Présentation des technologies SharePoint

Introduction

L’environnement applicatif d’une entreprise peut être très complexe. Dans certains grands groupes, les équipes de déploiement des postes de travail comptent certainement les applications ou combinaisons d’applications à installer par dizaines ou centaines. Une tendance semble cependant s’affirmer : les logiciels disponibles sous forme d’applications web. Que ce soit via des systèmes installés en local (à l’intérieur du périmètre de l’entreprise) ou via des offres d’utilisation en mode hébergé, souvent appelées SaaS pour Software as a Service, un des aspects pratiques de ces outils est qu’ils s’utilisent avec un simple navigateur web. SharePoint fait partie de ces systèmes. Le périmètre d’utilisation s’est agrandi avec la succession des versions du produit. Le virage vers les applications en mode hébergé pris par Microsoft a également élargi la disponibilité de l’application grâce aux offres Office 365 et Microsoft 365 contenant SharePoint Online et d’autres composants (Exchange Online, Teams, Power Automate, Power BI, etc.) avec une offre qui s’étoffe régulièrement. De plus ces outils sont naturellement adaptés à des usages à partir de différents types...

Enjeux et difficultés

Toute entreprise, grande ou petite, peut être confrontée aux besoins de collaboration pour de nombreuses raisons : éloignement physique, flux de travail (circulation des données d’une personne à une autre ou d’un service à un autre), environnement normatif, etc. Il est intéressant d’envisager la mise en place d’un outil de travail collaboratif si vous faites les constats suivants dans votre entreprise :

Formation, changement et gouvernance

Si dans votre entreprise chaque utilisateur a l’habitude de travailler dans son coin, de rédiger des documents quasi identiques aux personnes travaillant dans le même service et se retrouvant en plusieurs exemplaires sur les postes de travail, c’est qu’il y a peu de communication entre les personnes. Cette situation peut avoir des points positifs, comme l’autonomie d’un salarié et donc son côté débrouillard pour trouver la solution à un obstacle dans son travail. Mais elle peut également soulever des points noirs dans le quotidien du métier de l’entreprise comme la perte de temps à résoudre le même problème qu’un collaborateur a déjà solutionné avec efficacité.

Ne sous-estimez pas le changement représenté par la mise en œuvre d’un outil comme SharePoint. En effet, l’outil peut être construit comme un vaste puits à connaissances pour l’entreprise. Il imposera donc que chacun adhère à ce principe de capitalisation et partage des compétences. Ce mode de fonctionnement n’est pas naturel chez tout le monde et ceci est d’autant plus vrai dans les cas les plus extrêmes ou la connaissance est associée au pouvoir (je suis le seul à savoir comment accomplir cette tâche donc j’ai un pouvoir). Que ce soit avec les technologies SharePoint ou tout autre produit équivalent, la notion de collaboration peut être inexistante y compris entre responsables métiers. Par ailleurs, il ne faut pas non plus tomber dans la logique qui voudrait que les modes de travail vont changer simplement en changeant les outils informatiques. Il faut intégrer les phases d’apprentissage et d’explications nécessaires aux changements d’habitude. Ces actions s’étaleront dans le temps bien après la mise en œuvre du projet, car le changement prend du temps.

De plus, la constante et (trop ?) rapide évolution des outils informatiques complexifie leur utilisation. Le changement est souvent un frein important à l’adoption d’un outil, surtout s’il s’agit de donner des informations à ses collègues ou d’accepter de n’être qu’un maillon...

Présentation technologique

SharePoint peut être utilisé pour créer un intranet dédié à des équipes pour créer ou un site de communication pour toute l’entreprise. Un intranet est une application présentée sous la forme d’un site web réservé aux utilisateurs d’une organisation privée, par opposition à un site internet. L’application est accessible depuis tout périphérique et avec un simple navigateur par chaque utilisateur ayant un compte sur l’annuaire de l’entreprise. L’intranet est un espace privatif, mais pas personnel. Il faut utiliser les outils et espaces de stockage dans le cadre du travail. Ce type d’application est chargé de fédérer des contributeurs dans l’entreprise.

Cependant, la gamme SharePoint dispose de fonctionnalités de type "réseaux sociaux" pour non seulement stocker des profils personnels, mais aussi proposer des espaces de stockage de contenu dédiés aux utilisateurs. Du fait de sa disponibilité en mode SaaS, SharePoint Online étend cette utilisation stricte au-delà des limites de l’entreprise avec des scénarios de partage de contenu vers des utilisateurs externes.

Anatomie d’une page

Continuons notre revue du langage SharePoint avec les éléments d’une page d’accueil type, telle que celle générée lors de la création d’une collection de sites avec le site racine standard.

Les WebParts sont des éléments SharePoint disposés sur une page web du portail. Un WebPart peut afficher dans sa zone une bibliothèque de documents, une liste, un rapport, une vidéo, etc. Dans la page par défaut de type site d’équipe, on trouve un seul WebPart. Tous les éléments d’un site, accessibles pour certains dans la barre de lancement rapide à gauche sont utilisables comme WebPart. Un WebPart possède ses propres caractéristiques d’affichage (dimensions, tri, filtre…) indépendantes de l’affichage de l’élément d’origine.

Une bibliothèque de documents créée sur le site peut être posée sur la page d’accueil dans un WebPart via le mode d’édition des pages. Par ailleurs, les caractéristiques de l’affichage par défaut de la bibliothèque peuvent être différentes de celles du WebPart posé sur une page du site.

La barre de liens de navigation (à gauche de la page) regroupe par type d’objet tous les éléments du site (bibliothèques...

Interface utilisateur

SharePoint Online comporte deux interfaces de gestion des fonctionnalités, l’une dite classique basée sur les rubans et l’autre dite moderne qui remplace progressivement l’interface classique. Seules quelques pages, notamment les paramètres de listes ou bibliothèques et les autorisations utilisent encore l’interface classique. Cependant, la transition n’est pas encore complète et il reste quelques parties du produit utilisant toujours cette disposition des commandes et un look différent.

L’interface classique se matérialise par la présence de rubans. Les rubans sont disponibles selon l’objet sur lequel vous vous trouvez (bibliothèque, liste…). Le premier ruban, FICHIERS ou ÉLÉMENTS permet de manipuler le conte de l’objet (ajout de documents, d’éléments de liste…). Le second ruban permet d’accéder aux paramètres des objets de site. Par défaut, les sites sont basés sur des modèles avec l’interface moderne. Celle-ci ne comporte plus de rubans et réparti les boutons sur la page directement. Les boutons disponibles sont censés être les plus utilisés selon le contexte d’affichage (la page d’accueil, une liste, une bibliothèque, etc.).

Il n’y a pas de conséquence pour l’utilisateur si ce n’est...

Personnalisation de SharePoint

Depuis la génération 2013 de SharePoint, l’éditeur a proposé d’utiliser des extensions ou « add-ins » qui peuvent être proposées sur le SharePoint Store. Ces applications permettent d’étendre les fonctionnalités du produit et sont de deux types : soit elles sont intégrées sur SharePoint dans un site, soit elles sont hébergées hors de SharePoint, par exemple sur Azure. Pendant des années, ces modules complémentaires ont été l’option privilégiée pour adapter le produit à des besoins spécifiques pour les entreprises. Microsoft a cependant annoncé le retrait de la prise en charge de ces extensions. Depuis le 1^er mars 2024, il n’est plus possible de soumettre de nouvelles extensions sur le SharePoint Store public. Ces applications ont définitivement cessé de fonctionner comme annoncé le 2 avril 2026. Il s’agit de les remplacer par des composants développés avec le SharePoint Framework qui utilise des outils actuels pour un développement conforme aux standards. Les solutions basées sur SharePoint Framework s’exécutent dans le navigateur côté client, sont conçues pour s’adapter aux différents terminaux de consultation y compris mobiles, et le même...

Introduction à Copilot dans SharePoint

C’est la transformation la plus marquante à la date d’écriture de ce livre : le virage « AI-first » qui intègre désormais de façon concrète des nouveautés au produit. L’émergence des outils utilisant des LLM (Large Language Model) entraînés sur d’énormes volumes de données pour comprendre et générer du langage naturel a été fulgurante ces deux dernières années. Vus par les grands acteurs de l’IT comme un relais de croissance, par d’autres comme une révolution dans la façon de travailler ou comme un outil de plus qui dégrade nos capacités cognitives, pour l’instant ils envahissent nos vies numériques. Bien que qualifiés d’intelligences artificielles, n’oublions pas que ces modèles ne « pensent » pas, mais exploitent des corrélations statistiques pour répondre à l’utilisateur. Microsoft dispose bien entendu de son produit appelé Copilot et désormais intégré ou en cours d’intégration à la plupart des produits de l’éditeur, SharePoint Online ne faisant pas exception. Pour les administrateurs, cela signifie, pour en bénéficier, de disposer de la licence...