Créez votre équipe projet

1. Organisez l’équipe projet

Le temps n’est pas la seule contrainte de votre projet : la hiérarchie peut aussi en être une. En effet, avez-vous défini à qui les membres du projet devront reporter leurs activités projet et leurs activités opérationnelles ? S’ils ont du retard, qui décidera si c’est le projet ou le travail quotidien qui doit passer au second plan ?

Cette problématique mérite d’y prêter attention avant même le début du projet, pour éviter à vos collaborateurs de devoir faire des choix qui ne sont pas de leur responsabilité et qui peuvent avoir un impact énorme sur les affaires de votre organisation.

Il y a trois types possibles d’organisation de projet :

L’organisation fonctionnelle revient à ne rien changer dans l’organigramme : l’expert du projet n’a pas de lien hiérarchique avec les membres du projet, qui sont éparpillés dans différents services.

La coordination du projet repose donc sur les responsables hiérarchiques de chaque membre du projet.

L’organisation fonctionnelle d’une équipe projet

Dans ce schéma du mode fonctionnel, si dans le cadre d’un projet d’évolution du logiciel de paie, le responsable des développements informatiques a une question à propos des régimes de paie de l’organisation, il passe par le directeur des Systèmes d’Information qui contacte le directeur RH, qui lui-même se renseigne auprès du gestionnaire de paie. La réponse fait ensuite le chemin inverse. Voici les avantages et inconvénients de ce type d’organisation :

1. Le poison du micromanagement

Imaginez la scène suivante. Votre responsable hiérarchique, Khady, vous confie la mission d’aller chercher un client important à l’aéroport. Elle vous dit : "Appelle le loueur Vitvoiture, demande une grosse voiture noire et réserve-la pour 8 h à l’aéroport". Vous téléphonez donc à l’agence de location et vous commandez la plus grosse voiture disponible.

Temps de réflexion nécessaire : environ une minute.

Motivation : environ 1 %.

Or, entre-temps, Khady a lu ce livre et a découvert ce qu’est vraiment la délégation. Elle vous demande d’annuler la commande et vous donne de nouvelles directives : "Prends 30 minutes pour trouver une voiture de classe affaires, pour moins de 200 euros. Le client doit être dans nos bureaux à 10 h pour la signature d’un contrat".

Temps de réflexion nécessaire : beaucoup plus qu’une minute.

Motivation : beaucoup plus que 1 %.

Dans le premier cas, le client voyage dans un gros Hummer noir inconfortable et hors de prix, qui ne peut dépasser les 100 km/h sur l’autoroute et arrive donc dans vos bureaux à 11 h. Dans le second cas, le client arrive à l’heure prévue, dans une berline plus abordable mais néanmoins digne d’un ministre.

Quelle est la différence entre les deux approches ?

Quelle est, à votre avis, l’approche la plus motivante et donc la plus efficace en termes de résultats ? C’est bien évidemment la seconde. Déléguer en transmettant une façon de faire et en considérant comme seul critère de réussite...

1. Les humains ne sont pas des clones

Inutile de présenter La Guerre des étoiles, ce film de science-fiction dans lequel un empereur maléfique lance ses armées conquérir la galaxie. L’ensemble de ses soldats sont des clones. Ces derniers sont très pratiques : toujours la même taille, la même voix, le même équipement... un véritable rêve de logisticien.

Malheureusement (ou heureusement), dans la vie réelle, les armées de clones n’existent pas. Pourtant, combien d’équipes projet sont créées sans tenir compte des personnalités de chacun : leurs compétences propres, leurs préférences, leurs inimitiés ?

Pour attribuer les rôles au sein de l’équipe, tenez compte :