Communiquer et échanger des informations

Enjeux

Les échanges sont au cœur des nouveaux modes de travail permis par Microsoft 365.

Il est possible de communiquer soit par écrit, au travers notamment des fils de discussions, soit par le biais de réunions ou d’appels audios ou vidéos.

Quelle que soit leur forme, ces échanges peuvent avoir lieu :

dans le cadre d’une équipe, que ce soit dans un canal public ou un canal privé,
ou bien dans le cadre d’échanges personnels, en dehors de toute équipe.

Cette richesse en matière de moyens de communication amène à se poser de nombreuses questions :

Quelle(s) forme(s) de communication utiliser ?
Est-ce qu’il faut démarrer une discussion dans une équipe alors que le sujet ne concerne que quelques personnes ?
Faut-il utiliser un canal existant et mentionner les seuls membres concernés ou bien est-il préférable de créer un canal privé ou bien encore de privilégier les échanges privés hors équipe ?
Est-ce que je dois répondre plus rapidement à un message où je suis mentionné ?
Est-ce que le fait d’être indiqué comme étant disponible autorise les autres à me solliciter à toute heure ?
Etc.

Ainsi, par-delà la bonne utilisation des outils, il est indispensable de définir un code de bonne conduite. Celui-ci peut être défini au niveau de l’organisation, d’un service ou bien d’un groupe de travail.

Avec Microsoft 365 et ses outils, il est très facile de solliciter ses collègues et d’être sollicité, et ce à toute heure et sous différentes formes (messages, appels…). Sans la mise en place de quelques règles simples, l’utilisation de Microsoft 365 peut tout à fait dériver et conduire à des situations personnelles et interpersonnelles compliquées (stress, surmenage, tensions...

Démarrer un échange avec un ou plusieurs collègues

Quelle que soit notre activité ou notre fonction, nous sommes tous amenés à contacter au quotidien des collègues, que ce soit pour échanger sur un projet, nous aider à réaliser une tâche ou bien par exemple pour participer à une réunion.

Mais avec la multitude d’outils de communication offerte par Microsoft 365, il n’est pas toujours facile de déterminer le meilleur moyen d’échanger. En fonction du besoin, du contexte ainsi que du type et du contenu souhaités pour les échanges, l’outil à privilégier ne sera pas le même.

Par ailleurs, une fois le meilleur moyen de communiquer identifié, encore faut-il l’exploiter efficacement, qu’il s’agisse d’un appel, d’une réunion ou bien de conversations écrites.

Déterminer le meilleur moyen d’échanger

En pratique, pour choisir le meilleur moyen de communication pour échanger avec un ou plusieurs collègues, il est tout d’abord nécessaire de connaître sa disponibilité : est-il connecté et est-il disponible ?

Une fois cette information connue, le choix du mode de communication pourra être fait sur la base du besoin et du contexte de l’échange souhaité.

Outre la disponibilité de l’interlocuteur, il est également important de distinguer les échanges synchrones des échanges asynchrones.

Les échanges synchrones (appel audio, appel vidéo, réunion) nécessitent la disponibilité simultanée des participants et sont adaptés aux sujets urgents, complexes ou sensibles.

Les échanges asynchrones (messages écrits, messages vidéo, composants collaboratifs) permettent quant à eux à chacun de contribuer au moment le plus opportun, tout en conservant une trace durable des échanges.

Vérifier la disponibilité d’un collègue

La première chose à faire avant de contacter un collègue consiste à vérifier sa disponibilité sur Microsoft 365 grâce aux fonctionnalités d’indicateur de présence.

L’indicateur de présence repose sur plusieurs informations pour définir...

Participer à une conversation

Après avoir vu comment démarrer un échange avec des collègues, nous allons voir maintenant comment participer à des conversations initiées par d’autres.

Cela passe par la maîtrise des différentes actions permettant de réagir à une conversation et de gérer les appels depuis Teams.

Rattraper le retard et synthétiser les échanges

Dans un environnement collaboratif riche comme Microsoft 365, il est fréquent d’être confronté à un volume important de messages, de publications ou de réunions, notamment après une absence.

Les fonctionnalités d’intelligence artificielle intégrées à Microsoft 365 jouent désormais un rôle central pour aider les utilisateurs à rattraper rapidement l’essentiel, en proposant des synthèses automatiques des conversations, des réunions ou des flux d’activité.

Synthétiser un fil de discussion dans Teams

Dans Teams, lorsqu’une conversation privée ou de canal contient de nombreux messages, Copilot peut générer un résumé automatique du fil de discussion.

Ce résumé permet notamment d’identifier :

les points clés abordés ;
les décisions prises ;
les questions restées sans réponse.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour rattraper une conversation après une absence ou pour se remettre rapidement dans le contexte avant de répondre.

Pour résumer une conversation dans un canal Teams, il est nécessaire de l’ouvrir dans une nouvelle fenêtre.

Affichez la conversation en question, cliquez sur le bouton Autres options de conversation puis sur l’option Ouvrir la conversation dans une nouvelle fenêtre.

Ouverture d’une conversation de canal dans une nouvelle fenêtre

Cliquez ensuite sur l’outil Copilot pour ouvrir le volet de chat avec Copilot, sélectionnez Résumer cette discussion puis cliquez sur le bouton Envoyer pour valider.

Résumer une discussion Teams avec Copilot

Synthétiser une conversation e-mail dans Outlook

Dans Outlook, lorsqu’un échange par e-mail comporte de nombreux messages, il est possible d’utiliser la fonction Résumé...