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Gestion des documents
Récupérer une version d’un document
Récupérer une version temporaire
Vous pouvez récupérer une version temporaire d’un document que vous avez fermé sans l’enregistrer. Pour cela, les options liées à la récupération automatique doivent être actives car la version temporaire d’un document non enregistré correspond au dernier enregistrement automatique de celui-ci.
Veillez à ce que les options liées à l’enregistrement automatique soient actives : cliquez sur l’onglet Fichier, sur Options puis sur la catégorie Enregistrement et veillez à ce que les options Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les et Conserver la dernière version enregistrée automatiquement si je ferme sans enregistrer soient cochées. Validez en cliquant sur le bouton OK.
Cliquez sur l’onglet Fichier puis sur l’option Informations.
Cliquez sur le bouton Gérer le document puis sur l’option Récupérer des documents non enregistrés.
Vous pouvez aussi cliquer sur l’option Ouvrir de l’onglet Fichier puis cliquer sur le bouton Récupérer des documents non enregistrés visible dans la partie inférieure du volet droit.
La boîte de dialogue Ouvrir s’affiche à l’écran....
Enregistrer un document au format PDF ou XPS
Les formats des fichiers PDF et XPS permettent la diffusion de documents électroniques. Ces formats conservent les polices, les images, les graphiques et la mise en forme d’un document tel qu’il a été créé dans son application d’origine. Un utilisateur peut afficher, partager et imprimer des fichiers PDF s’il dispose du logiciel Acrobat Reader (disponible gratuitement sur le site web d’Adobe) et des fichiers XPS s’il dispose de Microsoft .NET Framework (disponible gratuitement sur le site Microsoft). En outre, si vous travaillez sous l’environnement Windows 10 ou Windows 11, ceux-ci sont en mesure d’ouvrir les fichiers PDF en utilisant le navigateur Microsoft Edge.
Si seule une partie du document doit être enregistrée au format PDF ou XPS, sélectionnez le texte correspondant. Sinon, ne sélectionnez aucun texte.
Cliquez sur l’onglet Fichier puis sur l’option Exporter.
Cliquez sur le bouton Créer PDF/XPS.
Modifiez éventuellement le dossier d’enregistrement puis le nom du fichier dans la zone Nom de fichier.
Ouvrez la liste Type puis, en fonction du type de fichier à créer, sélectionnez l’option PDF ou l’option Document XPS.
Cochez l’option Ouvrir le fichier après la publication si vous souhaitez ouvrir...
Modifier un document PDF dans Word
Vous pouvez ouvrir un fichier PDF dans Word afin de modifier son contenu.
Dans l’onglet Fichier, cliquez sur l’option Ouvrir puis sur Parcourir.
Sélectionnez le dossier dans lequel le fichier PDF est enregistré.
L’option Tous les documents Word sélectionnée par défaut dans la liste des types de fichiers (à droite de la zone Nom de fichier) inclut désormais le format PDF. Ainsi, dans un même dossier vous visualisez en même temps les fichiers PDF et les documents Word. Vous pouvez cependant afficher uniquement les fichiers PDF.
Si vous souhaitez afficher uniquement les fichiers au format PDF, sélectionnez l’option Fichiers PDF dans la liste située à droite de la zone Nom de fichier. Attention, cette option restera sélectionnée lors d’une prochaine ouverture de la boîte de dialogue Ouvrir ; pour afficher de nouveau tous les documents Word, vous devrez penser à sélectionner l’option Tous les documents Word dans la liste contenant les types de fichiers.
Sélectionnez le fichier PDF à ouvrir puis cliquez sur le bouton Ouvrir ou faites directement un double clic sur le fichier PDF à ouvrir.
Un message vous informe que le fichier PDF va être converti en document Word modifiable. Ce message vous informe également qu’il se peut...
Ouvrir ou enregistrer un document au format .odt
Le format Texte OpenDocument (.odt) est utilisé par certains traitements de texte comme OpenOffice.org Writer, LibreOffice Writer ou Google Docs.
Ouvrir un document au format .odt
Pour ouvrir un document au format OpenDocument dans Word, cliquez sur l’onglet Fichier puis sur l’option Ouvrir.
Utilisez le volet central et éventuellement la boîte de dialogue Ouvrir pour accéder à l’emplacement qui contient le fichier à ouvrir, comme avec tout autre document.
Pour afficher uniquement les fichiers enregistrés au format .odt dans la boîte de dialogue Ouvrir, ouvrez la liste des types de fichiers, située en regard de la zone Nom de fichier et sélectionnez le type Texte OpenDocument.
Cliquez sur le fichier de votre choix puis sur Ouvrir.
Lorsqu’un document OpenDocument est ouvert dans Word, sa mise en forme peut être différente de celle dans son application d’origine. Les données et le contenu brut sont convertis, mais certaines fonctions et certains éléments graphiques ne seront pas pris en charge, ou alors partiellement.
Enregistrer un document au format .odt pour la première fois
Définir les propriétés d’un document
Les propriétés d’un document permettent d’identifier celui-ci ; elles sont utilisées pour afficher les renseignements relatifs à un document, organiser les documents afin de les retrouver facilement ou encore rechercher des documents.
Ouvrez le document concerné.
Cliquez sur l’onglet Fichier puis sur l’option Informations.
Les propriétés du document sont visibles dans le volet droit, dans le cadre Propriétés.
Par défaut, vous ne visualisez pas toutes les propriétés.
Pour afficher plus de propriétés, cliquez sur le lien Afficher toutes les propriétés visible dans la partie inférieure de la fenêtre.
Word affiche les propriétés les plus pertinentes pour le document ; le lien Afficher moins de propriétés est désormais visible, il permet de réduire le nombre des propriétés.
Pour chacune des propriétés à saisir, cliquez dans la zone Ajouter de la propriété concernée (par exemple, pour la propriété Titre, cliquez sur Ajouter un titre) puis saisissez les renseignements souhaités.
Cliquez sur l’outil 
pour enregistrer les modifications apportées
au document. En effet, les propriétés...
Insérer un document dans un autre
Ouvrez le document dans lequel vous souhaitez insérer un autre document.
Positionnez le point d’insertion à l’endroit où doit être inséré le contenu du document.
Dans l’onglet Insertion,
ouvrez la liste du bouton Objet 
du groupe Texte puis cliquez sur
l’option Texte d’un fichier.
Sélectionnez le document à insérer.
Si besoin, cliquez sur le bouton Plage pour préciser le signet correspondant à la partie du document à insérer.
Un signet doit avoir été attribué au préalable à la partie du document à insérer.
Cliquez sur le bouton Insérer ou ouvrez la liste associée à ce bouton puis cliquez sur l’option Insérer comme Lien pour créer une liaison entre le document actif et le document inséré.
Comparer des documents côte à côte
Il s’agit ici d’afficher deux documents côte à côte à l’écran, afin de pouvoir les comparer.
Veillez à ce que les documents que vous souhaitez comparer soient ouverts et que l’onglet Fichier ne soit pas actif pour chacun de ces documents. Le nom de chaque document est visible dans la liste Changer de fenêtre de l’onglet Affichage.
Un document pour lequel l’onglet Fichier est actif ne pourra pas être affiché côte à côte avec un autre document.
Si besoin, affichez un des documents concerné : dans l’onglet Affichage, cliquez sur le bouton Changer de fenêtre puis sur le nom du document à afficher, ou cliquez sur le bouton correspondant au document à afficher dans la barre des tâches.
Dans l’onglet Affichage,
cliquez sur l’outil Côte à côte 
visible dans le groupe Fenêtre.
Si seuls deux documents sont ouverts, les deux documents apparaissent à l’écran l’un à côté de l’autre.
Si plus de deux documents sont ouverts, la boîte de dialogue Comparer en côte à côte apparaît à l’écran vous permettant de choisir le second document à afficher.
Faites alors un double clic sur le document que vous souhaitez...
Vérifier la compatibilité d’un document Word avec les versions antérieures
Le format de fichier basé sur le langage XML est associé aux documents créés depuis la version Microsoft Office Word 2007. Ils portent l’extension .docx tandis que ceux créés dans les versions antérieures à 2007 portent l’extension .doc.
Il est possible d’exploiter un document réalisé avec la version 2003 dans les versions postérieures (voir la section Exploiter les documents de version antérieure à Word 2007).
Vous pouvez ouvrir dans Word, un document réalisé dans les versions 2007 et postérieures car le format de fichier est identique. Pour ouvrir un document Word 2024 ou Word Microsoft 365 dans une version 2007 à 2019, il est préférable auparavant de vérifier sa compatibilité.
Dans Word, ouvrez le document concerné.
Cliquez sur l’onglet Fichier puis sur l’option Informations.
Cliquez sur le bouton Vérifier l’absence de problèmes puis sur l’option Vérifier la compatibilité.
La boîte de dialogue suivante s’ouvre :
Vous savez ainsi quelles sont les fonctionnalités ou éléments que vous ne pourrez pas exploiter lorsque vous ouvrirez le document dans une version antérieure de Word....
Exploiter les documents de version antérieure à Word 2007
Travailler en mode compatibilité dans Word
Dans Word, ouvrez le document créé dans une version antérieure à 2007 : dans l’onglet Fichier, cliquez sur Ouvrir puis sur Parcourir du volet central. Si besoin, sélectionnez le dossier contenant le document à ouvrir.
Si vous souhaitez afficher uniquement les documents des versions 97 à 2003 de Word, sélectionnez l’option Documents Word 97-2003 dans la liste située à droite de la zone Nom de fichier. Attention, cette option restera sélectionnée lors d’une prochaine ouverture de la boîte de dialogue Ouvrir ; pour afficher de nouveau tous les documents Word, vous devrez penser à sélectionner l’option Tous les documents Word dans la liste contenant les types de fichiers.
Sélectionnez le document à ouvrir puis cliquez sur le bouton Ouvrir ou faites directement un double clic sur le document à ouvrir.
Le document s’affiche à l’écran. Le texte Mode de compatibilité est visible à droite du nom du document dans la barre de titre. Les fonctionnalités de Word introduites depuis la version 2007 ne sont pas disponibles.
Travaillez et enregistrez vos modifications comme vous le faites habituellement.
Lorsque vous enregistrez les modifications...
