Gemini dans Google Workspace

Deux univers distincts : personnel et professionnel

Google Workspace désigne la suite bureautique de Google : Gmail, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Drive, Google Meet. Elle existe en deux versions fondamentalement différentes.

La première est associée au compte Google personnel gratuit, celui que possède toute personne qui s’est inscrite sur gmail.com. Ce compte personnel donne accès à toutes les applications de la suite gratuitement. C’est cet environnement qui est au cœur de ce livre.

La seconde repose sur le compte Google Workspace professionnel, souscrit et géré par une organisation. Il s’agit d’un abonnement payant que l’organisation active pour ses collaborateurs, sous un nom de domaine d’entreprise. Cet environnement obéit à des règles de sécurité et de confidentialité spécifiques et l’administrateur informatique de l’organisation contrôle les fonctionnalités accessibles.

La distinction entre ces deux environnements est importante à comprendre car une fonctionnalité accessible sur un compte professionnel n’est pas nécessairement disponible sur un compte personnel et vice versa. Ce livre se concentre sur le compte personnel.

Ce que Gemini change dans Google Workspace

Avec...

Cinq fonctionnalités transversales à connaître

Résumer

Dans toutes les applications, Gemini peut condenser un contenu long en quelques lignes : un fil d’e-mails, un document de plusieurs dizaines de pages, une feuille de calcul avec des centaines de lignes, etc.

Dans Gmail, le résumé d’un fil de discussion s’affiche même automatiquement en haut de la conversation, sans que vous ayez à le demander.

Résumé automatique dans Gmail

Dans Docs, la fonctionnalité est disponible dans le panneau latéral dès l’ouverture du document.

Fonctionnalité Résumer dans Docs

Dans Drive, vous pouvez demander à Gemini de résumer plusieurs fichiers ou même l’ensemble du contenu d’un dossier pour faire le point sur un projet sans ouvrir chaque document individuellement.

Fonctionnalité Résumer un dossier dans Drive

Pour obtenir un résumé vraiment utile, précisez l’angle qui vous intéresse. Par exemple la question « Quelles sont les décisions actées dans ce document ? » donne des résultats bien plus exploitables qu’un simple « Résume ».

Ce que Gemini apporte dans Gmail

Gemini ajoute à Gmail une couche d’intelligence qui change trois comportements fondamentaux : la façon dont vous rédigez, la façon dont vous lisez et la façon dont vous cherchez.

Voici, à titre d’exemples, quatre situations où Gemini peut vous apporter une réelle valeur ajoutée dans votre utilisation de Gmail :

Rédiger un e-mail depuis zéro avec « Aide-moi à écrire »

Aide-moi à écrire est le bouton d’assistance à la rédaction intégré directement dans la fenêtre de composition de Gmail. Il ne s’ouvre pas dans un onglet séparé, il est disponible en bas de votre brouillon via l’icône  .

Le principe est simple : vous décrivez en une ou deux phrases ce que vous souhaitez écrire, et Gemini génère un e-mail complet, structuré, avec les formules d’usage appropriées.

Ce que Gemini apporte dans Google Docs

Gemini s’intègre à Google Docs sous trois formes complémentaires, chacune adaptée à un moment précis du travail de rédaction.

Le premier point d’entrée est la barre inférieure Gemini, une zone de saisie qui apparaît en bas du document ouvert. C’est depuis cette barre que vous lancez la plupart des actions de génération et de modification. Elle peut rester visible en permanence ou se réduire discrètement.

Barre Gemini accessible directement en bas du document ouvert

Le deuxième point d’entrée est la fonctionnalité Affiner accessible depuis la barre flottante, qui apparaît à gauche du texte lorsque vous sélectionnez un passage. Elle donne accès en un clic à différentes options d’affinement rapide (reformuler, raccourcir, développer, changer le ton, etc.).

Fonctionnalité Affiner accessible depuis la barre flottante

Le troisième point d’entrée est le panneau latéral, accessible via l’icône Demander à Gemini  en haut à droite. Il reste ouvert pendant que vous travaillez et permet des échanges plus libres : poser des questions sur le document, générer du contenu à insérer, interroger vos fichiers Drive ou vos e-mails Gmail.

Générer un document depuis zéro avec « Aide-moi à créer »

Aide-moi à créer est la fonctionnalité la plus ambitieuse de Gemini dans Docs. Elle ne génère pas un simple paragraphe, elle produit un document entier, structuré et mis en forme, à partir d’une description en langage courant.

Les cas d’usage sont nombreux :

Ce que Gemini apporte dans Google Slides

Préparer une présentation mobilise deux types d’efforts distincts : construire le contenu (les idées, les messages et la structure) et le mettre en forme, avec les visuels, la mise en page, le ton des textes, etc. La mise en forme est souvent la plus chronophage et c’est précisément là qu’intervient Gemini.

Dans Google Slides, Gemini peut :

Pour un professionnel qui prépare régulièrement des présentations clients, des comités de pilotage ou des supports de formation, le gain de temps est immédiat. Ce ne sont pas des fonctionnalités marginales car elles touchent les gestes les plus répétitifs de la préparation de diapositives.

Générer une image personnalisée dans une diapositive

C’est la fonctionnalité la plus directement utile pour préparer des présentations professionnelles. Vous décrivez l’image souhaitée en une phrase, Gemini la génère via le moteur Imagen de Google et vous l’insérez en un clic.

Ce que Gemini apporte dans Google Sheets

Google Sheets est un outil puissant, mais son plein potentiel est souvent inaccessible aux non-techniciens. Les formules comme RECHERCHEV, SOMMEPROD ou les SI imbriqués rebutent la plupart des utilisateurs qui n’ont pas le temps d’apprendre à maîtriser une syntaxe technique.

Gemini change ce rapport en introduisant une couche de langage naturel entre vous et la feuille de calcul. Au lieu de chercher la bonne formule dans la documentation, vous décrivez ce que vous voulez obtenir et Gemini s’occupe de la traduction technique.

Dans Google Sheets, Gemini intervient selon quatre modes complémentaires :

Générer une formule depuis une description

C’est le cas d’usage le plus utile pour n’importe quel professionnel qui ne maitrise pas toutes les subtilités d’un tableur. Vous décrivez en langage courant ce que vous souhaitez calculer ou rechercher et Gemini produit la formule correspondante en l’adaptant aux colonnes et plages de votre feuille. Il l’accompagne d’une explication en français pour que vous compreniez ce qu’elle fait, pas seulement pour que vous la copiez.

Gemini génère la formule dans le panneau...

Ce que Gemini apporte dans Google Drive

Google Drive est l’endroit où tout s’accumule. Les présentations clients, les comptes-rendus de réunion, les versions successives des rapports, les fichiers partagés par l’équipe. Tout finit par s’entasser dans un espace où la recherche par mots-clés devient vite insuffisante.

Dans Google Drive, Gemini intervient selon trois niveaux d’utilisation, du plus simple au plus puissant :

Résumer un fichier ou un dossier en un clic

Le moyen le plus rapide d’utiliser Gemini dans Drive ne nécessite même pas d’ouvrir...