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  3. Gérer le projet
Extrait - Réussir votre projet Digital Learning Du présentiel enrichi au distanciel : les nouvelles modalités d'apprentissage  (4e édition)
Extraits du livre
Réussir votre projet Digital Learning Du présentiel enrichi au distanciel : les nouvelles modalités d'apprentissage (4e édition) Revenir à la page d'achat du livre

Gérer le projet

Introduction

Nous allons aborder dans ce chapitre la partie purement méthodologie de projet :

  • comment procéder en respectant les étapes du projet ?

  • comment produire des livrables pertinents ?

  • comment mobiliser et impliquer les acteurs du projet ?

  • quels sont les facteurs clés de succès d’un projet digital learning ?

Le projet

Afin que votre projet ait toutes les chances de réussite, il vous faudra adopter une méthodologie de gestion de projet rigoureuse.

La fonction de management de projet répond à ces nécessités. Un ensemble de compétences, d’outils, de méthodes va être appliqué aux activités d’un projet afin d’en optimiser la gestion et le déroulement, d’obtenir le résultat souhaité en minimisant les risques et en optimisant l’utilisation des ressources, en maîtrisant les coûts, et enfin en respectant les délais.

Tout projet doit répondre à une exigence de qualité en respectant des délais et des budgets fixés en amont. Le management de projet répond à ces exigences et les projets de digital learning n’échappent pas à cette règle immuable.

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Un projet est constitué par un ensemble de tâches orientées vers la réalisation d’un résultat final...

La méthode classique ADDIE

La méthode ADDIE (Analyze, Design, Development, Implement, Evaluation) est bien connue des concepteurs de projets digital learning. Elle est utilisée depuis longtemps et a fait ses preuves. C’est une approche analytique avec des étapes et des livrables bien identifiés qui comporte cinq phases : Analyse, Design, Développement, Implantation, Évaluation.

Les étapes et livrables

Dans une vision classique de gestion de projet, se distinguent cinq étapes fondamentales, chacune se concrétisant par la production d’un livrable et par sa validation par le comité de pilotage du projet. La validation de chaque étape par le client conditionne le passage à l’étape suivante.

Les livrables sont produits par l’équipe projet ou par le chef de projet en coordination avec l’équipe et validés par le comité de pilotage.

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Analyse

Pendant la phase d’analyse, la demande est formalisée dans une note de cadrage qui fixe le périmètre du projet. Des choix sont effectués par rapport à la situation globale envisagée. 

Lors de cette étape est également mis en place un comité de pilotage (COPIL) dont les membres sont chargés de suivre l’évolution, de prendre les décisions concernant le suivi de projet, d’organiser les recettes et de valider les livrables.

L’étape d’analyse se termine par la livraison de la note de cadrage. L’objectif de la note de cadrage est de compléter la demande initiale, de rendre le projet compréhensible par tous les acteurs, de formaliser le périmètre du projet afin que tous les acteurs puissent travailler dans la même direction en respectant des règles de fonctionnement communes. 

Conception et cahier des charges fonctionnel

La phase de conception du projet aboutit à la réalisation du cahier...

La méthode agile : SAM

Introduction

Les méthodes agiles placent l’interaction avec le client au centre du projet. Ces méthodes peuvent convenir aux projets digital learning dans certains cas.

Les partisans des méthodes agiles partent du principe qu’il est impossible de prévoir à l’avance (en phase de conception) un produit dans ses moindres détails. Les aléas (contraintes non prévues, demandes du client…) sont autant d’éléments qui modifient potentiellement le projet.

Il existe un ensemble de méthodes agiles basées sur l’ Agile manifesto publié en 2001.

DÉFINITION

Le Manifeste pour le développement agile de logiciels est un texte rédigé par dix-sept experts du développement d’applications informatiques sous la forme de plusieurs méthodes dites agiles. Ces experts estimaient que le traditionnel cycle de développement en cascade ne correspondait plus aux contraintes et aux exigences des organisations en évolution rapide. Les méthodes agiles ne sont pas apparues avec l’Agile manifesto en 2001 mais celui-ci détermine leurs dénominateurs communs et consacre le terme d’« agile » pour les référencer. Les valeurs et principes du Manifeste agile sont défendus par l’Agile Alliance.

http://fr.wikipedia.org/wiki/Manifeste_agile

Cette méthode de gestion de projet, comme la méthode classique ou en cascade comporte des...

Les acteurs

Nous allons détailler dans cette section les acteurs intervenant dans les projets digital learning. 

Stratégie de mise en œuvre

Vous pouvez réaliser votre projet avec une équipe interne ou externaliser la réalisation du projet, ou bien encore, travailler avec une équipe mixte.

Chaque solution possède ses points forts et ses points faibles.

Réaliser en interne

Si vous décidez de réaliser votre projet digital learning avec une équipe interne à l’entreprise, vous êtes sûr que vous avez toutes les ressources nécessaires, tant pédagogiques que techniques.

L’équipe pédagogique va réaliser l’ingénierie pédagogique, la transposition de vos parcours présentiels en distanciel. 

L’équipe technique va produire/médiatiser les grains pédagogiques conçus par votre équipe pédagogique en utilisant des logiciels (outils auteurs) pour produire ses grains.

Avec une équipe interne, vous maîtrisez votre projet de bout en bout sans dépendre d’un prestataire. Mais, cette solution peut s’avérer plus coûteuse si les ressources humaines utilisées ne sont pas suffisamment expérimentées en matière de digital learning.

Externaliser

Les prestataires e-learning, généralistes...

Rôles et responsabilités

Quel est le rôle de chacun ? Pour mieux le comprendre, voici quelques éléments d’explication.

Le chef de projet

Le chef de projet est le garant du bon déroulement du projet. Son rôle est d’atteindre les objectifs dans les meilleures conditions possibles.

Il est chargé de la conduite du projet, démarche qui vise à structurer et à optimiser le déroulement d’un projet en planifiant, budgétisant, gérant les ressources humaines, minimisant les risques, assurant le suivi et la coordination de projet.

Concrètement, le chef de projet est chargé de suivre et coordonner le projet dans toutes ses étapes :

  • faire valider les livrables par le comité de pilotage du projet,

  • communiquer selon le plan défini,

  • allouer et gérer les ressources projet (ressources humaines, logicielles, matérielles) tout en restant dans le périmètre projet.

Il intervient de manière constante dans la première phase, puis plus ponctuellement dans les phases suivantes, pour assurer le suivi, la coordination et valider les étapes projets.

Les qualités recherchées pour un chef de projet incluent :

  • le sens des relations humaines,

  • une qualité d’écoute,

  • le sens de l’organisation,

  • des capacités certaines à prendre des décisions, ...

Mobilisation et communication

L’implication des acteurs doit se faire très tôt dans le processus de déploiement d’un dispositif de digital learning. Cette implication peut se faire à travers la mise en place d’un plan de communication en direction de toutes les personnes concernées : direction, futurs apprenants, acteurs du projet.

Le plan de communication est un des facteurs clés de succès des projets digital learning.

Évolution des rôles

Les enjeux liés au développement nécessaire des compétences et les nouvelles formes de travail entraînent une modification du rôle de chacun et cela est d’autant plus vrai lors de la mise en place d’un projet e-learning.

Le rôle des formateurs évolue : au lieu de concevoir des stages classiques à destination de groupe d’apprenants, ils doivent inventer et concevoir des combinaisons de modalités d’apprentissage à destination d’individus distants. L’apprenant est au centre du dispositif. 

Le rôle des directions de ressources humaines et formation doit également changer. Nous devons passer d’une ère de consommation de formation à une ère où le développement des compétences est individualisé et où les personnes deviennent responsables de leurs choix de formation....

Conclusion : les facteurs clés de succès

En ce qui concerne plus particulièrement votre projet digital learning, soyez vigilants sur les points suivants, détaillés tout au long de cet ouvrage :

  • Gestion du projet rigoureuse : fixez des étapes de validation, prévoyez des livrables précis. Ne passez pas à l‘étape suivante sans validation du commanditaire.

  • Mobilisation : veillez à ce que les acteurs impliqués directement et indirectement soient mobilisés très tôt dans le projet. Prévoyez un plan de communication pour faciliter cette implication.

  • Qualités des contenus et d’accompagnement : la valeur pédagogique du cours est essentielle. L’apprenant suit le cours pour le contenu et en utilisant la technique, pas l’inverse.

  • Ressources : prévoyez des ressources suffisantes, ne sous-estimez pas le travail pédagogique et multimédia nécessaire à la réussite de tout projet digital learning.

  • Bon choix des outils : soyez conscients du fait que les choix techniques impactent l’ensemble du dispositif (choix des outils de création, choix de la plateforme). Le tout doit être évolutif et en accord avec la configuration des postes clients (de plus en plus nomades) et les normes en vigueur.

  • Bonne estimation du temps nécessaire...

Étude de cas 1

Données

Vous disposez de ressources pédagogiques, mais pas assez.

Vous n’avez pas de ressources techniques.

Il n’y a pas de comité de pilotage.

Vous avez un délai très court.

Instructions

Préparez la rédaction du cahier des charges, indiquez les éléments économiques, organisationnels, pédagogiques, techniques.

Quelles sont les étapes de votre projet ?

Quels en sont les livrables ?

Quels sont les acteurs de votre projet ?

Étude de cas 2

Données

Vous disposez de contenu pédagogique pour la formation présentielle.

Vous n’avez pas de ressources techniques, mais vous disposez d’un conseil métier.

Vous avez un délai très court.

Instructions

Vous allez travailler en mode agile avec le consultant métier.

Par quoi allez-vous commencer ?