Name: Gérez vos projets (3ème édition) De novice à maestro en gestion de projet
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Faire en interne ou acheter tout fait : make or buy ?

Un projet peut être réalisé par des ressources humaines de deux types seulement :

En interne : une personne en poste est affectée à ce projet, ou bien une personne est recrutée à cette fin.
En externe : achat d’une solution toute faite ou prestation de service.

Le choix est fondamental, car il sera très difficile et coûteux de changer votre fusil d’épaule plus tard alors que le projet est lancé. Une fois le cahier des charges établi, il est donc essentiel de mettre en balance ces trois options afin de faire un choix éclairé.

Comment faire un choix éclairé entre les options interne et externe ? Il faut comparer les deux offres en prenant en compte toutes leurs caractéristiques.

Paramètre	Interne	Externe
Périmètre	Le cahier des charges peut être moins abouti, mais en l’absence de contrainte contractuelle, le projet peut dériver plus facilement.	Le cahier des charges doit être bien défini et les indicateurs de réussite partagés entre les deux parties.
Coûts	Évaluer le coût de faire et de maintenir, en incluant les coûts directs (fournitures et main d’oeuvre) et les coûts indirects (management, stockage, services support…).	Intégrez tous les coûts externes : achat ou développement...

Évaluez les solutions du marché

1. Un projet jeté à la benne

22 000 camions, c’est la plus grande flotte de traitement des déchets au monde. Elle appartient au groupe américain Waste Management. Une minute économisée chaque jour sur chacun d’entre eux et ce sont des millions de dollars gagnés chaque année. C’est la raison pour laquelle l’entreprise décide en 2005 de consolider la gestion des opérations de ses différentes filiales dans un seul système de gestion informatique.

Le ramassage des ordures à Sao Carlos, au Brésil (auteur : César Mota/source : pixabay.com)

SAP AG, le fournisseur allemand de progiciel (ou ERP en anglais) est sur les rangs. Pour remporter le marché, l’équipe commerciale fait feu de tout bois :

Elle met en avant son expérience dans les solutions de gestion des déchets du Vieux Continent.
Elle présente une version du produit adaptée pour le marché américain.
D’après ses projections, l’investissement de 100 millions de dollars peut être amorti dès la deuxième année.
Le déploiement global peut être fait dans les 10 mois.

Qui n’aurait pas signé face à un tel enthousiasme ? Mais deux ans après, en 2007, le réveil est difficile : la solution est toujours en cours de développement, SAP AG demande une extension budgétaire et un audit fait apparaître que le système...

Externaliser, est-ce simplifier ?

Concevoir un avion est un projet complexe qui fait appel à des domaines très variés, dans un calendrier millimétré, avec des coûts qui se comptent en milliards de dollars. Pour simplifier la conception de son nouvel avion, le 787, Boeing décide donc d’expérimenter en 2003 un nouveau modèle de développement : l’externalisation maximum.

Le principe est le suivant : l’avionneur sous-traite à des fournisseurs du monde entier la conception, la réalisation et la livraison des composants de l’avion. Les usines Boeing assemblent simplement les différentes pièces du produit fini. Ce modèle permet de réduire l’investissement nécessaire et de déplacer les risques vers les fournisseurs. Plutôt brillant, n’est-ce pas ?

Ce que n’avait pas anticipé la direction de Boeing, c’est que le travail de réalisation de l’avion n’est pas simplement déplacé vers les prestataires, il est en réalité remplacé par un travail de coordination d’une myriade d’entreprises à travers le monde. Au lieu de faire lui-même, l’avionneur doit maintenant faire faire, c’est-à-dire communiquer, coordonner, vérifier, assembler.

Vue de l’usine Boeing de Renton, Etat...

L’appel d’offres

Si le sourcing fait apparaître que le recours à une solution externe est le meilleur choix, comment identifier un fournisseur compétent lors d’un appel d’offres ? Le prérequis est évidemment de définir votre besoin, donc le cahier des charges de votre projet. C’est la garantie :

de montrer votre professionnalisme avec une véritable démarche projet,
d’obtenir des offres pertinentes de la part des fournisseurs.

Comment identifier des fournisseurs qui peuvent répondre à votre besoin ? Plusieurs canaux s’offrent à vous :

Les fournisseurs passés de votre organisation : sollicitez votre service achats et les autres directions.
Votre réseau professionnel : interrogez vos contacts, fournisseurs, comptables, organisations professionnelles.
Les centrales d’achat, qui auront déjà sourcé des fournisseurs potentiels pour vous.
La presse spécialisée, qui publie des retours d’expérience mentionnant des fournisseurs ayant déjà travaillé sur des projets du même type que le vôtre.

Quels critères doivent alors être déterminants pour retenir un fournisseur ?

#	Critère	Pourquoi ?
1	Taille	Trop petite, les risques sont plus élevés : disparition d’une personne clé, faillite, etc....

Préparez votre évasion avec les clauses de sortie

1. Si vis pacem, para bellum

"Si tu veux la paix, prépare la guerre", disait l’auteur romain Végèce. Les exemples de prestations désastreuses vous ont peut-être refroidi si vous comptiez recourir à une solution externe. Rassurez-vous ! En suivant les conseils donnés précédemment, vous pourrez vous prémunir des risques les plus importants et retenir un fournisseur compétent.

Une fois le fournisseur identifié, travailler avec lui doit devenir un partenariat. Il fait désormais partie de votre équipe. Si votre projet échoue, ce n’est pas seulement parce que votre interlocuteur n’a pas réussi à le comprendre : c’est également parce que vous n’avez pas réussi à le lui expliquer.

Travailler en bonne entente ne signifie pas pour autant travailler sans cadre. Tout peut changer à tout moment dans une organisation : votre interlocuteur compétent peut partir, le fournisseur peut être racheté, etc. Dans ce cas-là, un seul élément vous permettra de poursuivre votre projet avec le retour sur investissement prévu : c’est le contrat.

C’est la raison pour laquelle vous devez impérativement caparaçonner votre contrat. Mieux vaut des portes de secours inutiles que pas de porte du tout. Si vous ne maîtrisez pas le domaine juridique, pas de panique ! Prenez un conseil juridique pour relire votre brouillon : la prestation n’est pas nécessairement exorbitante.

Soyez sur vos gardes, mais conservez néanmoins une relation de confiance. Ne tombez pas dans l’excès inverse qui serait d’exiger des conditions illégitimes et déséquilibrées à votre fournisseur. Les deux parties doivent trouver un intérêt à ce partenariat. Si vous essayez de flouer votre fournisseur, il tentera à un moment ou à un autre de se rembourser : vous obtiendrez tout l’inverse d’une relation de confiance.

2. Restez maître du contrat

Soyez particulièrement attentif à trois éléments lors de la négociation du contrat :

Ne signez jamais un contrat que vous ne comprenez pas, en particulier...

Internaliser, acheter sur l’étagère, externaliser ?