Rôle des tableaux de bord

Imaginez que vous partiez en vacances avec toute votre famille. Avant de partir vous vérifiez le plein de carburant, la pression des pneus, et, une fois sur la route, le tableau de bord vous permet de ne pas faire d’excès de vitesse, de refaire le plein lorsque vous aurez parcouru beaucoup de kilomètres…

Vous ne vous êtes (peut-être) jamais posé de questions, mais toutes ces informations collectées et affichées sur votre tableau de bord vous semblent normales, évidentes.

Dans la vie d’une entreprise, c’est exactement la même chose.

Un tableau de bord est un outil de pilotage indispensable à tout dirigeant, accessible à tout instant, mais aussi, et c’est extrêmement important, à jour.

Dans une entreprise, un tableau de bord n’a pas vocation à tout montrer. Il doit faire apparaître, de manière synthétique, les informations les plus utiles pour suivre l’activité, repérer les écarts et orienter les actions. Un bon tableau de bord permet ainsi de savoir rapidement si la situation est satisfaisante, si certains indicateurs se dégradent, ou si des décisions doivent être prises.

Dans ce chapitre, les outils qui ont été présentés tout au long de cet ouvrage vont être mobilisés pour construire des tableaux...

Choix et organisation des indicateurs

Les indicateurs d’un tableau de bord doivent être choisis avec soin. Ils doivent porter sur des informations réellement utiles au pilotage de l’activité, pouvoir être comparés à une valeur de référence ou à un objectif, et être alimentés par des données fiables et régulièrement mises à jour. Ils doivent également refléter des dimensions importantes de l’entreprise, qu’elles soient commerciales, financières, logistiques, productives ou liées à la qualité.

Selon les besoins, un tableau de bord peut ainsi intégrer des indicateurs de gestion financière, de production, de suivi commercial, de qualité, de logistique ou de satisfaction client. L’essentiel, toutefois, n’est pas d’accumuler les mesures, mais de retenir les plus significatives. Un tableau de bord efficace repose sur un nombre limité d’indicateurs clairement organisés, afin de permettre une lecture rapide et de faire ressortir immédiatement les écarts, les alertes ou les tendances importantes.

Le choix des indicateurs ne suffit pas : encore faut-il les organiser de manière à en faciliter la lecture. Les informations les plus importantes doivent apparaître en premier, de façon immédiatement visible, tandis...

Préparation des données qui alimenteront les tableaux de bord

Un tableau de bord ne se construit pas directement à partir des données brutes. Avant de mettre en place les éléments visuels, il faut préparer les indicateurs qui seront affichés, vérifier leur cohérence et organiser les informations selon leur niveau d’importance. Le cas pratique qui suit montre comment cette préparation permet ensuite de construire plusieurs tableaux de bord répondant à des besoins de lecture différents.

Présentation du cas pratique

Nous allons construire un premier tableau de bord afin que vous mesuriez les étapes et les contraintes rencontrées.

Votre menuiserie se porte bien et vous avez besoin de vérifier cette impression à l’aide d’indicateurs factuels.

Vous avez enregistré des résultats sur ces deux dernières années et voulez les faire « parler ». Vous allez créer un ensemble de tableaux de bord pour répondre à cette volonté.

Le premier pour évaluer les indicateurs relatifs aux Chiffre d’Affaires et à la Qualité, le second pour vous renseigner sur les Chiffres d’Affaires mensuels et par produit et le troisième pour afficher les indicateurs Qualité et des délais de Règlements des clients.

Des liens hypertextes...

Conception du premier tableau de bord

Ce premier tableau de bord est à construire dans la feuille TB1.

Il doit vous renseigner sur les points clés :

degré d’atteinte des objectifs ;
suivi des indicateurs qualité, livraison et délais de règlements ;
suivi des chiffres d’affaires cumulés, avec mesure des écarts par rapport à l’année précédente.

Les valeurs du premier tableau sont calculées en cellules L2 à M4.

Il faut les faire apparaître dans le Tableau Général. Pour cela vous allez utiliser la Mise en forme conditionnelle des cellules qui correspondent à certains critères.

Si le taux de refus moyen est supérieur à 1%, l’indicateur doit être rouge, sinon il reste vert.

Si les délais de livraison ou délais de règlement dépassent 30 jours, l’indicateur est rouge, sinon il reste vert.

Les indicateurs sont représentés par la lettre n de la police Webdings de taille 18 dont la couleur vert, indiquant une valeur normale, est définie par la couleur RVB=0,255,0.

La couleur Vert dans Office 365

Pour connaître la valeur de ce code, sélectionnez la couleur dans l’onglet Standard, puis cliquez sur l’onglet Personnalisées :

La personnalisation des couleurs

Vous pouvez sélectionner le type de palette qui vous convient. Le « niveau » de la couleur primaire en cours est affiché dans les trois listes, modifiables à volonté, dans la limite de 0 à 255, le code hexadécimal correspondant vous est indiqué en-dessous.

Vous pouvez définir graphiquement une nouvelle couleur en déplaçant la croix blanche dans toute la zone disponible, et faire varier sa luminosité en déplaçant le curseur de droite.

Affichez la feuille TB1.

Saisissez dans les cellules E3, E4, E5, H3, H4 et H5 la lettre n, affectez-lui la police Webdings de taille 18 et la couleur Vert.

Appliquer une mise en forme conditionnelle aux indicateurs

Les indicateurs du tableau général doivent permettre une lecture immédiate de la situation. La mise en forme conditionnelle va donc servir ici à faire apparaître visuellement les écarts ou les dépassements de seuil, afin...

Ajouter des graphiques pour comparer les données et suivre leur évolution

La feuille TB2 doit afficher une synthèse des données dans deux graphiques.

Le premier représentant les chiffres d’affaires par familles, le second les chiffres d’affaires mensuels.

Comparer les chiffres d’affaires par catégorie

Le premier graphique a pour objectif de comparer les résultats obtenus selon les grandes catégories de produits. Ce type de représentation permet d’identifier rapidement les familles les plus performantes, de mesurer les écarts entre périodes et de visualiser plus clairement les variations.

Activez la feuille Stat et sélectionnez les cellules A43 à D46.

Dans l’onglet Insertion et le groupe Graphiques, cliquez sur le bouton Insérer un graphique en courbes ou en aires.

La commande d’insertion de graphique

Dans le groupe 2D, sélectionnez le graphique Courbe avec marques.

Un graphique est automatiquement créé, basé sur la sélection en cours :

La proposition de graphique d’Excel, basée sur la sélection

Sélectionnez le graphique et copiez-le dans la feuille TB2, en cellule C2.

Étirez le graphique vers la droite jusqu’à la moitié de la colonne L et vers le bas jusqu’à la moitié de la ligne 15.

Le graphique étant sélectionné, faites un clic droit et sélectionnez l’option Modifier le type de graphique.

Dans la partie gauche de la boîte de dialogue, cliquez sur Graphique combiné, puis dans la zone Choisissez le type de graphique et l’axe pour votre série de données dans la liste déroulante Type de graphique de la série Variation, sélectionnez Courbe puis cochez l’option Axe secondaire et validez.

Modification du type de graphique

Cliquez dans le graphique sur une barre représentant la série 2024 pour la sélectionner puis faites un clic droit et cliquez sur l’option Mettre en forme une série de données.

Le volet Mise en forme des séries de données s’affiche....

Mettre en avant des indicateurs clés et d’alerte

Notre objectif maintenant va être de mettre en évidence des indicateurs qui appellent une attention particulière. Les valeurs critiques sont ici mises en évidence par une mise en forme conditionnelle, afin de signaler rapidement les dépassements de seuil concernant la qualité, la livraison et les règlements.

Des conditions sont à prendre en compte pour un affichage optimal.

Si les Taux de refus sont supérieurs à 2%, la valeur est affichée sur fond rouge.

Si les Délais sont supérieurs à 30 jours, la valeur est affichée sur fond rouge.

Indicateurs de performance

Cette première série d’indicateurs permet d’évaluer rapidement le niveau de performance atteint sur certains points sensibles de l’activité. En visualisant les taux de refus, nous souhaitons faire apparaître les résultats qui traduisent une dégradation de la qualité ou un écart par rapport au niveau attendu.

Sélectionnez la feuille TB3.

Dans les cellules suivantes, saisissez les formules correspondantes :

E10	=MAX(TxRefus2024)
F10	=MOYENNE(TxRefus2024)
E11	=MAX(TxRefus2025)
F11	=MOYENNE(TxRefus2025)

Sélectionnez la cellule E10.

Dans l’onglet Accueil et le groupe Styles, cliquez sur Mise en forme conditionnelle puis sur Nouvelle...

Interpréter les résultats d’un tableau de bord

Enseignements du cas pratique

De ce dernier tableau, des conclusions rapides peuvent être tirées.

Les taux de refus sont toujours importants et de plus, en hausse. Dans ce document, la cause des refus n’est pas traitée. Sont-t-ils dus à des retards excessifs de livraison ? Des écarts entre les commandes et les produits livrés ? Des problèmes de quantités ou de qualité des produits livrés ?

Les délais de livraison se sont améliorés, mais il y a des accidents. Il serait intéressant de se pencher sur ces cas.

L’amélioration des délais de livraison est-elle la seule cause des augmentations des refus ?

Les délais de règlements des clients sont aussi en hausse. Il serait intéressant d’étudier le pourquoi de ce dérapage. Les délais maxi sont en très forte hausse ce qui est inquiétant…

Quelques principes généraux d’interprétation

L’intérêt d’un tableau de bord ne réside pas seulement dans l’affichage de données synthétiques, mais dans la lecture que l’on peut en faire. Pour être utile, il doit permettre de repérer rapidement ce qui évolue, ce qui s’écarte d’une référence...

Tableaux de bord et indicateurs