Introduction

Préambule

Nous vivons de nos jours une course effrénée pour obtenir dans tous les domaines un prix de revient toujours plus bas, quelquefois au détriment de la qualité globale du produit. 

Cette course s’accompagne d’un suivi des coûts pointu où absolument tout doit être pris en compte pour ne pas se tromper par ignorance de tel ou tel élément parfois vital, à moins que cette recherche de ne pas tout savoir soit délibérée, et que le prix final de notre produit se doit d’être inférieur à celui du concurrent.

Un tableau de bord doit pouvoir vous permettre de mesurer précisément la situation présente, mais aussi envisager l’avenir par des décisions à prendre en vous suggérant des conseils pertinents.

Un tableau de bord, vous en utilisez un en permanence sans vous soucier de son existence : il équipe votre véhicule. Il vous permet de connaître en permanence votre vitesse, la température du moteur et son régime, la quantité de carburant disponible, la distance parcourue, etc.

Selon le modèle de véhicule, vous aurez telle ou telle information, vous pourrez regretter de ne pas en avoir une autre, ou trouver l’une d’entre elles inintéressante. Mais toutes devront être toujours à jour pour être pertinentes : à l’arrêt à un feu rouge, si votre moteur continue de fonctionner, il y a bien une consommation de carburant. elle n’est plus mesurée en litres par kilomètre, mais en litres par minute. Ce tableau de bord vous est aussi précieux quant aux décisions à prendre : la jauge d’essence vous indique un reste de moins de 5 litres, mais votre GPS vous dit qu’il vous reste encore 80 km à parcourir. Il va donc falloir trouver rapidement un point de vente de carburant.

Il existe de nombreuses solutions d’analyses toutes prêtes, mais elles ne se valent pas. Il y a les généralistes, de faible coût qui survolent les problèmes et qui ne s’attardent pas sur les difficultés, et, ceux au coût plus élevé qui vous signalent la moindre anomalie, même aux faibles conséquences.

La quasi-totalité des logiciels ou progiciels permettent d’exporter des données afin de leur faire suivre une analyse plus poussée que ne le permet l’application native. De plus en plus fournissent des exports de bonne qualité permettant une utilisation plus rapide (instantanée parfois) car le document fourni est proche du document source, d’autres génèrent des tableaux plus généraux.

Ces exports se font selon plusieurs formats, .csv, .txt, .pdf certains sont même en mesure de fournir un format .xlsx totalement compatible avec Excel, sans intervention à prévoir.

Pour réaliser ce livre, nous avons utilisé des fichiers d’exemple qui vont vous permettre de réaliser les manipulations décrites et de mieux comprendre les objectifs, méthodes, et d’éviter les écueils ou raccourcis tentants mais ne permettant pas d’atteindre les objectifs. 

Ces fichiers sont disponibles en téléchargement sur le site internet de l’éditeur : http://www.editions-eni.fr

Ce livre vous guidera pas à pas dans la construction d’un tableau de bord avec Excel. Une grande partie des informations est présentée dans l’ordre chronologique des étapes nécessaires à sa réalisation, dont voici les principales phases.

L’obtention des données sources

De nombreuses applications sont capables de fournir des données qui peuvent ensuite être intégrées dans une application externe, comme Excel, pour réaliser des analyses, des transformations et des traitements plus ou moins sophistiqués.

Tout progiciel, ou logiciel, comme :

Vous pourrez ainsi récupérer des données que vous pourrez agencer via des requêtes que vous pourrez construire seuls, ou obtenir des masses d’informations qu’il faudra trier, filtrer pour ne conserver que ce qui a de la « valeur ». En aucun cas, lors de vos essais de récupération de données, vous devrez vous contenter de ce qui vous est restitué. Vérifiez finement les noms des types de fichiers extraits, les données, les formats, les valeurs. Très souvent, les nombres sont au format Texte sur lesquels aucune opération, de multiplication, par exemple, n’est possible.

Ces types de données sont disponibles dans votre entreprise, soit sous une forme réglementaire (comptabilité) soit sous une forme libre, comme des fichiers Excel ou autres formats, y compris papier.

Vous avez forcément un document qui vous permet d’enregistrer les commandes de vos clients, que vous transmettez à vos ateliers. En retour, ils vous font parvenir un document attestant que le travail a bien été accompli (une information concernant la date de fin d’exécution ou état d’avancement serait un plus) pour pouvoir informer le client d’une prochaine mise à disponibilité ou une date de livraison.

De même, vous pouvez passer des commandes de pièces nécessaires à vos réalisations et les transmettre au responsable du magasin pour qu’il en soit informé et qu’il puisse enregistrer les dates de livraisons effectives (avec la qualité et le nombre de pièces reçues, et bien sûr, tracer les erreurs et les manquants !).

Vous pouvez aussi tracer les commandes passées par vos clients, et enregistrer aussi ses remarques quant à la prestation que vous leur livrez (dates, retards, avances...

Définitions

Avant de construire un tableau de bord, il est nécessaire de partir d’un tableau de données orrectement structuré. Cette section rappelle quelques notions de base - colonnes, lignes, champs et enregistrements - afin d’établir un vocabulaire commun et de préciser comment organiser les données pour qu’elles puissent être exploitées efficacement dans Excel. Une bonne compréhension de ces éléments facilitera toutes les étapes suivantes de préparation et d’analyse.

Les données sont l’ensemble des valeurs que vous saisissez dans les lignes et les colonnes. Chaque ligne doit regrouper toutes les informations nécessaires pour décrire un élément. Si un élément nécessite plusieurs valeurs distinctes pour un même champ (par exemple plusieurs produits pour une même commande), il est alors préférable de créer plusieurs lignes, afin de conserver une structure de données correcte.

Fiabilité

La fiabilité de vos analyses dépend directement de la qualité des données utilisées. Si les données comportent des erreurs, des incohérences ou des valeurs manquantes, les résultats obtenus risquent d’être inexacts, voire trompeurs. Par conséquent, il est indispensable de vérifier soigneusement les données avant toute analyse : un chiffre incorrect, un format incohérent ou une valeur oubliée peut empêcher certaines informations d’apparaître dans le tableau de bord ou conduire à des conclusions erronées.

Lorsqu’il existe des défauts dans les jeux de données qui ne peuvent pas être corrigés, il convient de prévenir son public du possible impact de ces manques sur les conclusions. Par exemple, si le volume de données est très limité, des biais statistiques peuvent apparaître. 

Les résultats : savoir les présenter

C’est une phase incontournable de votre projet. Vous devez connaître vos lecteurs, leurs habitudes, ce qu’ils préfèrent et ce qu’ils rejettent ainsi que les règles du métier.

Proposer des tableaux gigantesques à des personnes n’ayant que peu de temps va vous conduire à l’échec. Au contraire, un simple graphique résumant bien la situation peut être une bombe dans le service qui est concerné.

Concernant les données à traiter, il est important de connaître leur provenance, le volume pour...