquez sur le lien Autres bases de données pour ouvrir une base...

Quitter Microsoft Access 2021

 Cliquez sur le bouton Fermerimages/ic005.png visible dans le coin supérieur droit de la fenêtre de l’application ou utilisez le raccourci-clavier AltF4.

Si vous tentez de quitter l’application Access alors que des changements apportés à un ou plusieurs objets ouverts n’ont pas été enregistrés, un message d’alerte s’affiche.

images/01RB04v2021.PNG

 Si c’est votre cas, cliquez sur le bouton Oui pour enregistrer et quitter Access, sur le bouton Non pour quitter Access sans enregistrer les derniers changements ou sur le bouton Annuler pour ne pas enregistrer et ne pas quitter Access.

Utiliser/gérer le ruban

Le ruban regroupe la majorité des commandes de l’application.

 Pour afficher le contenu d’un onglet, cliquez sur l’onglet correspondant : le nom de l’onglet actif apparaît souligné d’un trait rouge.

Chaque onglet est divisé en plusieurs groupes.

 Pour afficher le texte descriptif d’une commande, pointez l’icône ou le bouton pour lequel vous souhaitez afficher le descriptif.

Par défaut, le texte explicatif lié à la commande pointée s’affiche dans une info-bulle.

images/01RB05v2021.png

Sous l’onglet Créer, vous visualisez les commandes permettant de créer des objets, réparties dans six groupes : Modèles, Tables, Requêtes, Formulaires, États et Macros et code.

Pour faire disparaître l’info-bulle, déplacez la souris en dehors du ruban.

 Pour réduire temporairement le ruban afin de disposer de plus d’espace à l’écran, cliquez sur le bouton Réduire le rubanimages/ic008.png situé en bas à droite du ruban ou faites un double clic sur un onglet, ou encore utilisez le raccourci-clavier CtrlF1.

Seuls les onglets sont alors visibles à l’écran, ce qui permet d’augmenter l’espace réservé à la fenêtre de la base de données. Lorsque vous cliquez sur un onglet, le symbole images/i001v2021.png l’affiche...

Le volet de navigation

Le volet de navigation permet d’accéder aux différents objets contenus dans la base de données active.

Par défaut, vous visualisez une version développée du volet de navigation sur la gauche de la fenêtre de l’application Access. Dans ce volet, les objets sont classés par catégorie (type d’objet, date de création...) puis sont filtrés par groupe.

 Pour réduire le volet de navigation, utilisez une des méthodes suivantes :

  • Cliquez sur le bouton images/i003v2021.PNG visible dans l’angle supérieur droit du volet de navigation.
  • Appuyez sur la touche F11.

  • Pointez le bord droit du volet de navigation développé puis faites un double clic lorsque le pointeur de la souris se transforme en images/ic012.png.

 Pour développer le volet de navigation, utilisez une des méthodes suivantes :

  • Cliquez sur le bouton images/i004v2021.PNG visible dans la partie supérieure du volet de navigation.
  • Appuyez sur la touche F11.

  • Pointez le bord droit du volet de navigation puis faites un double clic lorsque le pointeur de la souris se transforme en images/ic012.png.

 Pour modifier la largeur du volet de navigation, pointez le bord droit puis, lorsque le pointeur se transforme en flèche à deux pointes images/ic012.png, faites glisser la barre vers la droite pour agrandir la largeur du volet ou vers la gauche pour la réduire.

images/01RB06v2021.png

 Pour modifier l’affichage des objets dans...

Annuler/rétablir les manipulations

Annuler la dernière manipulation

 Cliquez sur l’outil Annulerimages/i005v2021.PNG visible dans la barre d’outils Accès rapide ou utilisez le raccourci-clavier CtrlZ.

Lorsque Access ne peut rien annuler, l’outil Annuler est grisé (images/i006v2021.PNG) donc indisponible.

Annuler les dernières manipulations

Access conserve un historique des dernières actions effectuées.

 Ouvrez la liste des dernières actions en cliquant sur la flèche associée à l’outil images/i007v2021.PNG.

images/01RB08v2021.PNG

 Cliquez sur la dernière des actions à annuler : cette action et toutes celles qui ont précédé seront annulées.

Les dernières actions peuvent être également annulées en cliquant sur l’outil images/i005v2021.PNG autant de fois qu’il y a d’actions à annuler.

Rétablir les manipulations

Si l’annulation est pire que l’erreur, vous pouvez refaire ce qui a été annulé.

 Pour rétablir la dernière action annulée, cliquez une fois sur l’outil Rétablirimages/i008v2021.PNG visible dans la barre d’outils Accès rapide ou utilisez le raccourci-clavier CtrlY.

 Pour rétablir les dernières actions annulées, ouvrez la liste des dernières actions annulées en cliquant sur la flèche associée à l’outil images/i009v2021.PNG puis cliquez...

Utiliser l’Aide intuitive

Access 2021 offre une zone de saisie nommée Rechercher des outils adaptés qui permet de lancer rapidement une fonctionnalité d’Access 2021.

 Pour accéder rapidement à une action que vous souhaitez faire, cliquez dans la zone Rechercher des outils adaptés visible à droite du ruban.

images/01RB09v2021.PNG

Lorsque vous cliquez dans le champ Rechercher des outils adaptés, Access vous suggère des exemples de fonctions. Vous pouvez cliquer sur l’une des options pour activer la fonctionnalité associée.

 Saisissez le nom de l’action que vous souhaitez faire.

Access liste les fonctionnalités qui sont similaires au nom de l’action que vous avez entré.

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 Cliquez sur la fonctionnalité que vous souhaitez lancer ou utilisez la dernière option du menu déroulant pour accéder à l’aide d’Access 2021.

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