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  1. Livres et vidéos
  2. SharePoint Online
  3. Méthodologie et préparation du projet
Extrait - SharePoint Online Administration de la plateforme sur Microsoft 365 (2e édition)
Extraits du livre
SharePoint Online Administration de la plateforme sur Microsoft 365 (2e édition) Revenir à la page d'achat du livre

Méthodologie et préparation du projet

Introduction

Ce chapitre propose une méthodologie simple de projet, adaptée à un environnement de type PME et sans prétention d’exhaustivité. Tout responsable de service informatique n’est pas forcément rompu aux techniques poussées de gestion de projet et ses moyens financiers peuvent être limités. Les environnements SharePoint peuvent se révéler bien plus complexes en termes de ressources informatiques, de personnes impliquées et d’usages que ceux décrits ici.

Il faut garder à l’esprit qu’implémenter un outil comme SharePoint représente un changement considérable dans les méthodes de travail pour certaines entreprises et pourrait se solder par le désintérêt de la direction, des services métiers ou des personnes membres du projet. Un projet sur un outil de travail collaboratif verra le jour après une phase de réflexion. Cette phase est informelle et résulte de discussions avec des responsables métiers ou de fonctions transversales de l’entreprise (finance et contrôle de gestion, manager qualité et environnement…). Elle doit néanmoins aboutir à la rédaction et à la présentation d’un document de synthèse de type cas d’affaire présentant les pistes d’applications évoquées et les services que peut rendre un produit comme SharePoint.

Voici une liste non exhaustive :

  • Remplacement de partages de fichiers ou systèmes de dossiers publics Exchange 

  • Organisation et centralisation de documentation diverse

  • Mise en ligne de formulaires d’entreprise 

  • Réponse à des problématiques non gérées par un progiciel de gestion

  • Gestion de planning d’équipes

  • Gestion des congés

  • Communication...

Méthodologie de projet

À ce stade, si l’outil correspond aux pistes évoquées lors de la phase de réflexion, il est temps de passer à une phase plus concrète. La phase étude permet de délimiter le périmètre (qui peut se servir de l’outil, pourquoi) :

  • Imprimer les formulaires papier à passer en électronique .

  • Lister les fichiers qui circulent régulièrement entre les services par e-mail .

  • Détailler les étapes de validation des documents ou des données .

  • Lister les documents qui sont refaits à l’identique par plusieurs personnes sans concertation .

  • Décrire les flux de travail entre services ou sites/entités d’un groupe qui ont du mal à être appliqués par manque d’échange de données, etc.

Cette phase peut se faire via des interviews dans les services administratifs afin de collecter les informations correspondantes. Un document de synthèse sera rédigé, par exemple sous forme de tableau permettant de lister les utilisations prévues du site et les fonctionnalités SharePoint utilisées (exemple ci-dessous).

Ce document servira de base de travail et pourra être enrichi au stade de la maquette. 

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Le cahier des charges contiendra bien sûr de nombreuses autres informations, certaines liées à la planification technique du projet, liée au choix du produit SharePoint comme :

  • l’estimation des besoins en formation des utilisateurs et des aides externes éventuelles,

  • le nombre et le type d’utilisateurs estimés,

  • les profils de droits d’utilisateurs,

  • les choix sur la hiérarchie, la création et la maintenance des sous-sites,

  • la matrice de gestion de la sécurité des sites,

  • la proposition de mise...

Scénarios de migration

Microsoft propose des outils et assistants pour aider à la migration de contenu vers un site SharePoint. La page Migration du centre d’administration du produit permet de suivre un processus pour intégrer des fichiers provenant d’un simple serveur classique, d’un compte Box, Dropbox et Google Drive. L’éditeur propose également l’outil SharePoint Migration Tool, un client permettant de se connecter à la fois à une application web hébergée sur un SharePoint Server et une instance en ligne pour effectuer la migration des données. SMT supporte cette migration pour SharePoint Server depuis la version 2010 et ultérieures et SharePoint Foundation 2010 et 2013. L’ensemble des objets qui peuvent être migrés est disponible dans la documentation du produit à l’adresse suivante : https://learn.microsoft.com/en-us/sharepointmigration/what-is-supported-spmt

La planification projet doit bien entendu prendre en compte cette phase, tant le stockage et la caractérisation des données est un point essentiel des usages dans SharePoint. Vous pouvez donc en profiter pour, par exemple, ne migrer que ce qui sert réellement depuis un partage de fichiers. En effet, souvent ces emplacements stockent des fichiers auxquels plus aucun utilisateur n’accède. Une migration vers de nouveaux outils modernes peut être une bonne méthode pour nettoyer et archiver le contenu de ces espaces. SharePoint Migration Tool peut aller assez loin dans les objets récupérés puisque l’outil est capable de migrer des flux de travail vers Power Automate (voir l’adresse https://learn.microsoft.com/en-us/sharepointmigration/spmt-workflow-overview). Vous devez avoir au minimum un accès en lecture à votre contenu SharePoint on-premise à migrer...

Conclusion

Ce chapitre vous a présenté une méthodologie de projet possible pour aborder la mise en œuvre de SharePoint. Les documents de préparation présentés ici ne sont pas exhaustifs. Nous avons développé la première notion importante dans le jargon du produit, la ferme SharePoint. Ensuite, nous avons parcouru la phase d’estimation des besoins. Cette phase n’est pas complexe dans un environnement de type PME, mais comme tous les documents du projet, il convient d’exprimer noir sur blanc les contraintes et attentes par rapport à son entreprise.

L’avantage de la version SaaS de SharePoint est que l’équipe en charge du projet se dégage de toute tâche liée aux infrastructures puisque l’application est hébergée chez l’éditeur. Même s’il est intéressant d’en connaître les éléments constitutifs, plus d’installation matérielle ni logicielle à planifier. L’équipe projet et les utilisateurs peuvent se concentrer intégralement et très rapidement sur les problématiques que SharePoint peut leur permettre de résoudre et la personnalisation du produit.