Choisir les applications et services Microsoft 365 adaptés à ses besoins

Outils Microsoft 365 pour collaborer et travailler en groupe

Microsoft 365 est richement pourvu en matière d’outils de collaboration et travail en groupe. Vous pouvez utiliser :

Bien que distincts et destinés à répondre à des besoins différents, ces cinq outils sont fonctionnellement proches et il peut être difficile pour un utilisateur de choisir entre l’un ou l’autre.

D’ailleurs, la philosophie et le positionnement de Microsoft sur le sujet sont simples : Microsoft 365 propose les outils de collaboration en self-service. Suivant cette approche, c’est à l’utilisateur de choisir l’outil qui lui semble le plus adapté parmi un catalogue de logiciels. Il n’y a ni préconisations ni conseils particuliers pour les guider dans leur choix.

Cette approche de collaboration en self-service peut être vraiment déroutante et c’est d’ailleurs un retour fréquent que font les utilisateurs par rapport à leur usage de Microsoft 365.

C’est pour cette raison que nous allons maintenant présenter et positionner ces outils de travail en groupe les uns par rapport aux autres.

Outils Microsoft 365 pour communiquer

Microsoft 365 propose trois principaux outils pour communiquer : Outlook, Teams et Engage. Mais bien qu’offrant tous les trois des fonctionnalités de messagerie, leur positionnement est très différent :

La messagerie électronique repose sur l’utilisation des e-mails pour communiquer.

La messagerie instantanée peut être vue comme une forme évoluée de messagerie électronique avec des échanges en mode synchrone (écrits, audios ou vidéos) et avec un indicateur pour chaque interlocuteur qui précise s’il est disponible, absent, occupé, etc.

La messagerie de groupe permet des échanges au sein d’un groupe d’utilisateurs bien identifiés. Chaque membre du groupe peut voir les échanges et y répondre et envoyer des messages à tous les membres du groupe.

Enfin, la messagerie sociale peut être vue comme un type de messagerie électronique, mais dont les échanges véhiculés peuvent être de nature privée ou publique. Ce type de fonction est à mi-chemin entre la messagerie...

Outils Microsoft 365 pour partager des fichiers

En matière de partage de fichiers, Microsoft 365 est extrêmement riche.

En effet, il est tout d’abord possible d’utiliser les outils de collaboration et de travail en groupe :

Ensuite, l’outil de stockage de fichiers dans le cloud OneDrive propose des fonctionnalités avancées de partage.

Enfin, il est tout à fait possible d’utiliser la messagerie électronique Outlook.

Recommandations

En termes de partage de fichiers, une des règles élémentaires consiste à éviter autant que possible la prolifération et la redondance.

Concrètement cela signifie que pour partager un fichier, il faut éviter d’en faire des copies afin de les partager. Il est préférable d’envoyer un lien de partage et de laisser le fichier là où il se trouve et de ne surtout pas en faire des copies.

Autrement dit, l’envoi de fichiers joints via la messagerie électronique Outlook est à proscrire.

OneDrive est à privilégier pour partager des fichiers personnels avec une ou plusieurs personnes à l’intérieur ou à l’extérieur de l’organisation.

Dès qu’il s’agira de fichiers concernant une communauté...

Outils Microsoft 365 pour travailler en mobilité

Lorsque vous êtes en déplacement et souhaitez travailler en mobilité, plusieurs possibilités s’offrent à vous.

Vous pouvez utiliser différents terminaux : ordinateur, tablette et smartphone.

Et pour certaines applications, comme la suite Office, vous avez le choix entre les applications installées sur le terminal (ordinateur ou terminal mobile - tablette et smartphone) et les applications en ligne accessibles via le navigateur.

Face à cette diversité de situations, deux questions se posent :

Il n’y a pas une réponse unique à chacune de ces questions. Cependant, dans les paragraphes suivants nous allons apporter des éléments de réponse qui devraient permettre de vous guider dans vos choix.

Par ailleurs, le travail en mobilité ne se définit plus uniquement par le type de terminal utilisé, mais surtout par le contexte et la nature des tâches à réaliser.

Les smartphones et tablettes sont principalement utilisés pour :

Les tâches de création ou de modification avancée de contenus restent plus confortables sur des terminaux disposant d’un écran large et d’un clavier physique.

Le choix du terminal et du type d’application doit donc être guidé par la complexité de la tâche, sa durée et le niveau de concentration requis.

Recommandations

Quel terminal utiliser ?

Lorsque nous sommes en déplacement, ou plus généralement en situation de mobilité dans les locaux de l’entreprise ou à l’extérieur, nous sommes amenés à utiliser différents types de terminaux pour travailler : smartphone, tablette ou encore ordinateur portable (PC ou Mac).

Si en théorie il est possible d’utiliser Microsoft 365 avec n’importe quel type de terminal, force est de constater qu’en pratique, certains sont plus adaptés...

Copilot comme service transversal

Dans le chapitre précédent, Copilot a été présenté comme une nouvelle couche d’interaction intégrée à Microsoft 365. Il convient donc de l’aborder non pas comme une innovation technologique, mais comme un service transversal venant enrichir l’usage des applications existantes.

Copilot n’a pas vocation à remplacer les applications Microsoft 365. Il agit comme un assistant contextuel, capable d’exploiter les informations issues de plusieurs outils (documents, messages, réunions, tâches, etc.) afin d’accompagner l’utilisateur dans ses activités quotidiennes.

Ainsi, l’utilisation de Copilot dépend avant tout :

Dans quels contextes utiliser Copilot ?

L’utilisation de Copilot est particulièrement pertinente dans les situations où l’utilisateur doit traiter une quantité importante d’informations ou réaliser des tâches à faible valeur ajoutée cognitive.

Par exemple, Copilot est particulièrement utile lorsque l’information est dispersée entre plusieurs outils (conversations Teams, e mails, documents stockés...