Comprendre les caractéristiques de Microsoft 365

Présentation

Microsoft 365 est une plateforme mettant à disposition des utilisateurs un ensemble d’applications et de services disponibles dans le cloud dédiés à la communication, la collaboration et à la productivité.

Exemple d’écran d’accueil d’un compte Microsoft 365 avec une licence Copilot Business

Cette plateforme présente un certain nombre de caractéristiques qu’il est important de connaître afin de bien comprendre la philosophie et le fonctionnement de Microsoft 365 ainsi que les bénéfices pouvant en être tirés.

Principales caractéristiques

Microsoft 365 n’est pas une simple suite de logiciels indépendants les uns des autres. C’est une plateforme. Cela signifie que l’ensemble des logiciels et applications proposés reposent sur le même environnement informatique ce qui leur permet de communiquer les uns avec les autres. Ainsi, les informations produites avec un logiciel peuvent être accessibles, en principe, au travers des autres logiciels disponibles sur Microsoft 365.

La deuxième caractéristique importante est que Microsoft 365 est disponible dans le cloud. Au-delà de considérations purement techniques liées à l’architecture informatique, le cloud permet aux utilisateurs d’accéder en tout lieu et à...

Les différentes offres

Microsoft 365 est disponible pour les particuliers, les PME, les grandes entreprises et l’éducation sous la forme d’une souscription qui peut être mensuelle ou annuelle.

Il existe différents plans destinés à des cibles et des besoins différents. Il ne s’agit pas ici de décrire dans le détail ces différents plans qui évoluent fréquemment, mais simplement d’en rappeler les grands principes.

De manière simplifiée, plusieurs catégories de plans peuvent être identifiées comme illustrées dans le tableau suivant.

Tableau synthétique des principaux plans Microsoft 365 disponibles

Microsoft 365 Copilot Chat est inclus sans coût supplémentaire dans tous les abonnements Microsoft 365 éligibles (Personnel, Business, Enterprise), offrant une IA conversationnelle accessible dans Word, Excel, PowerPoint, Outlook et OneNote. Copilot Chat permet de rédiger, résumer, analyser des données, générer des images, intégrer des fichiers, et inclut des fonctionnalités comme...

Comprendre Copilot pour Microsoft 365

Copilot dans Microsoft 365 n’est pas une simple fonctionnalité supplémentaire que Microsoft aurait ajoutée à sa plateforme, c’est une nouvelle couche d’interaction qui transforme fondamentalement la manière d’utiliser Microsoft 365 au quotidien.

Jusqu’à présent, interagir avec un logiciel signifiait naviguer dans des menus, cliquer sur des boutons, remplir des formulaires, etc. Avec Copilot, ce paradigme est en passe de changer. En effet, il suffit désormais d’exprimer son intention en langage naturel et l’intelligence artificielle se charge de mobiliser les bonnes fonctionnalités, données ou bien encore outils pour répondre au besoin.

Par exemple, au lieu de jongler entre Outlook, Teams et SharePoint pour retrouver des informations sur un projet en cours, il suffit de demander à Copilot de résumer l’avancement du projet et de lister les décisions prises cette semaine.

Exemple de récapitulatif fourni par Copilot sur un projet en cours

Attention cependant à ne pas confondre les capacités de Copilot dans Microsoft 365 avec celles de ChatGPT par exemple. En effet, alors que ChatGPT est un modèle généraliste déconnecté de vos données professionnelles, Copilot, quant à...

Rester dans le flux de travail

Au quotidien, il est bien souvent nécessaire de jongler en permanence entre de multiples applications. Il faut par exemple ouvrir Outlook pour les e-mails, basculer vers SharePoint pour accéder à certains documents projet, lancer Word pour rédiger ou modifier un rapport, consulter Planificateur pour suivre les tâches d’un projet, revenir dans le navigateur pour accéder à une application métier, etc. Ce phénomène de changement constant de contexte représente une source majeure de perte de productivité et surtout de fatigue cognitive. 

Teams vise à adresser ce problème de changement de contexte de travail. Ainsi, au lieu de naviguer entre différentes applications, Teams permet de rester dans le même environnement de travail en donnant directement accès aux différentes applications Microsoft 365. Il est ainsi possible d’ouvrir un document Word directement dans Teams, de consulter les tâches d’un projet dans Planificateur sans quitter l’interface ou bien...