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Gérer une communauté ou une équipe
Gérer une communauté ou une équipe
Enjeux
Depuis 2020, l’écosystème collaboratif Microsoft 365 s’est enrichi de nouveaux outils et usages.
En particulier, Microsoft Loop s’est imposé comme un outil complémentaire majeur de Teams et de Microsoft Viva Engage.Loop peut être positionné comme :
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un outil de pré-équipe, en amont de la création d’une équipe Teams ;
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un outil de documentation vivante, co-éditable en temps réel ;
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un outil d’animation légère, favorisant l’idéation et le travail exploratoire.
Il ne remplace ni Teams ni Engage, mais complète l’écosystème collaboratif Microsoft 365.
Dans une organisation, les raisons de créer un groupe, qu’il s’agisse d’une communauté ou d’une équipe, ne manquent pas : travailler avec des collègues, partager des connaissances, obtenir un support dans un domaine particulier, échanger autour d’idées innovantes, développer son réseau, etc.
Teams et Engage, tout comme Groupes, SharePoint ou même Loop, permettent à tout un chacun de créer un groupe, c’est l’un des principes forts de la collaboration au sein de Microsoft 365.
Cependant, pour qu’une communauté ou une équipe soit une réussite, il ne suffit pas de le ou la créer, d’ajouter des membres et de les animer pour qu’ils collaborent. Il faut un minimum de préparation afin notamment de s’assurer que la création de cette communauté ou cette équipe réponde à un vrai besoin au sein de l’organisation.
Pour vérifier cela, il faut :
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évaluer l’intérêt de créer une nouvelle communauté ou une nouvelle équipe ;
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définir le cas d’usage.
Évaluer l’intérêt de créer une nouvelle communauté ou équipe
Il y aura un intérêt à créer une nouvelle communauté ou une nouvelle équipe si deux conditions sont réunies.
Tout d’abord, il est impératif qu’il n’existe pas déjà une ou plusieurs communautés ou équipes sur le même sujet ou sur des sujets connexes. Si une communauté...
Créer et organiser l’espace de travail
La mise en place d’un espace de travail en groupe se déroule généralement en deux grandes étapes :
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création de l’espace de travail ;
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structuration de l’espace.
Nous allons voir dans les paragraphes suivants comment se déroulent ces deux étapes pour Engage et Teams.
Créer l’espace de travail
Qu’il s’agisse de Engage ou de Teams, ces deux outils permettent à n’importe quel utilisateur de créer un espace de travail, c’est l’un des principes fondamentaux de leur philosophie du travail de groupe. Mais ce n’est pas parce qu’il est très facile de créer un espace de travail qu’il ne faut pas prendre le temps de préparer les choses en amont (définir un cas d’usages, trouver un nom, etc.).
Engage
Dans Engage, l’espace de travail se nomme communauté.
Pour créer une communauté dans Engage, rendez-vous sur la page principale.
Cliquez sur le bouton + Créer (1) qui se situe sur la barre latérale gauche puis sélectionnez Communauté (2).
Création d’une communauté
Une fenêtre pop-up, contenant un formulaire pour vous aider à créer une communauté, apparaît.
Fenêtre de création d’une communauté
Indiquez le nom que vous avez choisi pour votre communauté.
Attention à bien définir un nom original, c’est-à-dire un nom qu’aucune autre communauté dans Engage ne possède déjà. Si c’est le cas, un message vous demandant de trouver un autre nom apparaîtra après avoir cliqué sur le bouton Créer.Une fois le nom défini, vous pourrez remarquer que le bouton Créer situé en bas du formulaire qui était jusqu’alors indisponible est maintenant actif. Cela signifie simplement que les autres champs sont facultatifs.
Parmi ceux-ci se trouve le champ Membres permettant d’inviter des premiers membres à venir rejoindre la communauté.
Pour cela, saisissez leur nom s’ils sont déjà membres de Engage ou entrez leur adresse e-mail si ce n’est pas le cas.
À ce stade, nous vous conseillons d’attendre avant d’inviter...
Administrer la communauté ou l’équipe
Administrer une équipe dans Teams nécessite de réaliser différents types de tâches. Parmi ces tâches, les plus importantes sont :
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gérer les membres de l’équipe ;
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gérer les autorisations.
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Au-delà de l’administration Contrairement à certaines idées reçues sur le travail de groupe, il n’y a pas de collaboration et de dynamique d’équipe sans une bonne animation. Le rôle d’animateur est fondamental dans Engage et dans Teams. Cela va bien au-delà de la simple administration de l’espace de travail. Un animateur a également pour mission :
Ce rôle d’animateur ne doit pas être confondu avec celui de manager ou même de chef de projet. Il ne se focalise pas sur la réalisation des tâches, mais bien sur la collaboration entre les membres. Cependant, un même individu peut être à la fois manager d’équipe et animateur. |
Gérer les membres
La gestion des membres d’une équipe consiste principalement à :
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ajouter de nouveaux membres ;
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modifier le rôle des membres existants ;
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supprimer des membres.
Microsoft 365 Copilot peut être utilisé pour rédiger automatiquement un message d’accueil personnalisé à destination des nouveaux membres. Ce message peut notamment rappeler :
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les objectifs de l’équipe ;
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les canaux principaux à consulter ;
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les documents ou pages clés à lire en priorité.
Faciliter l’intégration
Un nouvel arrivant peut également utiliser Copilot pour se mettre rapidement à jour, par exemple en lui demandant :
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« Résumemoi les décisions prises dans cette équipe le mois dernier » ;
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« Quels sont les sujets en cours dans ce canal ? ».
Cette approche limite la sollicitation des administrateurs et favorise l’autonomie.
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Identifier des co-administrateurs Pour faciliter le fonctionnement de la communauté ou de l’équipe au quotidien et éviter les problèmes éventuels de disponibilités... |
Clôturer la communauté ou l’équipe
Une communauté ou une équipe a une durée de vie limitée dans le temps. Cela concerne également les équipes liées à une structure organisationnelle (service, département, direction…) qui, au gré des réorganisations, finissent par disparaître ou renaître sous une autre forme.
Clôturer une communauté ou une équipe, ce n’est pas simplement fermer son espace de travail, c’est également préparer et accompagner la dissolution du groupe d’individus lui-même.
Trop souvent mal gérée, voire tout simplement oubliée, cette phase de clôture est pourtant très importante dans la mesure où elle permet de clore formellement non seulement les travaux ou les échanges, mais aussi, et surtout la dynamique humaine.
Généralement la clôture d’un groupe ou d’une équipe se déroule en trois temps :
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la préparation de la communauté ou de l’équipe à la clôture ;
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la mise en œuvre de la clôture ;
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la clôture elle-même.
Préparer la communauté ou l’équipe à la clôture
Afin de préparer au mieux les membres de la communauté ou de l’équipe, la première action à entreprendre consiste à communiquer de manière formelle sur la clôture.
Puis dans un second temps, il s’agira de configurer la communauté ou l’équipe en mode clôture, notamment, en modifier le nom et la visibilité de la communauté ou de l’équipe.
Annoncer la clôture prochaine
Cela peut se faire au travers d’une réunion ou bien tout simplement en publiant un message dans la communauté Engage ou le canal Général, ou l’ensemble des canaux, de l’équipe. En effet, il est rare que le processus de clôture d’une communauté ou d’une équipe soit déclenché brutalement sans que les membres aient été avertis.
En pratique, il est préférable de publier une annonce plutôt qu’un message classique de manière...